試論紙質檔案與電子檔案的關系

劉君勝

引言：隨著計算機技術和網絡技術的發展，檔案的形式和管理方式也在發生變化，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案無可替代地成了檔案管理的重要形式。如何認識紙質檔案和電子檔案和區別與聯系，并做好二者并存的工作，從而更好地適應檔案工作發展的需要，是本文論述的重點。

檔案是人們在社會實踐中直接形成并被有意識地保存下來的物質與精神文化財富。長期以來，紙質文件作為檔案的主要載體被保存、利用。當今，隨著辦公自動化和電子信息技術的發展，電子檔案應運而生，形成了與紙質檔案共存互動的局面。二者即有區別，又有聯系，同時又不能互相取代。

一、紙質檔案與電子檔案的區別

所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案；而電子檔案則是指能被計算機系統識別、處理、存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的數字代碼系列。二者雖然存儲的內容是一樣的，但在其它方面還是存在著很多的差別。

1.1載體上的區別

1.1.1載體永久性的區別。紙張的耐久性是指經過很長時間，紙張仍能保持其顏色和耐折度等特性的程度。影響紙張耐久性的因素很多，包括造紙時所用紙漿的種類、膠料、涂料、酸和金屬化合物的含量以及存儲或使用時的溫度、濕度、光照等，即水解和氧化反應。處理好這兩個問題，紙質檔案的壽命就會大大延長。而電子檔案的壽命不僅與其內部諸多因素和保護環境條件有關，更與科技的高速發展有關。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。

1.1.2載體形式上的區別。電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了紙質檔案僅僅是單一的紙張為載體的格局。相對于紙質檔案而言，電子檔案容量大、體積小、可以大大節省庫房存儲空間，這就解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。

1.2信息形式上的區別

1.2.1信息可控性的區別。電子檔案相對于紙質檔案而言，可以直接由計算機進行處理，省去了傳統檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們為自己的各種需要服務。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統計、匯總、打印或復制，將這些信息轉換成自己需要的形式；而紙質檔案在這些方面不具備這些優點。

1.2.2信息共享性的區別。紙質檔案的利用往往受時間和空間的限制，而且為了保護原件不受損害，在一定程度上影響了人們的使用。而電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能。而且一份電子檔案無論多少次在計算機屏幕上被顯示，或有多少次被打印在紙上，都不會使它的信息受到任何損失和破壞，電子檔案的共享性使得檔案可以供所有需要它的人共享，因而輕而易舉地創造了解決了可以多人同時、異地共用同一文件的問題，這就打破了紙質檔案利用排它性的局限，實現了信息共享。

總之，紙質檔案與電子檔案之間存在諸多的不同。紙質檔案具有的特點是：穩定、永久、靜態、不積極、固定的；而電子檔案則是不穩定、非永久性、動態、積極、流動的，紙質檔案和電子檔案各自的特點表現得淋漓盡致，其區別也就顯而易見。

二、紙質檔案與電子檔案的聯系

盡管紙質檔案與電子檔案之間存在諸多的區別，但同為檔案，只要對二者作深一層的分析，便可以從中發現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。

2.1檔案管理原則一致。我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有指導作用。檔案工作的基本原則就是檔案工作“實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”（《中華人民共和國檔案法》）。同樣，在電子檔案管理中一樣也要很好地遵循這一原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。

2.2檔案歸檔范圍一致。電子檔案的歸檔范圍，同樣要參照執行國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定和其它有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規定。由于電子文件的特殊性，除具有查考利用價值的電子文件需歸檔外，和它有關的紙質文件同樣要歸檔。與電子文件有關的各種紙質文件主要包括兩方面內容：一是產生電子文件所使用的計算機硬件說明文件，如計算機技術說明書、圖紙、使用說明書、操作手冊等；二是在電子文件形成過程中產生的紙質文件，如系統設計任務書說明、技術鑒定材料等。這些文件與電子文件的正常運行具有密切的聯系，不可忽視。

2.3檔案保管目的一致。眾所周知，任何文件保管的最終目的都是供人利用。因此，電子文件和檔案的保護觀念，首先應該是如何保護所存信息長久或永遠的安全可用。大家都知道電子文件的載體脆弱、壽命不長，而要長期或永久保管就有必要將電子文件的信息內容在紙上或縮微片上制作拷貝。同時，電子檔案是伴隨著計算機技術產生而產生的，發展時間不長，其保管技術起步不久，非常不成熟，存在多方面的不足；而對紙質檔案的保管已有悠久歷史，已形成了一套完整的管理體系，其保管技術也較成熟。在這一點上，電子檔案的保管技術在一定程度上必須依賴和借鑒紙質檔案的保管技術和經驗。

三、電子檔案不能取代紙質檔案

正因為電子檔案有其它檔案不具備的優點，從而在當今檔案界中，出現了“電子檔案熱”的高潮，甚至產生了電子檔案將完全取代紙質檔案的論調，認為在“電子檔案熱”的今天，沒有必要對紙質檔案進行管理和研究。那么，在現實情況中是不是真的如此呢？筆者認為，至少我國目前，甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的。電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限性。

3.1不穩定性。由于多種原因，電子檔案在利用過程中其信息內容和載體是不穩定的。保存在計算機中的電子檔案還會因計算機中毒和設備故障，會破壞電子檔案內容。當電子檔案在庫房保管時也會無意受到損壞，保存電子檔案的光盤、磁帶、磁盤等一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，容易使人們對電子檔案的原始性失信任，而紙質檔案的原始性更具有說服力。

3.2不獨立性。電子檔案是具有保存價值的電子文件。與紙質檔案一樣，它是文件存在的一種形式，是信息與載體的統一體，同樣具有物理實態的特征，是形成者真實活動的記錄，具有參考與利用價值。由于電子檔案是通過計算機錄入制作生成的，所以必須借助于計算機解碼轉換成人們可以識別的符號后，才能為人所用。這種對計算機的依賴性和不可識別性，與傳統的紙質檔案在載體質量上有著根本的不同。紙質檔案是采用人工可識讀的記錄符號，人們可以直接識別出來。從檔案保護和檔案工作的角度講，紙質檔案更具有科學價值和保存價值。從某種意義上講，紙質檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點是電子檔案無法替代的。

3.3不安全性。電子檔案的共享性，使電子檔案在利用過程中會涉及一些權益方面的問題，如利用者的信息權、文件內容涉及的隱私權、檔案文件的公布權等。檔案有其一定的機密性，而電子檔案在其保密上存在缺陷。電子檔案的共享利用使-些機密文件，甚至關系到國家、社會利益的重要文件容易泄密，從而帶來無可估量的損失。另外，如果個別人別有用心，想修改電子檔案的內容可以說是唾手可得，其信息內容很容易被修改和被破壞，而且不會留下任何的蛛絲馬跡。而紙質檔案是不易修改的，就算是進行了修正和篡改也會很容易的被識別出來。

3.4不完整性。電子檔案內容的完整性很難保障。電子檔案經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息缺失；電子檔案結構復雜，儲存方式多種多樣，也易造成信息的缺損；電子檔案的背景會伴隨文件處理過程而不斷累加，形式多樣，存儲分散，往往致使電子檔案來龍去脈不清，容易丟失數據。而紙質檔案的完整性比較容易得到保證，只要在保管過程中做到紙張完好無破損，就可以保證檔案信息內容的完整性。

四、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系

隨著當前社會知識經濟、信息時代的飛速發展，各種電子信息載體應運而生，人類社會既然已經順應歷史潮流經歷了電子時代，那么它就應該留下這個時代的印記，就應該和這個時代共同發展。從這個意義上說，電子檔案是在人類社會發展歷史進程中的必然產物，并以它特有的方式，發揮著自己的優勢，和紙質檔案一道為人類社會提供服務。

目前，電子檔案與紙質檔案并存的格局已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案工作者來說是一個新的課題。

所謂電子檔案與紙質檔案并存，就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、參考性和憑證性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點。既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。因此，我們在具體的實際工作上，既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案。基于這樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，創建電子檔案的管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、信息自動化正在迅速發展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續并存。

（作者單位：洛陽市中心血站）