基于中小企業倉儲管理信息系統的設計與開發

郭進超

[摘 要]針對中小企業倉儲管理信息化程度普遍較低的現狀，結合其現有資源，在充分分析系統需求的基礎上設計了面向中小企業的倉儲管理信息系統，并對軟件設計的數據庫結構和功能模塊進行了詳細闡述。該系統具有良好的通用性和可操作性，開發成本較低，有助于中小企業對倉儲狀況進行動態管理，提高了企業對市場變化的反應能力。

[關鍵詞]中小企業；倉儲管理；數據庫；功能模塊

[中圖分類號]F252 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）52-0050-02

1 引 言

當前，在軟件市場上存在各種各樣的倉儲軟件，功能也比較齊全，但對于大多數中小企業而言，他們的資金不是十分充裕，故只需要一些基本功能即可，比如對進庫、在庫、出庫等流程的信息進行管理。針對這種需求情況，設計了一套類似于進銷存軟件的倉儲管理信息系統。

2 系統需求分析

2.1 系統的應用對象及目標

本系統主要適用于中小型零售商、制造企業或事業等單位商品、物資的采購、進庫、保管、銷售等日常管理工作。開發本系統時，充分考慮了良好的通用性，以便用戶可以根據實際需要，自由開放或屏蔽相關功能模塊，自定義各種單據名稱，以適應不同企業的工作習慣。同時，該系統還具有查詢、統計、匯總功能，并能提供簡明、清晰的報表，即時生成進出庫明細表、匯總表等賬單。

2.2 系統的工作原理

倉儲管理的主要內容是對物資進行進、出、存、盤等活動，要提供精確的和最新的庫存數據，然后根據這些動態的數據做出合理的庫存量、采購批量、生產銷售量等決策，以求獲取更好的經濟收益。因此，倉儲管理信息系統不僅包括對商品、原材料等貨品的采購、入庫、物品庫存、銷售、出庫、退貨管理，還應包括對供應商、客戶及各方賬款的簡單報表管理。

2.3 系統管理對象分析

（1）貨品類別。為使系統具有良好的通用性，能滿足不同行業對物資的管理，因此，必須將所有要管理的貨品分成若干個類別。系統默認貨品只有一層分類結構，即每種貨品類別下屬直接就是具體的貨品。根據當前市場上流通的貨品需求，可以通過科學的類別編碼來實現多級分類。比如說：常用的庫存貨品一般分為三大類：辦公用品、生產材料、包裝材料；而辦公用品又進一步分為：文具類、電腦類、桌椅類，如此類推。因此，操作者就可以根據系統中的類別編碼，得出更多的分類層次，從而實現多級分類，便于管理和查詢。

（2）貨品編碼與貨品屬性。在物資信息管理中，對于每一種相同名稱、相同規格或相同計量單位，并且可以同時同價核算的貨品，都要規定一個唯一性的貨品編碼。貨品的編碼方案也可以像類別編碼那樣層次分明，也可以用順序的數字，或用易記的字母縮寫、漢字，或用貨品自帶的條形碼等。貨品的名稱、規格、備注等信息可以隨時自由修改，但是貨品編碼一旦被系統的單據引用，就不能再修改或刪除。在新增貨品資料時，可以錄入貨品的原始庫存數，修改貨品資料時，原始庫存數將不再出現，以避免原始庫存被修改。

2.4 系統的網絡屬性及數據備份

本系統的數據可以在客戶機和服務器之間傳遞，只要在一臺電腦上安裝微軟SQL server2000作為數據庫服務器，其他電腦安裝該倉儲管理信息系統軟件，作為客戶端程序。每臺電腦都做同樣的設置，連接到同一服務器上的同一個數據庫，即可實現聯機操作。

另外，考慮到數據的重要性，為防止電腦故障、電腦病毒、網絡黑客、人為誤操作等多種因素造成數據損壞和丟失，系統提供了數據備份與恢復的功能，用戶應該經常備份數據。備份數據在系統管理中可以操作，也可以在【系統主界面】—【系統管理】—【數據維護】—【數據備份與恢復】中操作。

3 系統軟件設計

3.1 系統功能模塊設計

根據對中小企業倉儲管理信息系統的需求分析，該系統分為基本信息、入庫管理、庫存盤點、出庫管理、綜合報表、系統管理、使用說明六個子系統。系統主要對倉庫貨品數據庫、供應商及客戶等部門數據庫、出入庫數據庫等進行操作，其主要功能模塊結構框架見下圖。

系統功能模塊結構

3.2 系統數據庫結構設計

從上面的分析可知，在這個系統里主要存在以下的數據庫：入庫單數據庫、出庫單數據庫、盤點單數據庫、退貨單數據庫、貨品數據庫、客戶數據庫、供應商數據庫、員工信息數據庫、出入庫成本統計數據庫、計價方式數據庫、存貨統計數據庫、部門數據庫、權限設置數據庫、參數設置數據庫。設計系統時要確保各個數據庫之間的關系清晰、簡單、安全以及邏輯性強，因此，以單據為業務來驅動其他數據庫得出相應的統計分析結果，以達到掌握庫存物資完整的動態信息的目的。

4 系統的主要功能

根據中小企業的實際需求和現實情況，本系統在設計和開發的過程始終遵守的原則是：結構清晰、簡潔質樸、操作簡單、功能完整、易學易用。即采用最直接最簡捷的架構，盡量去除不必要的復雜的程式化環節，最大程度地節省人工操作和人腦思維。其主要功能簡介如下：

4.1 系統功能設置

本系統提供了靈活的自定義功能，主要通過“系統設置向導”來完成設置。系統的功能設置分為五個步驟，以適應不同的企業實體。第一步，模式設置。模式選擇確定了系統中是否存在“供貨商”、“客戶”、“本司部門”。具體的物品流動模式有以下幾種：供貨商—倉庫—客戶（商業模式）；供貨商—倉庫—內部部門（采購內部部門采購模式）；內部部門—倉庫—內部部門（內部物流模式）。第二步，單據設置。第三步，貨品設置。第四步，數量設置。第五步，金額設置。

4.2 出入庫操作管理功能

出入庫管理主要處理物品出入庫的相關業務，實現物品的順利流動，那么在這個過程當中主要涉及的單據有入庫單、出庫單和退貨單。單據的維護管理內容包括單據的新增、保存、修改、刪除、審核、查找和打印。

4.3 庫存統計、盤點與報警功能

該項功能主要是對已錄入的單據進行查看，具體是查詢單據的庫存物資數量、對物資進行盤點以及設定庫存水平（超出安全水平則自動進行報警）。其中，庫存統計的內容包括對庫存物資的數量、價格、金額、規格、類別等項目進行匯總統計，操作者可以根據不同的方式進行排序或篩選，并且能打印出相關統計報表。

4.4 報表功能

為企業的管理人員提供管理決策支持，系統以入庫單、出庫單、盤點單、退貨單等已錄入單據為基礎，提供一些統計、分析和匯總報表。每一種單據都會對應一個統計模塊，根據不同企業的日期需要，形成出入庫月報表、日報表，并且可以打印出來或者可以把數據傳輸給不同部門。同樣，庫存物資統計及打印完成倉庫中物資的統計，形成庫存貨物余額表，并打印出庫存貨物余額表。

4.5 操作員權限設置功能

人員權限主要是設定操作員對系統的訪問和功能模塊的使用權限，主要有：錄入權、復核權、審核權、修改權、打印權等，確定是一般管理員、高級管理員或超級管理員。這樣，每一個操作員都有自己的密碼，哪個環節出問題，就可以找到相關責任人。

4.6 使用幫助功能

通過點擊使用幫助菜單，使用者可以獲取本系統的各個功能模塊的詳細使用說明。除了文字使用說明，“幫助窗口”還提供操作演示視頻，以幫助操作者更快更透切地掌握運用本系統。此外，在非系統主界面狀態下（當前窗口為出入庫單據或物資統計報表時）雙擊系統底部狀態欄，就可以迅速啟用計算器，給操作者帶來很大方便。

5 結 論

本文根據目前中小企業倉儲管理的現狀及信息化水平，在對系統需求充分分析的基礎上，開發了這套專門針對中小企業的倉儲管理信息系統。該系統在設計和開發的過程中，始終遵循結構清晰、簡單實用、通用性強的原則，并從倉儲業務流程上著重介紹了該系統數據庫結構和各模塊功能。運用此系統可以為中小企業管理者提供準確有效的數據，降低倉儲運營成本，從而提高企業的經濟效益。

參考文獻：

繆立新，紀壽文，劉慶.物流軟件操作[M].深圳：海天出版社，2006：25-26.