論語用原則在商務英語信函中的運用

張然

摘 要： 語用原則是指導語言交際最基本的原則，具有普遍性。商務英語信函是書面語言的一種，必須遵守語用原則。語用原則基本上包括兩大原則：合作原則和禮貌原則。

關鍵詞： 語用原則 商務英語 信函

一、合作原則

1.質的準則

質的原則體現在商務英語信函寫作時，主要指交易雙方所寫的商務信函內容要正確，符合事實，數字要精確，商業習慣用語的使用要準確。商務交易磋商中的許多內容如數量、金額、貿易術語、違約責任、支付方式，是絕對不能失誤的。一旦出現失誤，則極可能引起不必要的損失和糾紛，甚至可能導致貿易關系的破裂。

2.量的準則

量的準則體現在商務英語信函寫作時，主要是指所寫的內容應當包涵當時交易所需要的信息，用盡可能少的文字表達想要表達的內容，這與商務信函寫作的簡明原則相吻合。商務英語的特點決定了它是以交易雙方傳遞商務信息交易動向、維持和促進商務交易關系為目的的買賣雙方之間的一種交易手段。因此，不要用過多的詞語描述同一個意思，浪費對方的閱讀時間，對商務人員來說是極為不禮貌的。這意味著商務工作人員在撰寫商務英語信函時應注意簡明扼要，真正做到符合量的準則。

3.關系準則

在商業高度發達的現代社會，時間就是金錢，效率就是生命，所以商務英語信函的內容一定要切題、簡單明了，少說無關的廢話。涉及同一商務活動的信函，在開頭部分要用必要的語句相互聯系起來，以幫助讀信人快速回憶起交易內容，便于歸類；同一信函的各段內容也要相互關聯，這樣可以避免唐突。在信函的開頭可用一句過渡的話或涉及的合同號、信用證或信函日期將它們聯系起來，在信函的正文部分可以用一些關聯詞語對不同內容進行連接。

4.方式準則

方式準則是指在商務英語信函中，表達交易信息的內容一定要清楚明白，避免語意上的含混、模糊和歧義。在寫作中，要使用符合行規、表意確切的常用術語，有利于對方的理解，使貿易活動順利進行。如I am at present in Hamburg visiting the harborwith a view to making known our new type of container？that can contain 100 tons？of rice for use in Europe.I should like to call on you at 7：00 on that day.這則信函有兩處語意模糊：一是時間（7：00）后面沒有注明是“am”還是“pm”，這會讓對方摸不著頭腦，不明白究竟是上午7點還是下午7點；二是重量單位噸（tons），因為不同國家對“噸”這個重量單位的理解是不盡相同的，若不加以具體說明，勢必會造成誤會，導致貿易糾紛。

二、禮貌原則

1.得體準則

得體準則指的是在商務往來中要尊重對方，無論是語句的表達還是信息的處理都要站在對方的角度，盡量讓對方少吃虧，多受益。在商務往來中，要及時回復對方的信函，即使對方反映的問題需要進行調查，但也應及時回復，說明情況，這樣才能讓對方感到自己的問題受到了重視，給對方留下辦事效率高、工作負責任的良好印象，從而保持雙方良好的貿易合作關系。在信函寫作中，只有始終站在對方的角度考慮問題，真誠地關心對方，了解對方的需求，自己的信函才會更容易讓對方接受。

2.寬容準則

寬容準則指的是商務活動出現矛盾時，要克制自己，寬容對方，讓矛盾激化。在商務往來中出現一些失誤、摩擦是正常的，關鍵在于如何處理這些失誤和摩擦。當遇到對方不滿、怨恨甚至無理取鬧的時候，千萬不能火冒三丈，寫出更激烈的回信，導致矛盾激化，得不償失。以禮對待非禮，不是一種退讓，而是一種寬容，是一種從大局出發，小事糊涂，大事堅持原則的持重表現。

3.稱贊準則

稱贊準則指的是減少對他人貶損的表達，即盡量多贊譽少貶損別人。在商貿活動中，對對方的商品、技術、服務進行適當的贊揚是很有必要的，這樣可以維護對方的面子，讓對方感到愉悅，從而有利于以后的合作。但這種贊揚應該是真誠的，否則就會讓對方感到虛偽，從而違反合作原則中質的準則。

4.謙遜準則

謙遜準則指的是盡量減少自我表揚，多貶損自己。商家一般都會在說自己的產品、服務如何如何好的同時，貶低同行業的其他產品。但在大型的正規的商貿往來中，我們一定要遵循謙遜準則，對自己的產品、技術和服務一定要實事求是，不能言過其詞，夸夸其談，做到言辭謹慎，含蓄內斂，不譽不損。

5.一致準則

一致準則指的是盡量減少自己與別人在觀點上的不一致，即盡量減少雙方的分歧，增加雙方的一致。任何事情都是一分為二的，商務活動也不例外，既有積極、美好的一面，又有消極、不太好的一面，所以在商務活動中，一定要盡量強化前者，淡化后者，求同而存異。在商務活動中，每一方自然會站在自己的立場、角度考慮問題，對事情的看法可能會有所不同，但這并不妨礙雙方為了共同的長遠利益而求大同存小異，找出雙方都能接受的方案。

參考文獻：

[1]雍瑾.商務英語信函中的禮貌原則探析.對外經貿，2012（6）.

[2]周瑞琪.語用原則在商務英語信函寫作中的運用.廣東外語外貿大學，2007，1（1）.