基層干部人事檔案管理的問題及建議

張陽寧

[摘 要]當前，干部人事檔案管理在基層實踐中存在檔案材料缺失、項目不全、內容失真、信息單一、標準不嚴等普遍問題，造成檔案價值不高、使用難度大等問題。筆者結合基層實際和工作實踐提出四點建議，希望有助于加強基層干部人事檔案管理。

[關鍵詞]人事檔案；檔案管理；問題；建議

[中圖分類號]C93 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）52-0052-02

1 前 言

檔案管理的核心價值在于應用。作為反映個人履歷、思想品德、工作業績、業務能力等內容的干部人事檔案，不僅是干部個人成長的真實記載，而且是全面考察和選拔使用干部的重要依據。黨的十八大以來，規范干部人事檔案管理，充分發揮干部人事檔案價值，已成為各級黨委、政府和單位內部開展組織人事工作決策、配置人力資源的重要依據。當前，基層干部人事檔案管理由于主觀因素和客觀條件限制，檔案管理存在諸多亟待解決的問題，致使檔案價值尚未充分發揮出來。

2 基層干部人事檔案管理存在的問題

近年來各級黨委政府高度重視檔案工作，按照《檔案法》和《干部檔案工作條例》要求加強干部人事檔案管理，取得了明顯成效。但是，在基層干部人事檔案管理實踐中，筆者發現，目前干部人事檔案管理仍然存在檔案材料缺失、項目不全、內容失真、信息單一、標準不嚴等普遍問題，需要采取措施加以解決。

一是檔案材料缺失。具體表現在：部分檔案資料缺失，如招聘錄用審批表、學歷、干部履歷表、年度考核表、入團入黨材料、表彰處分材料、工資變動審批表等材料不全，散失較多。導致這些問題的主要原因一方面是干部本人對人事檔案認識不到位、重視不夠，在填寫表格時能省就省，沒有全面記載相關信息，個別干部對個人學歷、培訓、職稱和職務審批等材料沒有及時上報檔案管理部門。另一方面是檔案管理部門建制不全，沒有設置專門檔案管理崗位，管理人員往往身兼數職，由于職責不清，沒有將檔案材料及時收集歸檔，干部工作調離時也沒將應歸檔的材料及時放入個人檔案，及時進行轉遞。

二是檔案材料項目不全。在干部人事檔案材料中，有的必備項目未全部歸入個人檔案，造成檔案信息不全，增加利用難度。如干部履歷表有的未貼照片，有的本人未簽字，有的審核單位沒蓋章；考核表有的未填寫考核等次，有的沒有個人簽字，有的沒單位或審核單位蓋章；有的工資變動審批表單位未蓋章；有的黨員轉正后沒有在《入黨志愿書》中載明或者沒加蓋支部和黨委公章；有的甚至連畢業生登記表也沒有學校蓋章。

三是檔案材料內容失真。從檔案學角度來講，內容真實是檔案的生命。在基層干部人事檔案管理實踐中，筆者發現，多數干部在填寫個人材料信息時，內容前后不一。比如在年齡、工齡、黨齡、學歷“三齡一歷”的填寫不一致，對出生年月的填寫，有時填寫公歷、有時填寫農歷，有的甚至惡意篡改；入黨、入團時間沒有準確填寫；個人考核鑒定材料大多只談優點，不談缺點，只表成績，不提差錯。其原因就在于干部在填寫材料時沒有實事求是，沒有客觀評價自己；檔案管理部門也沒有嚴格審核把關，沒有及時糾錯，致使人事檔案不能反映干部真實情況，造成檔案應用價值不高。

四是檔案材料信息單一。個別干部人事檔案材料信息內容單一，不能滿足現實發展需要。記載個人履歷、社會關系、政治面貌、職務變動等基本情況的內容多，而反映個人德、能、勤、績等方面的內容少，直接影響到干部人事檔案的整體質量和有效利用。

五是檔案管理標準不嚴。由于基層條件限制和領導重視程度影響，多數基層單位對干部人事檔案管理不達標，沒有按照《檔案法》和《人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理制度，沒有對人事檔案材料進行收集、鑒別，標準化整理歸檔，有的尚未啟用干部人事檔案信息管理系統，現代化、信息化、科學化管理水平不高，既影響了干部人事檔案管理質量，也束縛了人才流動和對人事檔案的有效利用。

3 加強基層干部人事檔案管理的建議

針對基層干部人事檔案管理實踐中存在的問題，筆者結合黨和國家檔案管理相關法律法規以及基層實際情況，提出加強和改進干部人事檔案管理的幾點建議。

一要建立完善干部人事檔案管理工作機制。歸結起來，干部人事檔案現存問題的主要原因是國家《檔案法》《干部檔案工作條例》等制度在很大程度上沒有落實到位。建立完善干部人事檔案管理工作機制已經成為基層干部人事檔案管理的實際問題。要建立起黨委重視、政府負責、專職管理、獨立運行的工作機制，解決檔案管理遇到的實際難題，提升干部人事檔案管理水平和利用效率。基層黨委要定期研究檔案工作，召開檔案管理工作會議，檔案局要負責研究制定檔案管理的具體實施辦法，確保檔案管理有章可循。干部人事檔案管理部門要設立專門崗位，固定專門人員，專門從事干部人事檔案管理工作，確保權責明晰。

二要加強干部人事檔案管理干部隊伍建設。鑒于目前基層檔案管理人員缺乏、年齡偏大、業務不熟等現實問題，加強檔案管理干部隊伍建設已成為必須突破的首要問題。具體而言，首先要選拔熱愛檔案事業、責任心強、計算機信息技術過硬的干部到檔案管理崗位，充實干部力量。其次加強宣傳培訓，將《檔案法》《干部檔案工作條例》及實施細則等法律法規納入宣傳培訓規劃，每年定期組織檔案管理崗位工作人員開展檔案管理業務培訓，提高干部業務技能和綜合素質。最后注重檔案管理干部隊伍的穩定和發展，積極搭建平臺，讓檔案管理干部“能進能出”，有上升發展空間，更大程度上調動干部積極性。

三要推動干部人事檔案標準化建設。客觀地講，提升干部人事檔案的自身價值，首先要確保檔案信息質量。針對現存的項目不全、內容失真、信息單一等問題，檔案管理部門要加強干部人事檔案標準化建設，提升干部人事檔案質量和管理水平。①制定干部人事檔案標準，分門別類，逐項逐條，明確各種檔案材料的具體標準，確保建立檔案資料時有章可依。②明確檔案歸檔、傳遞等工作時限，嚴格檔案管理權限，對已經歸檔的材料不能隨意修改，提高檔案管理工作效率，確保檔案不遺失、不失真。③開展干部人事檔案整理完善工作，對歷史檔案按照標準化建設要求，進行補充完善，查缺補漏，盡最大限度提升檔案質量，為檔案應用做好準備。

四要開展檔案管理信息化建設及應用。隨著信息技術的發展，檔案管理信息化建設成為檔案管理發展的必然選擇。目前，國內檔案管理信息化建設已經初見成效，黨政機關、企事業單位都開發應用了諸多檔案信息管理系統，極大地提高了檔案管理的效率。但是基層檔案管理部門在信息化建設上相對滯后，需要進一步加強。一方面要選用國內黨政機關比較成熟的檔案信息管理系統軟件，配備計算機等硬件條件；另一方面要加強工作人員的信息技術培訓，與時俱進地提高信息化建設水平，更好地服務于檔案管理和應用。