當前檔案管理存在問題分析及如何進行規(guī)范化管理

袁玉娟

摘 要：多年來，檔案管理工作對我國經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發(fā)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路，為經(jīng)濟建設(shè)和社會進步發(fā)揮更大作用。本文就當前檔案管理存在的問題進行分析，并提出規(guī)范化管理的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；規(guī)范化管理；健全機制

隨著改革開放的不斷深化，計算機網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，規(guī)范化管理檔案工作顯得尤其重要。規(guī)范化管理檔案工作不但可以提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，還可以發(fā)揮檔案管理工作的自身價值，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步作出應有的貢獻。

1 當前檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案管理制度不完善。檔案約束機制不健全，部分單位部門沒有把檔案業(yè)績列入崗位目標責任制考核管理，監(jiān)督管理沒有力度。部分檔案法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件存在“老化”情況，已不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要，亟需修改完善。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，檔案工作“產(chǎn)業(yè)化”，檔案中介服務(wù)機構(gòu)走進單位部門中，一些工作亟需的檔案法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件還沒有制定出來。

2、部分單位對檔案管理重要性認識不強。部分單位人員對檔案法律、法規(guī)的認知度很小，不少人還不知道有《中華人民共和國檔案法》，不清楚檔案法明確規(guī)定的檔案部門的職責、任務(wù)。不懂得檔案管理利用的重要性，不知道檔案對社會、政治、經(jīng)濟的重要作用，更不知道違反檔案法規(guī)所要承擔的責任，因此導致在實際工作中違犯檔案法的情況嚴重存在，如，不按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案，導致檔案丟失、被盜、損壞的情況時有發(fā)生，影響了單位檔案的完整與安全，嚴重的會對單位各項事業(yè)造成不可彌補的損失。

3、檔案管理技術(shù)手段滯后，方法陳舊，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的一個大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成推進檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。

4、檔案管理隊伍不穩(wěn)定。在不少單位部門，檔案工作缺少獎懲激勵機制，所以頻繁調(diào)整的現(xiàn)象較為普通，此外，檔案管理員掌握的專業(yè)知識較少，檔案人員身兼數(shù)職。

2 如何進一步提高檔案管理水平

2.1 加強隊伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。擔任專（兼） 職檔案管理員應具有高度政治責任感、堅定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度、熱愛檔案事業(yè)、甘于奉獻。未設(shè)專職檔案員的應適當減少兼職檔案員的其他工作，使其能抽出更多精力鉆研、從事檔案工作。檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

2.2 進一步明確檔案管理的根本目的在于檔案利用

要牢牢樹立服務(wù)意識，把檔案工作的重點從以安全保管為主轉(zhuǎn)移到保管與利用并重上來。檔案運用的合理有效，是經(jīng)濟社會快速發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面做好外，還應著重做好檔案的編目，檢索，編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時提供和滿足檔案利用工作的需要。

2.3 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

3 如何進行檔案的規(guī)范化管理

3.1 全面普查案卷

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規(guī)范或無標題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現(xiàn)象，也有相當一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

3.2 提高案卷質(zhì)量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

3.3 注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

3.4 格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

4 小結(jié)

當然，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實行標準化、規(guī)范化的工作，推進了檔案管理，現(xiàn)代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。

參考文獻

1、科技檔案管理存在的問題分析與對策 左青平《城市建設(shè)理論研究》 2013年第19期

2、淺談如何做好檔案規(guī)范化管理工作 樊盛英 《學理論》 2011年08期

3、檔案管理規(guī)范化措施策略探討 劉冶陶 《卷宗》2012年10期