試論縣級紅十字會檔案信息管理工作

李國良

摘 要：紅十字會檔案管理趨向信息化發展，這是紅十字會檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。當下現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，加快紅十字會檔案信息電子化數字化建設。

關鍵詞：縣級紅十字會；檔案管理；信息化

中國紅十字會是中華人民共和國統一的紅十字會組織，是從事人道主義工作的社會救助團體，是國際紅十字運動的重要成員。中國紅十字會以發揚人道、博愛、奉獻的紅十字精神，保護人的生命和健康，促進人類和平進步事業為宗旨。紅十字會檔案是紅會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是紅會至關重要的公共財產，是紅十字會開展相關工作具備連續性和有序性的有力保障。在步入信息化社會和大數據時代的今天，紅十字會檔案管理也必須跟隨時代步伐，采用信息化手段和大數據戰略，讓信息化、電子化、數字化甚至大數據化變為紅十字會檔案管理的突出表現與鮮明特征。

1 紅十字會檔案管理現狀及存在問題

縣級紅十字會的檔案管理處于手動整理、保存、歸檔、記錄階段，僅有部分紅十字會建立了自己的網站，但內容僅限于內設機構的職責、辦事流程及少量的業務工作介紹，縣級紅十字會檔案信息化應用還處于初步階段。這一現狀與社會信息化發展大環境的要求不太適應。其主要問題集中表現在：

1、紅十字會的檔案信息管理基礎工作有待規范。各地區的檔案業務水平發展不均衡，相關業務案卷質量不高，而且紅十字會檔案自動化工作沒有統一標準，制約了紅十字會的檔案信息工作電子化、信息化的應用和推廣。

2、紅十字會的檔案信息網絡技術水平有待提高。紅十字會的檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，對于縣級紅十字會來說，其檔案信息安全保障體系的建設距離地市級同行業部門或縣級其他部門來還不夠完善，其網絡技術水平也有待提高。

3、紅十字會的檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有具備現代化電子信息知識的人，管理人員要有較高的網絡信息專業知識層次和開展電子信息工作的技術水平，而不能僅僅滿足于一般的日常的計算機操作。從目前看，許多檔案部門尤其是縣級紅十字會缺乏現代高技術人才，大部分檔案管理人員電子信息技術水平偏低。

2 加強紅十字會檔案管理信息化建設的措施

1、建立與縣級紅十字會相適應的網絡檔案系統。在紅十字會系統內建設數字化綜合應用平臺，發揮網站的作用，促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、對縣級紅十字會實施檔案歸檔與電子文件管理。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3、解決好縣級紅字會檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損，也不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行數據有效性檢測，以防止信息損壞或者丟失。

4.確保縣級紅十字會檔案信息化建設的安全問題。

檔案電子信息化應用可能會受到來自計算機病毒和網絡黑客的攻擊、盜取或破壞，因此妥善保管電子信息檔案各種防病毒措施需要進一步完善，針對部分需要提供網絡共享的檔案信息資源，要提供有效的網絡安全保障；在紅十字會檔案信息化的同時，也不可忽視紙質檔案的保存，要實現電子檔案與紙質檔案并存，雙管齊下。

3 紅十字會檔案信息電子化數字化的作用

一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前紅十字會多數檔案對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

二則縮短紅十字會檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

總之，針對縣級紅十字會檔案管理工作存在的規章措施不夠規范、網絡專業技術水平不達標、相關從業人員綜合素質不過關的現實情況，采用建立與縣級紅十字會相適應的網絡檔案系統、對縣級紅十字會實施檔案歸檔與電子文件管理、解決好縣級紅字會檔案電子文件的保存問題、確保縣級紅十字會檔案信息化建設的安全問題四大舉措，多管齊下，充分發揮信息化與大數據化在縣級紅十字會檔案管理中的作用，借助網絡信息化之東風，力爭縣級紅十字會檔案管理工作更上一層樓！

參考文獻

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