談收尾工作在軟件信息系統中的作用

許丹

引言：本文以該項目為例，探討了信息系統項目收尾工作的主要內容：包括合同收尾和管理收尾，并給出了該項目的實施收尾的工作流程。還針對該項目在收尾過程中出現的一些問題，闡述了相應的解決辦法；對于需求變更的問題，采取了版本控制、與用戶溝通及爭取用戶領導協商的辦法；對于用戶不愿意簽字的問題，在了解真實原因的基礎上，對癥下藥；項目資金不能到位的問題主要是爭取了公司領導和市場營銷部的支持，共同攻關。最后還討論了在驗收后如何在項目內部進行認真的總結。

2007年3月，我所在的軟件公司承接了某市政府公文流轉系統項目的研發工作，我擔任項目經理，負責項目管理工作。該項目主要完成某市政府的市領導、政府辦公廳、下屬40多個部辦委局的工作機構之間的電子公文流轉和電子簽名工作，項目從啟動到成功收尾歷時10個月，順利達成了項目的目標。由于該項目的客戶方式政府機關，涉及的方方面面很廣，收尾比較困難，但我們采取了相應的措施，在項目組內部和外部收尾工作都進行得有條不紊。

信息系統項目的收尾時項目生命周期的最后階段、是軟件產品準備提交時，項目班子所做的收尾工作。收尾工作往往是零碎、繁瑣、費時、費力的。

收發過程是項目干系人和客戶對最終產品進行驗收，使項目或項目階段有序地結束的過程。許多軟件項目在尚未完成之前就被取消了，但項目收尾仍然是重要的，因為通過項目收尾可以總結經驗教訓，能夠改進未來的項目。項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。

管理收尾涉及為了使項目干系人對項目產品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產品滿足商業需求、并將項目信息歸檔，還包括項目審計在內。管理收尾對降低信息系統項目失敗率有重大的意義。為什么會失敗？有什么地方可以改進？獲得了什么經驗？對一系列的問題應進行分析，總結得越多，資源就越豐富，能形成適合企業自身的成熟的管理模式，以降低信息系統項目管理風險和管理成本。

合同收尾就是了結合同并結清賬目，包括解決所有尚未了解的事項。合同收尾需要對整個采購過程進行系統地審查，找出進行本項目其它產品或本組織內其他項目采購時值得借鑒的成功和失敗之處。

在某市政府公文流轉系統當系統開發完成并經過一個月的上線測試后，系統已基本穩定低運行了，我覺得已經進入可以開始收尾的時機了。于是我先用《驗收報告》模板給客戶觀看，做到雙方心中有數；然后開始細致地梳理相關的問題，準備移交的文檔資料、軟件程序清單等資料；在收尾過程中與客戶保持了持續的多次溝通；最后舉行了一場正式的驗收會議，邀請雙方的領導及項目組成員、相關單位的領導參加，完成了驗收工作；在項目組內部也組織了一些正式的運動會議和非正式的談話，編寫的項目總結報告。

當然，我們在項目的驗收過程中也碰到了不少的問題：

“用戶需求的變更時不會變的”，項目要收尾了，需求還在變。主要是因為使用了開發的系統后，用戶由于對公文流轉系統認識有了提高又有了新的需求。系統使用的單位本來就比較多，每個單位提一點就相當多了，而且有的還提出了與公文流轉無關的業務需求。

對于需求在收尾時還在變更的問題，并不能不允許變更，而應是把變更控制在可接受的范圍內。在本項目中，我從以下幾個方面入手解決：一是運用版本控制的方法，向用戶聲明，當前的軟件是Version1.0的（或者是某一版本的），不可能包羅萬象，哪些功能我們將放在下一個版本中去實現。作為開發方，不能一味的答應下來，否則很有可能陷入變更的反復，被其束縛；二是取得用戶的理解，對不甚合理的地方作出解釋，讓其知道我們做出了多大的犧牲去幫助他們實現愿望，爭取談判和開發上的主動性；三是和用戶方的領導小組進行了協商，統一定了提出需求的最后期限，大大減少了變更的數量。

在項目進行驗收的過程中，我發現用戶并不喜歡在正式的文檔上簽字。經過仔細的調查，找出了原因，原來用戶希望能讓開發方多呆些時日，以讓公司方多做一些功能，自己多發現一些問題，用戶方普遍不愿意承擔正式簽字的后果。對此，為了消除用戶心中的顧慮，我讓項目組花些時間細心地給用戶準備了詳細的維護方案和手冊；特別留意在每個單位培養了至少一名用戶方技術人員達到可維護系統的水平；為了保證簽字的有效性，經與用戶方領導小組協商確定了簽字責任人，有的在領導小組就可以解決簽字的問題；同時我也向公司的領導做了匯報，讓公司領導與用戶方領導小組有橫向的接觸；最后組織召開一次成功的驗收會議，雙方的領導、項目組成員及用戶單位的領導都參加了會議，最終獲得了用戶的一致肯定和高度評價。

項目在驗收會議表示驗收通過后，項目的資金卻遲遲不能到位。資金沒有到位，說明收尾還沒有完成。我馬上向公司領導進行請示，請求支持，并向公司市場營銷部們要求協助，共同重點攻關。本項目標的并不高，只有100萬，但用戶方財務手續審批繁瑣，造成了時間上的延時，經用戶方領導小組組長的拍板，最后在驗收通過的地20天拿到了合同規定的款項，并保持了和用戶的良好合作關系。

項目只是更大范圍的組織環境中的一部分，許多對項目的影響因素是不受項目經理所控制的。項目經理對管理事務部熟悉，因為在國內項目經理大都是由程序員成長起來的，需要公司領導的培養和指導。在收尾階段，像科舉款項的收繳、項目結束時的會談、客戶關系出現危機等許多場合下是需要公司領導的支持和參與的。在一個公司領導很重視的環境下，收尾工作會是更為出色的。

通過驗收了，拿到資金還不能說項目收尾成功了，在項目組內部還要進行認真的總結。文檔整理和項目經驗的總結都是十分細致的工作，需要項目經理組織人員耐心細致地去做。可組織一次項目組的正式或非正式會議，暢談項目研發過程中的經驗，會議中做記錄，會后做整理，將所有項目的文檔和源程序歸檔。

項目總結是項目可持續發展的必要，也是對項目和項目組成員的尊重。當前項目的經驗對其他項目是有很好的借鑒意義的，特別是對類似的軟件項目，在管理上、技術上、開發過程上都是一筆財富。不僅要有對項目的程序代碼存儲地，所有相關文檔資料（包括合同、開發文檔、總結文檔等）也要歸檔。

我比較傾向于在飯桌上和同事們來總結經驗，一方面是大家完成了項目了，代表公司要表示慰問，另一方面在這個時候談感想談經驗是最好的時機，大家話也比較多，在談話后我編寫了項目總結報告，總結了同事們的各種觀點，為今后其他項目的開展提供了只是積累。“不斷地學習改進”，我把它作為項目團隊的工作信條。

總之，信息系統的收尾是一項需要細致、耐心而微妙的工作。項目的收尾包括合同收尾和管理收尾，在本項目中，出現了用戶需求仍在變更、用戶不愿意在正式的文檔上簽字、驗收后資金不能及時到位、內部項目總結如何開展的問題，都比較好地得到了解決，成功地收尾。

（作者單位：長沙職業技術學院）