使用Lotus Domino/Notes設計基于WEB結構的OA系統

李燕 胡雯

引言：辦公自動化系統對于企業的信息化建設有著重要的意義。本文主要介紹了使用Lotus Domino/Notes實現基于WEB結構的辦公自動化系統，并以一個大型企業的機關辦公自動化系統的構建為例加以說明。重點說明了關鍵模塊-公文管理子系統的實現。

一、引言

目前，企業的信息處理能力越來越成為衡量自身發展能力的重要指標。辦公自動化系統借助計算機實現了信息資源化，以公文管理、事務管理和檔案管理作為核心業務規范化流程，提高工作效率的同時，還提供信息傳遞以及其他的一些事務處理等功能。辦公自動化中一些關鍵的業務都具有很強的工作流特性，文檔、信息或任務可以根據事先設定的一系列過程定義，在不同的執行者間傳遞、執行。

Lotus Domino/Notes是一個群件系統，集通信、協同操作及協同運行三大功能于一身，可以提供標準的Web服務、自動工作流、電子郵件服務和文檔數據管理，可以增進用戶間的聯系和協作，提高工作效率。使用該系統實現企業級信息集成是一個理想的選擇。

二、Lotus Domino/Notes的OA解決方案

使用Lotus Domino/Notes可以實現辦公自動化系統，具體可以參看下面圖1。

圖1 Lotus環境下的辦公自動化基礎結構的框架模型

圖中的中低層數據源是企業信息的支撐，它提供了企業一切生產經營管理過程中的關鍵數據。這些數據可以存儲在不同的系統中。信息管理需要對數據和信息進行分類，根據數據和信息之間的關聯把它們按照更高的層次需要，全新的組織和存儲起來。Lotus為客戶提供了非編程工具LEI來幫助客戶實現基于事件驅動或日程安排的數據傳遞；同時還提供可編程工具ESB，幫助客戶實現靈活的實時、多線程的查詢手段。中間部分是企業通訊的基礎平臺，在這里Lotus Domino/Notes、SameTime分別提供異步和同步的信息通信。中間層以上是內容管理平臺，重點解決：文檔網絡化管理、內容編目、網絡培訓、信息檢索等問題。圖中的最上層是企業的應用接口，用戶可以通過它找到相關的對象和訪問低層數據源。用戶能看到的資源是由自己的權限決定的。

現在企業的辦公環境都是基于intranet，用戶大多缺乏系統的計算機專業知識。為企業設計OA系統一般會基于WEB結構，系統的前臺采用瀏覽器模式，這種模式應用廣泛且適合于非計算機專業的用戶使用；后臺則采用了Notes作為數據庫服務器，Domino引擎訪問數據庫服務器，此外和HTTP服務器一起兼任WEB服務器。結構見圖2所示：

圖2 Domino的Web的應用結構

三、系統應用實例

現有某大型企業機構繁雜，其下屬設置了多個二級單位和部門，收發文種類多，迫切需要有效管理。目前的辦公模式不適應外在環境要求，無法實現高效而可靠的交互式大容量信息管理，也不能實現遠程終端的功能。鑒于此，選擇Lotus Domino/Notes構建基于WEB結構的OA系統，使內部員工能夠共享信息及時、便利，高效的進行協同工作，多層面、不同角度的收集和處理數據，實現無紙辦公。

通過對該企業機關的辦公自動化的需求分析，提出系統模塊功能包括以下幾個方面：個人桌面、信息中心、人事機構、考勤管理、工作計劃管理、公文流轉、會議管理、辦公用品管理、費用管理、資產管理、車輛管理、文檔管理和公務接待管理。

在整個系統的設計與開發中，公文管理子系統的分析與設計是整個系統的核心。這個子系統是基于企業的內部網絡，提供的功能不僅僅包括對一般文本的編輯和對表格的管理，還要提供對辦公過程中的文件流通、轉發、文件審批過程中的審核、簽字、轉發，文件處理過程中的催促和督辦進行管理。按照事先設定的流程，OA系統自動實現文件在機器之間的流動、轉發，同時通過管理功能方面的權限設置，為不同的用戶設置簽、閱以及瀏覽等權限。在本文所提及的系統中，文件的分發、流動的控制與實現主要是通過在該文件中設置多個讀者域、狀態標志等參數，然后再根據文件的狀態（如已閱、待批、已簽等）修改標志位，最后結合用戶視圖共同完成這些功能。

公文管理子系統主要由收文處理和發文處理兩大塊組成。下面以收文管理為例來說明實現的過程：建立發文流，在這個發文流里面包括有秘書處、辦公室主任、經辦單位負責人、上級領導、檔案科人員幾個角色。首先由秘書處的人收到一份公文，審核后作出擬辦批示，然后交由辦公室主任來進行來文登記，登記完畢以后會交給上級領導進行擬辦批示，結果返回秘書處，同時對涉及到的經辦部門發出處理的要求，最后由檔案科的人員來對檔案進行最后的歸檔和入庫。每個角色的事件都是按照順序來完成的，辦公室主任和秘書處可以決定這個工作流的流向。收文管理的流圖如下面圖3中所示。

圖3 收文流圖

由于企業下屬的二級單位數量多，也各自需要建立內部OA系統，因此建立了公文傳遞子系統，通過該子系統將機關系統與各二級單位的子系統連接起來，以便在全公司范圍內進行公文的有效傳遞。但是由于本系統涉及到的企業的各二級單位大多都是生產性企業，它們的OA系統屬于企業政務的范疇，只能成為各二級單位的信息門戶，它們的建設有別于集團公司機關的OA系統，設計方案中采取了分布集中方式的模式，這樣便于文件的專門管理，既考慮了企業機關系統的中心地位，也照顧到了各二級別單位自身的特點。

集團OA系統和各二級單位OA系統在物理上是分離的，但是由于它們在行政上還存在著管理的關系，屬于邏輯上的一體，因此在集團OA系統和各二級單位OA系統之間，還存在著聯系和通信的需求，設計時采用了“公文傳遞中間件”進行兩者間的聯系，這樣有效地保證了各自系統的安全性。

結束語

該OA系統從建成投入運行至今已有幾年，期間的表現證明系統能夠實現預期的效果。在這個OA系統里，使用Lotus Domino/Notes作為開發工具，再加上使用工作流的設計思想和技術，兩者完美結合，實現了在一個大型、多級結構的企業中對信息和數據進行有效的管理和共享，節省了大量的人力、物力資源之外，還大大的提高了企業整體的辦公效率。

參考文獻

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[2] 蘭雨晴 晏海華 劉超 李金麗 .Lotus Domino/Notes群件技術教程. 機械工業出版社.2001

[3] 邵雷.基于工作流技術和B/S結構的辦公自動化系統研究.浙江科技學院學報.2003，15（2）：82～93

（作者單位：武昌理工學院）