物資主數據標準化管理探究

畢子健 王翎穎

摘要：物資主數據標準化體系是企業物資信息管理系統的基礎，是電子商務系統、物資管理信息系統以及相關的系統間相互集成、信息共享的橋梁和紐帶。它貫穿于物資供應鏈，包括計劃、采購、合同、監造、運輸、倉儲以及付款、結算、統計和決策分析等全流程。建立統一的物資主數據標準化體系是現代企業物資管理標準化建設的必然要求。基于國家電網公司物資主數據標準化體系建設及運維管理情況，探索研究現代電網企業如何開展物資主數據建設、運維管理，如何充分借助物料主數據標準化體系提升供應鏈運作效率，降低企業運營成本。

關鍵詞：電網企業;物資主數據標準化管理;運維管理機制

中圖分類號：G726 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）33-0172-02

隨著國家電網公司等電網企業不斷推進物資信息化體系建設、不斷提高物資集約化程度，建立統一的物資主數據體系成為電網企業一項非常重要的基礎性工作。為加強物資主數據建設、統一物資主數據管理體系、深化物資主數據應用，國家電網公司逐步建立以物料主數據、供應商主數據、倉庫主數據為基礎的物資主數據體系，并通過統一的主數據管理平臺統一對物料主數據進行管理和維護。

一、物資主數據發展歷程及現狀

2009年以前，部分信息化推廣程度較高的網省電力公司，在所屬建設、運營范圍內建立、推廣物資主數據體系，并在整合企業物資資源、提高供應鏈效率等方面發揮了重要作用，也為國家電網公司統一推廣物資主數據體系積累了經驗、奠定了基礎。

2009年，國家電網公司為推進物力集約化體系建設，建立了物資分類與編碼標準統一的主數據資源庫。主數據管理系統（MDM）正式上線，基于一體化平臺實現與各業務應用集成，實現主數據的查詢、申請、審核、分發/下載等功能，支持編碼標準和主數據在全國范圍內的統一應用。之后，根據公司建設、運營的實際需要，不斷完善、補充、修訂物資分類及各類主數據。目前，系統大、中類物資分類新增需求極少，已經基本涵蓋所有常見通用物資。物資主數據新增趨勢如圖1所示：

二、物資主數據標準化管理體系

物資主數據管理體系包括物料主數據、供應商主數據、倉庫主數據三部分，分別對電子商務系統、ERP系統及其他物資管理系統中的物料、供應商、倉庫信息予以規范化、標準化，具體內容如下：

1.物料主數據

物料主數據主要包括物料分類編碼、物料編碼兩部分。

（1）物資分類編碼。物資分類編碼體系是企業物資信息資源共享的基礎，是ERP等信息信息系統之間聯系的橋梁。物資分類和物資分類編碼規則是該體系構成的兩大要素：

1）物資分類。物資分類是根據物料特征對物資進行區分歸類，對物資進行分類時實施物資編碼的基礎。國家電網公司物資分類體系包括大類、中類、小類三個級別，以電網物資為例，分為20個大類，包括一次設備、二次設備、通信設備、儀器儀表、裝置性材料等;每一大類下又分為不同的中類，以一次設備為例：在一次設備大類下共分29個中類，如交流變壓器、交流電流互感器、交流電壓互感器等;每一中類下又分為不同的小類，以交流變壓器為例：在交流變壓器中類下分為12各小類，如10kV變壓器、35kV變壓器、110kV變壓器等。

在小類下，進一步區分物料，分別定義特征項和對應的特征值。特征項是指用來定義一條物料的多項主要屬性參數，其中每一項參數都被稱為一個特征項。特征值是指每個特征項下包含的不同數值，其中每個數值被稱為一個特征值。特征值和特征項按照不限定供應商、方便需求填報、滿足統計要求、滿足物料描述的準確性要求、綜合實用性要求的原則編制。

2）物資分類編碼規則。物資分類編碼規則采用3層7位數字代碼，代碼結構如圖2所示：

（2）物料編碼。物料編碼的應用，便于信息系統進行識別和檢索，便于對物料進行高效、有序的管理，便于對物料進行分類與統計，便于計劃、采購、合同、監造、履約、庫存等各環節實施管理，便于物料信息的交換與共享。物料主數據是不可缺少、不可替代的關鍵主數據。

1）物料編碼的方式和原則。物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其他有關事項的一種管理工具。物料編碼的編碼方式分為賦義編碼和順序編碼，編制原則遵循簡單性、層級性、完整性、單一性、一貫性、伸縮性。

2）物料編碼的應用。為實現物料編碼的規范性應用，物料編碼具有標準、非標、使用、凍結等多種標識功能。基于物資采購標準，在系統中建立了采購標識自動判定規則，以自動判斷并生成物料編碼的標識、物料編碼與采購標準的對應關系。設計單位在編制技術規范時，系統可顯示物料的標識并自動引用對應的采購標準模板。

2.供應商主數據

供應商主數據是以簡短的文字、符號或數字來代表供應商及其相關事項的一種管理方式，是供應商在企業ERP系統中的標識，是進行數據交互和分析的基礎。供應商主數據采用的是10位數字的流水碼，含有38個字段，包括供應商名稱、工商登記號、稅號、全國組織機構代碼、郵政編碼、通信地址等信息。

供應商主數據在主數據管理平臺中進行統一管理，參與采購業務的供應商均需在主數據管理平臺進行申請，運維人員核對通過后，通過接口發送給業務系統使用。

3.倉庫主數據

倉庫主數據是以簡短的符號和數字來代表倉庫所在的單位、地理位置及其他有關事項的一種管理工具，是實體庫在ERP系統中的標識，是進行貨物收發貨、轉儲、盤點等業務活動的基礎和前提，是對庫存進行統計分析的數據基礎。根據管理需要，倉庫主數據包括實體庫主數據和虛擬庫主數據。實體庫必須在主數據管理平臺中進行注冊，包括倉庫名稱、地址、面積及庫存編碼等信息。試題倉庫的注冊范圍包括區域庫、周轉庫。[1]

三、物資主數據管理平臺功能設計

物資主數據管理平臺（SG-MDM）是國家電網公司為進行主數據統一管理而建設的一套管理系統。該系統以物資主數據體系為依據，對各類物資主數據統一編碼，同步至ERP業務系統，從而達到對物資主數據進行有效管理的目的。物資主數據是物資管理中所應用的ERP系統、電子商務平臺和輔助決策系統的基礎，通過物料、供應商和倉庫主數據的維護，實現了數據交互和共享，保證了物資主數據在整個業務系統內的實時同步。

1.物料主數據功能模塊

主要功能包括物料主數據的查詢、申請、審批、分發、凍結，具體功能如下：通過物資主數據管理平臺，可以采用多種查詢方式進行物料主數據的查找;對沒有對應特征值的小類進行特征值和物料編碼的申請;查詢物料編碼和特征值的分發情況;管理員對物料主數據進行凍結;可以實現主數據同步下發至總部ERP、省公司ERP及電子商務平臺。

2.供應商主數據功能模塊

包括供應商主數據的查詢、申請、審批、分發、凍結，具體功能如下：通過物資主數據管理平臺，可以采用多種查詢方式進行供應商主數據的查找、申請;管理員可以對省公司的供應商主數據申請進行審批;查詢物料編碼和特征值的分發情況;省公司可以提出供應商主數據的凍結申請;管理員可以對供應商主數據的凍結申請做審批;管理員可以單獨進行供應商主數據的凍結。

3.倉庫主數據功能模塊

包括倉庫主數據的查詢、申請、修改、審批、分發、凍結，具體功能如下：通過物資主數據管理平臺，可以進行所有倉庫的查找;省公司可以申請、凍結或修改倉庫主數據;管理員可以對申請進行審批，審批通過后，系統自動進行分發;省公司可以查詢倉庫主數據的分發情況。[1]

四、物資主數據運維管理機制

為適應物力集約化管理要求，創新物料主數據管理理念，提升物資標準化應用水平，國家電網公司對物料主數據新增、修訂申報、審批實行“省公司分批次內外時段申報數據，國網物資部集中審批、統一修訂下發”的模式。其中：“批次內申報”是指各單位在規定批次、時段內完成物料主數據新增或修訂申報;“批次外申報”是指各單位未在規定批次、時段內提出物料主數據新增或修訂申報;“集中審批、統一修訂下發”是指，總部在規定時間內，集中審批和下發各單位提交的新增物料主數據，結合集中招標批次的審查會，統一評審、集中修訂下發。

1.職責分工

按照總部、國網物資公司、省公司及各單位的職責定位，物資主數據運維的業務受理范圍劃分如表1所示：

表1 物資主數據運維業務受理范圍劃分表

序號 業務受理單位（崗位） 業務內容

1 各單位物資標準化專（兼）職管理員 物資分類與物料主數據提報過程中的常見問題（如：業務操作、數據查詢等）

2 國網物資公司 主數據新增、修訂及其他業務問題由國網物資公司在工作日受理、咨詢專家并形成修訂意見

3 國網信通公司 系統功能故障及系統操作指導

4 國網物資公司、國網信通公司 系統操作賬號由各單位提出申請，報國網物資公司審批，交國網信通公司具體辦理

2.物資分類新增機制

各單位收集新增分類需求，組織專家開展預審，確定所屬大類、中類、小類，計量單位及特征項、特征值，填寫物資分類申請模板，提報至國網物資公司。經咨詢專業專家意見、國網總部批準后，在主數據管理系統中完成新增。審批不合格的注明原因退回至需求單位。

3.特征值和物料主數據新增機制

各單位收集新增需求，組織專家開展預審，進入主數據管理系統，提交新增申請。經咨詢專業專家意見、國網物資公司審批后，在主數據管理系統中完成新增。審批不合格的注明原因退回至需求單位。

五、結論

物資主數據標準化是企業全面、深入推廣ERP系統、物資信息管理等信息系統的基礎。物資主數據標準化體系通過規范、統一物資主數據，打破了企業管理信息系統之間的壁壘，將各個信息孤島予以連接，實現了企業信息資源的集成、共享;同時，將企業供應鏈各個環節的業務、信息予以貫通，實現了物流、業務流、信息流的整合。物資主數據標準化體系的建立和推廣為電網企業提升供應鏈運作水平、降低運營成本、實現精益化管理提供了有力支撐。

參考文獻：

[1]國家電網公司.國家電網公司物資集約化管理[M].北京：中國電力出版社，2012.

（責任編輯：王意琴）