淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性

劉海梅

[摘 要]隨著經濟全球化和我國改革開放的不斷深入，人力資源已成為企事業單位的核心資源，是提升其競爭力的關鍵因素，而人事檔案是企事業選人、用人、開發人力資源的基礎。人事檔案在人力資源管理中有著很重要的作用，了解和打破人事檔案在事業人力資源管理中的現狀和困境，采取相應的策略在企事業的人力資源檔案中發揮更大的作用，提高人事檔案在人力資源管理中的地位。完善人事檔案管理以實現對人力資源的最優開發和利用，對新時期的企業管理具有重要的研究價值。

[關鍵詞]人事檔案；人力資源；管理中重要性

[中圖分類號]C962 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）38-0059-02

1 人事檔案管理與人力資源管理的關系

人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優劣將會對人力資源管理工作的有效性產生直接影響。

2 人事檔案管理對人力資源管理的促進作用

2.1 人事檔案為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據

人事檔案是現代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發現新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。

2.2 人事檔案對人力資源開發有促進作用

（1）利用人事檔案有助于動態分析員工的人生軌跡，從而預測其發展潛力。依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發揮人才效力。

（2）利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理。

2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據

人事檔案為企事業單位的一些重大決策提供了必要的依據。如績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。

2.4 人事檔案可以優化人力資源的合理配置

隨著信息化、全球經濟一體化加速和國內法制體系的健全，以知識、信息、服務等為特征的新經濟時代對傳統人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業的迅速發展。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規劃

近年來，學界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預測更科學、規范，從而制定出合理的管理規劃。

2.6 使人力資源的管理水平得到提升

人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業務活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應的也得到應有的重視，相應的管理水平也有所提升。

3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用

雖然隨著社會的發展，人事檔案管理較之以前有了很大的進步，然而，人事檔案管理不善的問題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負面作用主要表現在如下幾個方面：

（1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時掩蓋了其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值。如今造假學歷、防偽學士學位證及個人簡歷的偽造、虛報年齡事件等層出不窮，導致人事管理混亂重重，出現了許多不必要的麻煩。諸多不對稱的信息對未來人力資源配置的預測造成了重大的影響，并將使企業失去更多的人才。

（2）人事檔案材料分散，內容簡單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內容抽象，無法體現個性特色，這種人事檔案對企業的選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業的管理成本。

（3）檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經濟、技術不斷更新，人事檔案也在不斷地產生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發展，降低管理效率。如果不加強制度和技術更新，日新月異的社會，加上人員的流動性巨大，將跟不上人事管理規劃的腳步，會浪費大量的時間和人力，工作效率低，只能被動地接收信息。

4 完善人事檔案管理，為現代人力資源管理服務

人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續發展的重要保障。

4.1 優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性

人事檔案管理的活動中，應該及時對不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，運用現代科技和信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

4.2 建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率

人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。運用現代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現代企業制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。

5.1 充實人事檔案的內容

在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。

5.2 增強人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員應更為詳盡地收集其個人信息。此外，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。

6 加強人事檔案的時效性

人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。

7 加強人事檔案的現代化管理

人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統檔案以紙張為介質，占用空間較大，保管環境要求較高；隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺，形成資源共享。

8 切實提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理人員良好的業務素質是促進企事業檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，現有的檔案管理人員也應當努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。人事檔案管理人員要有較高的政治素質、嚴格的組織紀律性和良好的職業道德，必須加強人事檔案管理人員隊伍的思想建設和業務水平，拓寬檔案管理人員的知識領域，使其能夠適應新的、更高要求的檔案管理工作。同時，增強檔案管理人員的服務意識，積極主動地與各部門溝通、協作，從而能夠及時有效地獲得各種信息，更好地為企業或組織的人力資源管理和為高層的決策提供服務。

總之，人事檔案是企業或組織考察、了解和合理地使用人才的最重要依據，人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。此外，健全、規范和真實人事檔案管理對組織的人力資源建立與開發也有著十分重要的作用。因此，要充分發揮人事檔案管理的積極作用，以促進人力資源健康、和諧的發展。