淺析高校教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作

【摘要】教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中是一個不可替代的職位，是高校基層教學(xué)日常管理者，教學(xué)秘書的工作在保障教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量方面都發(fā)揮著重要的作用。本文針對教學(xué)秘書的工作職責(zé)、問題，提出提高教學(xué)秘書工作能力的方法。

【關(guān)鍵詞】高校教學(xué)秘書教學(xué)管理

【中圖分類號】G647 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）07-0007-02 教學(xué)管理是高校管理工作的重要組成部分，教學(xué)秘書處在最基層的教學(xué)管理位置，作為高校教學(xué)管理隊伍的重要成員之一，是聯(lián)系教務(wù)、教師、學(xué)生三者間的紐帶與橋梁，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系的作用[1]。教學(xué)秘書不但向系上傳達教務(wù)處的各項政策、制度，協(xié)助教務(wù)部門和系部門進行日常的教學(xué)管理，維持正常的教學(xué)秩序，保證各項工作都正常有序的順利完成，同時也配合系部對老師下發(fā)工作任務(wù)，并對其教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)進度、備課教案等進行監(jiān)督和檢查，在教學(xué)管理中肩負著極其重要的職責(zé)。他們既是管理者又是服務(wù)者,因此，教學(xué)秘書教學(xué)管理工作的效率直接影響著整個二級學(xué)院教學(xué)管理的實施。揣摩影響教學(xué)秘書教學(xué)管理工作實效的主要因素，制定提高教學(xué)秘書教學(xué)管理工作實效和發(fā)揮教學(xué)秘書作用的有效措施，是新建地方性本科院校加強教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵所在[2]。

一、教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)

1.教學(xué)秘書工作的服務(wù)性。教學(xué)秘書工作雖然也是一種管理，但其核心和實質(zhì)就是服務(wù)性的工作。在工作中，每個教學(xué)秘書要擺正自己的位置，要充分認識和理解服務(wù)的重要性，必須牢記服務(wù)這一工作宗旨，否則無法做好本職工作。做到管理與服務(wù)并重，凡事力求做到位但不越位，主動參與各項工作，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策但不決策。只有角色定位準(zhǔn)確，才能當(dāng)好參謀和助手。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)要做到為領(lǐng)導(dǎo)在做決策的時候提供有價值的信息；服務(wù)教師應(yīng)該做到盡量為教師分擔(dān)，如學(xué)生考勤表、定購教材、調(diào)停課通知等；服務(wù)學(xué)生要做到耐心地為學(xué)生解答成績查詢、出具學(xué)籍證明、考試安排、申請緩考等。教學(xué)秘書工作是學(xué)校教學(xué)管理各項規(guī)章制度等的有力執(zhí)行者，教學(xué)改革的促進者，同時還要有較強的政策水平，成為教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手，需要教學(xué)秘書具有不計較個人得失、吃苦耐勞、樂于奉獻的精神。只有不斷地強化自己的服務(wù)意識，提高自己服務(wù)的能力，才能迅速地提高教學(xué)管理工作的水平。

2.教學(xué)秘書的組織協(xié)調(diào)工作。多方溝通與協(xié)調(diào)工作。如協(xié)助分管院領(lǐng)導(dǎo)落實各班級教學(xué)任務(wù)、任課教師、教材選用、教學(xué)進程等，并協(xié)助教務(wù)處做好課務(wù)管理工作；信息地傳遞工作。及時、準(zhǔn)確地傳達上級通知及安排，使教學(xué)工作井然有序，如選課安排通知、學(xué)籍處理通知等；常規(guī)教學(xué)管理工作。理順教學(xué)管理工作中的每一個工作環(huán)節(jié)是教學(xué)秘書的責(zé)任所在，如教學(xué)工作量的核算、考務(wù)管理及成績管理工作；檔案材料管理工作。做好本單位的各類教學(xué)檔案的整理與歸檔工作;教學(xué)檔案是學(xué)院改革發(fā)展的見證，是教師進行教學(xué)改革的重要依據(jù)，是檢查系、部教學(xué)質(zhì)量重要依據(jù), 是教師考核的重要參考。教學(xué)秘書工作關(guān)乎教學(xué)一線工作的順利進行。教學(xué)秘書工作要力求做精、做細。

3.教學(xué)秘書的教學(xué)質(zhì)量檢查監(jiān)督工作。教學(xué)秘書要經(jīng)常了解教師的教況及學(xué)生的學(xué)情，要經(jīng)常深入課堂檢查和監(jiān)督教學(xué)環(huán)節(jié)的落實情況。經(jīng)常與師生進行交流，及時發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，以保證教學(xué)質(zhì)量的提高。

二、教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中存在的問題

1.外出學(xué)習(xí)交流的機會少，提升的機會不多。大多數(shù)教學(xué)秘書是非教育學(xué)、管理學(xué)專業(yè)出身， 沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過教學(xué)管理方面的相關(guān)專業(yè)知識，所以他們特別需要不斷地培訓(xùn)進修。只有借鑒先進的教學(xué)管理理念，結(jié)合本學(xué)校的實際情況，才能開拓出適應(yīng)本學(xué)校發(fā)展的新思路。但現(xiàn)在部分高校外出交流的機會主要面向?qū)W校的中級以上的行政管理干部和高職稱的教師，還停留在只關(guān)注教學(xué)和學(xué)生，重視專業(yè)教師和輔導(dǎo)員培養(yǎng)的階段，很少考慮提供機會給教務(wù)秘書到其他兄弟院校交流學(xué)習(xí)。所以盡管教學(xué)秘書每天為學(xué)院教學(xué)工作辛苦地忙碌著，也很難獲得個人業(yè)務(wù)培訓(xùn)、出訪考察的機會，工作總是不斷地在繁冗的事務(wù)和表格中重復(fù)，這也無形之中挫傷了他們的工作熱情，制約了教務(wù)秘書在教學(xué)管理上的創(chuàng)新。

2.學(xué)校缺乏相關(guān)激勵措施，職責(zé)不分。教學(xué)秘書的工作比較繁瑣，但學(xué)校對這個崗位沒有建立相應(yīng)的激勵機制。省級或地方教育部門也有文件規(guī)定輔導(dǎo)員在職稱晉升、崗位聘任等方面都有一定的傾向政策。但對于工作任務(wù)繁重的教學(xué)秘書，卻很少有針對該崗位設(shè)立的精神獎勵和物質(zhì)獎勵政策。在這種情況下，就很難激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性，也就談不上工作效率的提高。同時教學(xué)秘書臨時分配的工作也很多，可能會出現(xiàn)分工不均勻、不明確的現(xiàn)象，若多做了工作得不到獎勵，少做了工作也不會受到批評，這樣的工作作風(fēng)一旦發(fā)展起來，就會形成一種懶散的局面，就會阻礙教學(xué)管理工作的有效、順利的開展，也會極大的影響辦事效率。

3.專業(yè)不對口，發(fā)展空間受限，服務(wù)意識不強。據(jù)初步調(diào)查，教學(xué)秘書的選用標(biāo)準(zhǔn)沒有得到學(xué)校人事部門的重視。有的教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)與所在部門開設(shè)的專業(yè)不對口，以至于讀不懂教學(xué)計劃的內(nèi)容，也就不能起到安排、檢查、督促授課任務(wù)按教學(xué)計劃執(zhí)行的作用。由于專業(yè)性不強，也沒有專業(yè)的歸屬，教學(xué)秘書難以申請到相應(yīng)的課題和參與到專業(yè)建設(shè)發(fā)展中，所以成果非常少，在評獎評優(yōu)、職稱評定、職務(wù)晉升時相對不利，常常被邊緣化。教學(xué)秘書工作的服務(wù)性強，要面向?qū)W生還要面向教師，更要當(dāng)好師生之間溝通的橋梁。由于教學(xué)管理事務(wù)繁瑣，工作過程中的不確定因素很多，教學(xué)秘書難免會有煩躁情緒，若學(xué)不會自我調(diào)節(jié)，就可能會將自己的不良情緒發(fā)泄給教師或是學(xué)生，就會與師生之間產(chǎn)生誤會甚至是矛盾，影響整個教學(xué)管理政策的執(zhí)行。

三、提高教學(xué)秘書教學(xué)管理工作能力的方法

1.加強各種業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)及與同仁學(xué)習(xí)交流的機會。為提高管理水平，促進教學(xué)秘書工作的科學(xué)化發(fā)展，以提高高校教學(xué)管理工作和人才培養(yǎng)的整體質(zhì)量，所以需要不斷加強各種業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和同仁學(xué)習(xí)交流的機會。在不影響正常工作的情況下，可以組織教學(xué)秘書集中學(xué)習(xí)，比如教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的學(xué)習(xí)、教學(xué)管理系統(tǒng)軟件的使用和操作、學(xué)籍管理規(guī)定的實施、科學(xué)的組織管理能力以及教學(xué)檔案的建立、歸納、整理與保存的培訓(xùn)等。要與其他兄弟院校教學(xué)秘書加強交流、互相學(xué)習(xí)，取長補短，提高工作效率。

2.制定合理的激勵機制，提高工作效率。有效的教學(xué)管理，需要一支能吃苦、能戰(zhàn)斗、能創(chuàng)新的教學(xué)管理隊伍，更需要擁有一套完整的管理制度。建立崗位職責(zé)制度，明確分工。如果不分主次、不分職責(zé)地將一些繁雜的行政事務(wù)也歸入教學(xué)秘書的職能范圍勢必會降低其工作質(zhì)量， 挫傷其工作主動性。只有明確分工，教務(wù)秘書在教學(xué)管理過程中就不會與其他人員產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象，也能為日后學(xué)校評價個人工作績效提供可靠的依據(jù)。教務(wù)秘書由于忙于瑣碎的教學(xué)管理工作，加班加點是經(jīng)常的事情，這樣一來就會忽視自身科研方面的發(fā)展，可能會影響到職稱的晉升，從來影響待遇的提高。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)建立一套合理的薪酬管理制度，可以起到激勵作用，如定期組織教學(xué)秘書去兄弟院校參觀學(xué)習(xí)；定期讓教學(xué)秘書參加全國性的教學(xué)管理工作交流會議，并適當(dāng)提高教學(xué)秘書薪酬待遇，在職稱評定時對教學(xué)秘書有適當(dāng)?shù)恼邇A斜，使教學(xué)秘書安心本職工作，并積極吸引和留住優(yōu)秀的教學(xué)管理人才，保持良好的工作態(tài)度和工作積極性。

3.加強自我學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自身能力素質(zhì)，增強主動服務(wù)意識。教學(xué)管理人員作為教學(xué)活動的組織者和管理者之一，必須自覺學(xué)習(xí)政治理論知識，提高政治素養(yǎng)，樹立正確的人生觀和價值觀。在實踐中，逐漸探索教學(xué)管理的新思路，提高管理的效率和水平。除此以外，教務(wù)秘書還應(yīng)具備比較扎實的學(xué)科專業(yè)知識，以便于從專業(yè)化的角度做好本學(xué)科專業(yè)教學(xué)計劃的修訂、實施，為學(xué)院學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、科研建設(shè)、實驗室建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、教材建設(shè)等工作貢獻一份力量。教學(xué)秘書要充分認識和理解服務(wù)的重要性，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，而且要有預(yù)見性，增強主動服務(wù)意識，做到管理與服務(wù)并重，要積極主動地與師生進行溝通、交流，將服務(wù)師生的思想貫穿于教學(xué)工作的始終。教學(xué)管理工作服務(wù)于教學(xué)的全過程，確立“為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)”的科學(xué)理念，要尊重教師，關(guān)心愛護學(xué)生，只有不斷地強化自己的服務(wù)意識，提高自己服務(wù)的能力，才能迅速地提高教學(xué)管理工作的水平，提高工作效率，努力為教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

作為現(xiàn)代高等院校的教學(xué)秘書在教學(xué)管理中具有非常重要的作用，只有給予高度重視，明確職責(zé)范圍，解決后顧之憂，才能充分調(diào)動其工作的積極性和主動性，把工作做得更好。同時教學(xué)秘書應(yīng)熱愛教學(xué)管理工作，具備強烈的事業(yè)心和責(zé)任心不斷提高自身素質(zhì)和工作能力，以積極的心態(tài)投入到高校教學(xué)管理工作中為高等院校的教育教學(xué)管理水平的提高作出自己的貢獻。

參考文獻：

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[2]官建勇,淺談高校教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中的作用[J].中國西部科技, 2011(12):68.

[3]楊鳳微,馬祥,新時期高等學(xué)校教學(xué)秘書工作淺談[J].科技信息,2013(9):223.

作者簡介：

范梅（1974—），女，湖北荊州市人，助理研究員，研究方向為高等教育教學(xué)管理。