如何做好館室改造施工過程中檔案的保護工作

徐燕蓮

【摘要】本文論述了檔案館室改造對檔案產生的影響，以及施工過程中檔案保護的措施。

【關鍵詞】檔案館室；改造施工；保護措施

開展檔案工作的機構，大部分都設置專門的檔案館室，但有些機構沒有設置，而是把檔案存放在公共辦公區域里。隨著機構的運轉，日常形成、接收的檔案資料日積月累，對存儲空間的要求也會越來越迫切，這時候，只有解決檔案的存儲問題，才能去談檔案的保護與利用問題。值得高興的是，現在越來越多的機構，特別是企業，不管是國有企業，還是民營企業，都將檔案工作納入機構管理的重點工作，也更愿意為改善檔案的存儲條件而投入更多的經費。

那么，對于如何解決檔案的存儲問題，筆者在廣西某大型國有機械設備制造企業任職時曾遇到過，檔案庫容嚴重影響到檔案的接收和保管能力，最后選擇對建筑面積近4000平米的四層檔案大樓進行整體改造，此大樓保管著企業60年來幾十萬卷件的歷史檔案，由于大樓是按照辦公樓的設計建造的，檔案人員分散辦公，檔案也分散保管，使得大樓的空間利用率不高。為大大提高空間利用率，優化保管條件，必須重新設計大樓的平面布局，按照檔案管理的要求對檔案館辦公室、查閱室、庫房等用房進行改造裝修。由于無法轉移檔案，檔案人員既要配合做好改造施工，又要密切關注潛在的安全隱患，做好檔案安全保護工作，責任十分重大。

一、檔案館室改造對檔案產生的影響

（一）改造過程中各種施工有害因素的影響。具體有以下幾種：

1.粉塵。檔案館室的改造就是對原有格局進行重新設計，以達到拓寬庫容的目的，所以就涉及到拆除一些隔墻、吊頂、門窗等建筑物和設備、設施，在拆除過程中會生產大量的粉塵，施工時水泥、石灰等的利用，也都能引起粉塵，粉塵漂浮在空氣中，不僅對人體造成傷害，對檔案的危害也不小。粉塵粘附在檔案上會摩擦檔案紙張和字跡，如果是光盤、磁帶等載體，會造成劃痕而影響信息的讀?。环蹓m從外界吸收水分、吸附空氣中SO2、NO2 等時， 會產生腐蝕性物質，從而改變檔案的酸堿性，腐蝕檔案紙張；空氣中的孢子會附著在粉塵上，易滋生霉菌，對檔案造成嚴重的破壞。

2.用電。施工過程離不開用電，施工機具、電器安裝、現場照明等都需要用電，但是電也是一種重大危險源。施工隊伍中的施工人員良莠不齊，某些人員安全意識淡薄，不按規程，僅憑經驗辦事，操作不當將會造成嚴重的安全事故。例如施工人員擅自接拉電源、臨時用電線路布設不規范、電氣設備絕緣損壞漏電、使用的閘具、熔斷器參數與設備容量不匹配導致用電超負荷等等都是潛在的安全隱患，用電作業如金屬焊接、切割、沖擊鉆孔等都會產生一定的火花，如不與可燃物進行有效隔離，施工現場安全檢查不到位，不及時將火花熄滅，星星之火可以燎原，可能會引發火災。

3.蟲鼠。一般來說，為便于施工材料的運輸和通風散氣等，建筑施工場所都是開放式的，而且工程施工都需要一段時間，這就造成了檔案館室在施工期間都是長期“開放”的。在南方，很多工程都選擇在昆蟲、老鼠等有害生物活動比較頻繁的夏秋季節開工，開啟的門窗為它們進入檔案庫房提供了便利。蟲鼠等生物喜好躲藏在密集架、檔案柜底下，以及空調、通風管等設備的夾縫中，非常不利于檔案人員發現和驅趕、消滅。一旦它們啃咬檔案，或將糞便等污穢物遺留在檔案上，對檔案造成的危害有可能是無法挽回的。

4.潮濕。檔案館室在改造裝修時，室內大面積的混泥土墻面、墻面的膩子涂層、乳膠漆涂層等都含有一定的水分，這些水分蒸發會使庫房的濕度增加。另外，用于降塵、除塵的水、噴霧處理措施也都會影響庫房濕度的變化，潮濕的環境對檔案的保管是非常不利的。

（二）施工人員不良行為導致的安全隱患。施工人員在工作中的失范行為會帶來一定的安全隱患：

1.吸煙。規范管理的施工場所都是嚴禁煙、火的，對于檔案館室來說，這條規定更應該嚴格執行，但實際情況是承包建筑施工的單位大都聘用臨時性的農民勞務工來從事建筑工作，而施工單位對勞務工的安全教育往往又不夠重視，有些勞務工安全意識比較低，僥幸心理作用大，這就使得勞務工吸煙的隨意性、流動性增大，加上檔案庫房空間都較大，檔案柜、密集架林立具有一定的遮擋作用，檔案管理人員不是那么容易發現吸煙人員，無法對吸煙人員有效地進行約束和處罰。另一方面，檔案管理人員如果不認真落實對隨意丟棄的煙頭的檢查處理，缺乏對煙頭的有效管理，那么也會給檔案造成極大的安全隱患。

2.偷窺。在普通大眾的眼里，檔案往往帶有一種神秘的色彩，越是神秘的東西人們越想去揭開那層神秘的面紗。在缺乏嚴格的庫房管理制度時，施工人員對檔案的管理要求可能并不知情，于是就有可能在好奇心的驅使下，去翻閱檔案，無意中獲取到一些重要的信息，當這些信息被散播出去，就會給企業利益帶來損害，或者對社會穩定造成威脅。在競爭較大的行業，如果施工人員中混入了競爭對手安排的人員，在檔案安全防護措施不到位時，極有可能被競爭對手竊取到企業的核心商業秘密，進而使企業在行業競爭中受到重創。

二、施工過程中檔案保護的措施

（一）從設計階段就開始考慮檔案的保護。既然是對原有檔案館室進行重新改造，那么，在改造設計時就應本著空間最大化使用、利于檔案安全保管的原則，合理設計，減少不必要的施工，合理安排施工步驟，避免施工期人為延長，從而大大降低施工不利因素對檔案的影響。

（二）從制度上加強對檔案的保護?！皼]有規矩，不成方圓”，對檔案館室改造來說，尤其需要用全面、嚴格的管理制度來規范、約束施工單位的組織行為及施工人員的個人行為，與施工單位簽訂安全施工責任狀，與建筑施工人員簽訂個人安全承諾書，以此來強化施工單位及施工人員的安全意識。

（三）根據施工中的各種不利因素采取相應的保護措施。主要由以下幾種：

1.防治結合減少粉塵的危害。防，就是防止粉塵的產生或揚起，如在進行破除、切割、打磨作業時采取加水處理措施，以減少粉塵產生。采用隔離的方法，利用圍擋墻將進行破除等作業的場所與檔案及檔案設備隔離，或利用大型PVC防雨篷布將檔案及檔案設備遮擋起來，可有效地防止粉塵與檔案及檔案設備接觸。治，就是采取有效措施減少或清除粉塵：一是通風排塵，通過風流的流動將庫房中的懸浮粉塵帶出，以降低庫房的粉塵濃度。二是噴霧降塵，利用噴霧器噴灑水霧，使粉塵降落在地，以便進一步清除。三是除塵器除塵，利用專用的除塵器將附著在地面、門窗、檔案設備等上的粉塵吸除。

2.預防施工用電事故的辦法。一是從技術上采取有效的安全用電措施，從建筑施工行業的技術角度要求，對施工現場用電實行規范化管理，要求根據施工組織設計或施工安全技術措施布設臨時用電，嚴禁擅自拉接臨時電氣線路；要求各類電氣設備的使用、維護和用電操作要合乎要求；臨時用電的施工、維修、電氣設備的操作等必須由經過培訓并取得上崗證的專業人員進行，嚴禁無證上崗。二是在管理上采取各種保證安全用電的措施，建立健全施工用電安全管理責任制；要求并監督承包方加強對施工隊伍的用電安全培訓，提高安全防范意識和應急處理能力；加強施工用電檢查，特別是加強對重點區域的監控，定期檢查現場施工用電情況和維護情況。

3.防治蟲鼠的措施。一是在庫房入口設置較高的且便于移動的防鼠擋板，既便于施工人員進出，又能在一定程度上阻擋老鼠，還能保持庫房的通風散氣。二是因設備安裝開鑿的孔洞，如果暫未使用應先將其堵塞，防止蟲鼠進入。檔案庫房的窗戶、排氣口等應安裝紗窗、紗網，防止較小的蚊蟲飛入。三是檔案庫房不宜堆放施工材料，施工垃圾應盡快清理出去，以免蟲鼠等藏匿于其中。四是檔案管理員應經常查看是否有鼠跡、蟲跡，并定期翻看檔案內部，檔案庫房應放置防蟲劑和滅鼠藥，必要情況下可以請專業滅鼠單位進行滅鼠。

4.施工時潮濕的環境對于檔案的影響。雖然不像其他因素一樣大，但是也必須采用溫濕度儀檢測庫房的溫濕度，必要時采取一些措施進行處理，如在檔案柜、密集架內放置干燥劑，庫房內采用空調或者除濕機進行除濕，避免潮濕的環境影響檔案的壽命。

5.對吸煙行為的管理。一是根據檔案庫區的實際情況采取相應的禁煙措施。條件允許時，選擇遠離庫房的區域作為“吸煙區”，制定吸煙區管理制度，嚴格要求必須在指定范圍內吸煙。吸煙區配備有一定的防火措施和滅火設備。如條件不允許，則制定嚴格的禁煙制度，在施工場所入口放置“禁止吸煙”警示牌，在施工場所各處粘貼“禁止吸煙”的警示標語，發現吸煙的，對施工單位和吸煙者進行處罰。二是檔案管理員要加強巡視檢查，發現吸煙，立即提醒制止，并將情況反饋給施工單位，進行相應的處理與處罰。

6.對檔案信息安全的保護，關鍵在于做好一切防護措施。第一，在必要的情況下，要求承包單位對選用的施工人員、勞務工的家庭背景、身份等信息進行審查，以防動機不純的人員混入其中，為其竊取檔案信息提供便捷途徑。第二，施工期間，如檔案柜、密集架上粘貼著標識敏感信息的標簽，應予以掩飾或清除，以防暴露重要檔案存放位置。注意將每個檔案柜門鎖好，密集架每一組為一個整體鎖好，需要調用檔案時也應在調用完畢后及時鎖好門鎖，并妥善管理鑰匙。

總之，檔案保護工作是檔案管理工作的重要組成部分，檔案安全是檢驗檔案管理優劣的一項重要指標。檔案管理員在積極探尋解決檔案存儲問題的途徑時，要以安全為主要考慮因素，在檔案館室改造過程中，要肩負起監督員、安全員的職責，不斷地預防、排除安全隱患，為檔案的安全保駕護航。

【參考文獻】

[1]JGJ25-2010.檔案館建筑設計規范[S].中華人民共和國住房和城鄉建設部、國家檔案局.