淺析辦公室檔案管理的現代化發展

邢澤英

引言：隨著科學技術水平的發展與進步，社會已經步入了信息化時代，網絡成為人們生活中必不可少的溝通與信息交流渠道。傳統的辦公室管理方法已經不適應社會的發展需求，應該充分發揮科學技術的重要作用，進行積極的改革與創新。本文主要對檔案管理現代化發展過程中應該堅持的原則以及其中存在的不足進行了詳細的分析與總結，并提出了相應的措施。

辦公室檔案管理工作主要是對信息的收集、保存于管理，可是面對信息更新速度不斷提高的網絡化時代，傳統的檔案管理方法已經無法滿足社會的發展需求，這主要是因為其不僅效率低，很容易因為管理人員的疏忽而造成不必要的損失，而且還非常的給枯燥乏味。新時期的檔案管理工作必須進行改革以創新，只有充分利用先進的科學技術與管理方法，才能夠促進辦公室檔案管理的現代化發展。近年來，隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作變得日益繁重，檔案管理員需要花費大量的時間進行信息的分類與處理。而現代化的信息管理方法不僅能夠有效減少檔案管理員的工作量，提高工作效率與信息處理的準確率，還能夠在做好各項檔案管理基本工作的基礎上對檔案中的各項資源與有用信息進行深層次的開發與利用，在提高了社會資源利用率的同時也促進了社會的發展與進步。

一、檔案管理的現代化發展應堅持的原則

隨著社會的發展與進步，檔案管理的現代化發展是一種必然趨勢，也是檔案管理工作的未來發展方向。檔案管理在現代化發展的過程中必然會遇到一定阻礙，但也不能盲目前進，應該在堅持一定原則的基礎上進行不斷地改革與創新，具體內容為：

1.1信息共享原則

傳統的檔案管理主要就是對信息的收集、保存與管理工作，沒有對檔案中的各項資源與有用信息進行深層次的開發與利用，嚴重阻礙了人事檔案真正作用的發揮。而檔案管理的現代化發展過程中首先就要對檔案進行科學的整理與分類，運用網絡等先進手段將檔案里的有益信息與資源共享，充分發揮檔案的重要作用。

1.2真實性原則

辦公室檔案信息的真實性直接關系到員工的調動、升遷、退休等，所以為了促進各項工作的順利進行，就要保證檔案的真實性。可是，由于事業單位的人事檔案管理不夠嚴格，有些人利用這一漏洞，隨意篡改檔案信息，導致大量虛假檔案信息的出現，嚴重影響了檔案的真實性。

1.3實效性原則

管理的科學有效是檔案管理工作現代化的主要表現形式。所以檔案管理現代化應該從自己的實際情況出發，及時的引進相關領域的最新的技術和設備，將其充分運用到日常的管理工作當中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對于有價值的資料要及時的收集和保存，從而確保檔案的時效性，這樣才能確保檔案本身的價值。

二、辦公室檔案管理現代化發展中存在的不足

近年來，我國的辦公室檔案管理工作得到了明顯改善，但仍然存在一定不足需要在發展的過程中不斷完善，這樣才能夠滿足現代化的發展需求，具體內容為：

2.1檔案管理人員的整體素質較差

辦公室檔案管理人員的整體素質直接影響到檔案管理工作的工作效果，可是現階段我國從事辦公室檔案管理工作的人員整體素質較差，出現這種狀況的原因主要有以下幾方面：第一、單位對辦公室檔案管理工作不夠重視，很多單位都不是很重視辦公室檔案管理工作，所以很少組織辦公檔案管理人員的培訓工作，工作方案仍然停留在傳統階段，長期如此就導致這些檔案管理人員無法運用現代化的管理軟件；第二、缺乏嚴格的招聘程序，單位對檔案管理人員的招聘要求比較低，所以很多文化水平不高的人都可以從事這一職業，嚴重影響了檔案管理人員的整體素質；第三、辦公室檔案管理工作過于枯燥、乏味，而且工資待遇不是很好。很多優秀的人才并不是很愿意從事這一行業，只有少數檔案管理專業畢業的學生走上這一工作崗位。

2.2辦公室的檔案管理程序不夠完善

目前，我國辦公室檔案管理的內容單一、材料分類混亂，缺乏完善的管理體系。多數單位辦公室檔案都只記錄了員工的基本信息，而且還存在大量雷同，因為很少有人去關注檔案的詳細內容以及其完善性。可是，隨著社會的發展與進步，人才之間的競爭變得越來越激烈，辦公室檔案的內容成為了單位人才錄用的重要依據，而由于辦公室檔案管理程序不夠健全，檔案內容單一、落后，不能為單位招聘人才提供有力參考，嚴重影響了員工的長遠發展。

2.3辦公室檔案管理工作的規范性較差

完善的管理制度是保證各項工作順利進行的關鍵，可是辦公室檔案管理制度不夠健全，方法落后，對檔案管理工作不夠重視，認為辦公室員工都比較穩定，很少出現工作變動，沒有必要浪費太多的經理與資金在檔案管理上，所以檔案意識薄弱。長期如此，導致辦公室檔案管理越來越落后，缺乏先進性，甚至有些辦公室的檔案管理工作還停留在原始的人工整理與分類管理階段，已經無法跟上時代的腳步，這就嚴重制約了辦公室檔案管理工作的健康發展。

三、實現辦公室檔案管理現代化的基本措施

3.1積極培養高素質的現代化人才

作為一名現代化的檔案管理人員不僅要具備扎實的理論知識基礎，良好的職業素養，還應該能夠掌握現代化網絡操作技術，熟練運用各項檔案管理操作系統。所以，要想實現辦公室檔案管理的現代化發展就要認識到人才的重要作用，積極培養高素質的現代化人才。近年來，隨著科學技術的發展與進步，辦公方式與檔案管理方法得到了明顯改進，這就需要培養一批能夠操作先進辦公軟件與設備的現代化人才。而對檔案管理的人才培養和引進還要注重對工程技術人員、組織管理人員、技術操作和維修人員的分類培養。此外，企業還要定期對相關的工作人員進行在崗的專業技能和現代企業管理的理念培訓，以此來打造一支充滿活力的企業檔案管理工作的專業型人才隊伍。

3.2加強辦公室檔案管理的規范性

嚴格工作規范，保證審核整理工作高標準，高質量。為了確保辦公室檔案審核整理和目標管理達標升級工作質量，在檔案審核整理工作中需要建立一系列工作程序。在檔案整理過程中始終堅持材料內容要真實，收集要全面，分類要準確，編排要有序，裝訂要整齊，入庫要美觀這一原則，做到高起點，高標準，嚴要求。層層把好質量關，發現問題及時糾正、返工，力求做到鑒別認真、分類清楚、目錄清楚，從而在材料鑒別審核上注意真實性；在材料分類上注重準確性。只有這樣，辦公室檔案的整體質量才會有一個明顯的提高。

3.3使檔案管理的建筑和設備達標

從硬件設施建設方面來說，要實現檔案管理的現代化，就必須要建立高標準的檔案存放庫，對存放檔案的建筑物的要求一定要達標，要從屋子的濕度、溫度、位置等各個方面來考慮，要確保檔案存放的安全性和可靠性，還要加入一些可控溫、控制濕度的電子信息設備等，加大檔案管理的科學性，爭取早日實現對檔案管理工作的現代化目標

參考文獻

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