高校檔案管理工作新思路探索

姚晶

摘要：檔案工作是高校工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是高校的重要職責(zé)。面對新形勢、新任務(wù)、新要求，高校檔案管理手段、服務(wù)機(jī)制、收集模式等需要進(jìn)一步創(chuàng)新。隨著高等教育的發(fā)展，為了提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化，需要提高高校檔案工作人員的能力和管理水平。針對目前高校檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，提出檔案管理工作思路，以期提高高校檔案工作水平，為高校各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校;檔案工作;數(shù)字化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）33-0016-02

檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的過程中各組織或個(gè)人直接形成的歷史記錄。它繼承了文件的原始記錄性，是確定的、有完整記錄作用的固化信息，具有憑證價(jià)值的重要屬性。基于此，檔案作為一種真實(shí)記錄，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)不斷更新，在高校發(fā)展過程中高校檔案工作作為不容忽視的重要工作之一，其內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。因此，只有在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、檔案工作制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等方面與時(shí)俱進(jìn)，不斷改革工作模式，創(chuàng)新工作方法，才能促進(jìn)高校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，更好地服務(wù)學(xué)校和社會(huì)。

一、檔案管理的意義

檔案文件是對各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄的重要成果，其中有相當(dāng)一部分是屬于機(jī)密的，分散在業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中，容易失散和泄密，只有收集歸檔，集中保管，才能維護(hù)檔案的完整與安全，有利于保護(hù)國家機(jī)密。所以，檔案管理有利于充分發(fā)揮檔案的作用，維護(hù)檔案的完整與安全，把處于分散狀態(tài)的文件材料按照歸檔要求收集起來，為各項(xiàng)工作服務(wù)，充分發(fā)揮其作用。

檔案工作是學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)學(xué)校真實(shí)面貌的一項(xiàng)科學(xué)文化事業(yè)。檔案信息是高校檔案的靈魂，而形式載體是高校檔案的物理載體，在一定程度上是衡量學(xué)校管理水平的標(biāo)志。豐富的檔案資源是高校檔案工作賴以存在的基石，是高校檔案部門的強(qiáng)館之基、活館之源、立館之本。

隨著各高校檔案館的建設(shè)越來越趨向于完善，高校檔案管理成為高校基礎(chǔ)建設(shè)工作、行政管理工作、科研技術(shù)工作、黨群類工作中肩負(fù)重要職能、相對獨(dú)立的組成部分。高校檔案作為各項(xiàng)工作和廣大師生各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)高校事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)高校及廣大師生根本利益的重要依據(jù)，可以為學(xué)校辦學(xué)服務(wù)，有助于學(xué)校總結(jié)辦學(xué)規(guī)律，持續(xù)推進(jìn)改革發(fā)展。因此，高等學(xué)校的檔案管理工作是促進(jìn)教育持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，必須要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，并把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

二、高校檔案工作范疇

檔案是在教學(xué)、管理、科研及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄，包括圖紙、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶、磁盤、光盤、實(shí)驗(yàn)記錄等。

經(jīng)過收集整理的檔案是文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的起點(diǎn)。文件材料的收集歸檔標(biāo)志著作為文件材料的屬性已完成，從此具有檔案的屬性和使命。收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的具體措施。只有通過收集歸檔把分散在部門和個(gè)人手中的文件材料集中統(tǒng)一地保存起來，才能保證集中統(tǒng)一管理的原則得到貫徹。

高等學(xué)校檔案種類繁多，包括有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。文件資料的歸檔范圍為教學(xué)類、黨政管理類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、科研類/外事類、財(cái)會(huì)類等。

高校檔案管理內(nèi)容包括負(fù)責(zé)收集、分類、整理、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校各種檔案和文件材料;參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流;制定關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況;開展檔案的開放或利用工作;貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作;負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，開發(fā)檔案信息資源;負(fù)責(zé)對全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)等方面。

三、高校檔案工作中的問題

在由教育大國向教育強(qiáng)國轉(zhuǎn)變的過程中，我國高等教育的發(fā)展由注重?cái)?shù)量增長轉(zhuǎn)向提高質(zhì)量、注重內(nèi)涵建設(shè)。隨著高等教育的深入發(fā)展，導(dǎo)致高校檔案數(shù)量劇增、門類繁多，檔案管理工作難度加大，高校檔案的傳統(tǒng)管理模式面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。

目前，文件系統(tǒng)的不兼容造成電子文件歸檔困難。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的相互沖突成為電子文件難歸檔的主要原因。當(dāng)前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)很多，但由于很多軟件由相關(guān)部門或各二級學(xué)院自行安裝和設(shè)計(jì)的，而檔案管理系統(tǒng)是具有現(xiàn)代管理特色的標(biāo)準(zhǔn)軟件，具有標(biāo)準(zhǔn)化、共享化、規(guī)范化等優(yōu)點(diǎn)。因此，兩套系統(tǒng)相互不兼容還存在沖突現(xiàn)象，電子檔案的歸檔難以順利實(shí)現(xiàn)。

高校網(wǎng)絡(luò)平臺的缺乏造成檔案信息利用率極低。所謂的現(xiàn)代技術(shù)手段的利用也是僅僅停留在文字的簡單編輯和錄入，管理狀態(tài)依然處于人工化，這無疑是對現(xiàn)代化技術(shù)的一種漠視。同時(shí)，檔案工作人員忽視網(wǎng)絡(luò)信息資源共享后浩大的信息資源，使有效資源沒有得到及時(shí)開發(fā)。

另外，過度依賴硬件造成電子文件保存不安全。占用空間小、速度傳遞快及操作便捷等是電子文件的優(yōu)勢。但是，電子文件在解讀時(shí)不能直接進(jìn)行，電子數(shù)據(jù)易丟失，過度依賴計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，并且容易受到一些病毒的攻擊等等，這一系列問題都是造成電子文件不安全的根本原因。

四、高校檔案管理思路

1.檔案管理人才培養(yǎng)

在新的時(shí)代背景下，不論是檔案的形式和載體，還是檔案信息的傳播方式與途徑等都發(fā)生了根本變化。高校檔案管理人員的素質(zhì)和水平直接關(guān)系到檔案管理工作的效率和水平。在現(xiàn)階段，隨著高等教育的快遞發(fā)展，對高校檔案管理工作提出了新要求，高校檔案管理人員需要不斷提高業(yè)務(wù)能力和管理水平，才能發(fā)揮職能作用，保障檔案工作的持續(xù)發(fā)展，提高工作質(zhì)量，為各項(xiàng)工作提供參考和借鑒。

為適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，高校檔案管理人員首先要有一定的政治素養(yǎng)和相關(guān)理論知識，熟悉有關(guān)高校檔案管理的政策、法規(guī)和文件，具備一定工作能力，掌握相關(guān)的工作原則和方法，能進(jìn)行檔案文件的深入研究和開發(fā)。高校要把好人才入口關(guān)穩(wěn)定人員隊(duì)伍;加強(qiáng)對檔案人員的繼續(xù)教育;引入競爭機(jī)制，鼓勵(lì)拔尖人才脫穎而出。

2.檔案的歸檔和完善

高等學(xué)校的檔案文件要實(shí)行部門、課題組立卷，按照相關(guān)日期、事項(xiàng)編排，整理文件目錄，檢查裝訂后進(jìn)行歸檔。檔案管理人員要認(rèn)真仔細(xì)做好這項(xiàng)工作，嚴(yán)格按制度歸檔。有關(guān)基建工程、課題項(xiàng)目、重大事項(xiàng)等的資料文件，需要檔案人員仔細(xì)核查、審查，整理準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料，以免遺漏、混亂。

高校教學(xué)、科學(xué)研究、行政黨務(wù)管理都需要詳細(xì)完備的檔案文件歸檔，按一定原則保存，做好檔案管理工作的計(jì)劃、監(jiān)督、檢查、驗(yàn)收等工作，并納入相關(guān)部門的職能范圍之內(nèi)，保障檔案管理的規(guī)范有序，有完整準(zhǔn)確系統(tǒng)的檔案備查，完善歸檔制度。

3.檔案的開放和編研

高校檔案的開放應(yīng)符合下列規(guī)定：對于向全校和社會(huì)開放檔案，持有相關(guān)證明的個(gè)人，包括港澳、臺灣同胞、海外華僑，如果需要查閱高校檔案，應(yīng)說明原因，經(jīng)過批準(zhǔn)后可以查閱、摘錄和復(fù)印高校檔案中屬于開放的檔案資料。檔案查閱的有關(guān)規(guī)定應(yīng)遵循一定原則，不屬于開放范圍的檔案文件，未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)和授權(quán)的，任何個(gè)人或組織不得公布相關(guān)材料。

檔案的編研工作是高校檔案部門的重要工作之一。對于需要出版和公開公布的檔案，須經(jīng)檔案部門同意，并報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)檔案部門的批準(zhǔn)，一些重要的、珍貴的檔案和資料不得提供原件使用。

4.檔案的分類和保存

高校檔案部門要對檔案進(jìn)行分類、編號和排列。檔案的分類是檔案管理諸環(huán)節(jié)中最關(guān)鍵和重要的步驟之一，要仔細(xì)分類保存。未經(jīng)相關(guān)部門的批準(zhǔn)，檔案管理人員不得私自銷毀任何檔案。如果確定需要對檔案資料進(jìn)行銷毀，必須征得管理部門批準(zhǔn)，并做好詳細(xì)記錄。

對于檔案的全宗和案卷數(shù)量、收進(jìn)和移出、利用等情況，高校檔案部門應(yīng)派遣專人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作檔案基本信息情況統(tǒng)計(jì)表，向有關(guān)行政和主管部門報(bào)送存檔。

在檔案保存過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)破損和褪色，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救。檔案管理人員在工作中要注意學(xué)習(xí)和提高檔案保護(hù)的技能，對檔案文件的保存情況進(jìn)行及時(shí)的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

5.檔案數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)前，電子文件的不安全嚴(yán)重威脅著高校檔案的長期保存，威脅著高校進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）的發(fā)展，檔案數(shù)字化應(yīng)運(yùn)而生。它是一種新型檔案信息形態(tài)，即把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化形式存儲，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，網(wǎng)絡(luò)化形式互相連接，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，便于及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

高校進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)是極其必要的，其現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值是不容忽視的。數(shù)字化檔案使信息丟失得到了有效避免，節(jié)省信息存儲空間，使得檢索檔案信息更加便捷，節(jié)省信息存儲空間，促進(jìn)了檔案歸檔的及時(shí)，提供利用更加迅速，發(fā)布和傳播檔案信息的安全性得到了提高。

通過檔案的數(shù)字化建設(shè)可以在很大程度上提高辦公效率，利用信息資源的共享同時(shí)服務(wù)不同的使用者，使檔案的利用率得到了大大提高，從而使高校的檔案業(yè)務(wù)工作變得更加高效、更加快捷、更加方便，辦公效率得到了大幅度提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息由管理向研究與利用進(jìn)行質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)束語

新形勢下，高校檔案工作正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，面臨許多新問題和新挑戰(zhàn)，亟需對原來的相關(guān)法規(guī)進(jìn)行規(guī)范和完善，突破那些與時(shí)代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，并根據(jù)實(shí)際需要增加新的內(nèi)容，以指導(dǎo)高等學(xué)校的檔案工作，把高校檔案管理工作提高到新的水平。

要發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新的精神，扎實(shí)推進(jìn)新時(shí)期、新階段高校檔案工作科學(xué)地向前發(fā)展，全面提升高校檔案服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力和水平，努力開創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面。

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（責(zé)任編輯：劉翠枝）