基于參與方分析論圖書采購工作

關鍵詞：文獻資源建設；圖書采購；購書質量

摘 要：圖書采購質量是圖書館文獻資源建設成敗的關鍵， 在采購圖書時，注重調查讀者需求，嚴格選擇書商，制定科學合理的購書制度與計劃，規范圖書采購的各個流程，提高采訪人員素質，收藏專業性學術性強的高質量文獻，構建合理的藏書體系將顯得尤為重要。文章從圖書采購的參與方，即使用方、供應方、采購方三方來分析如何提高圖書采購質量。

中圖分類號：G250.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）01-0071-02

作者簡介：李愛明（1975-），湖北工程學院圖書館副研究館員，采訪部主任。

1 使用方——讀者需求調查

圖書館圖書采購的目的是為讀者提供文獻資料服務，因此，讀者對所購圖書是否滿意是衡量圖書采購質量的唯一標準。圖書采購人員在采購前應多方了解讀者需求，才能做到有的放矢，保證圖書采購質量。

首先，利用讀者問卷調查、到書庫實地走訪或讀者座談會等方式廣泛征詢其文獻需求，包括對現有藏書的滿意度、對采購方向的建議等，使讀者與圖書館建立有效的溝通機制。另外，借助圖書信息管理系統工具，統計分析讀者對各類圖書的借閱情況，從整體上掌握讀者的閱讀傾向，發現圖書采購中存在的問題，及時調整采購。其次，教師也是非常重要的專家級讀者，采訪人員直接與專業教師聯系，讓教師參與選書。采訪人員定期將書目發送給各院系，讓教師勾選其需要的專業書籍，這樣既能彌補由于采訪人員專業面窄，可能會遺漏采集某些專業書的缺陷，同時也為采訪人員提供了向教授專家學習的機會，為其以后的工作奠定基礎。最后，可經常走訪院系資料室，了解資料室的藏書狀況，為圖書館采訪工作提供重要的參考依據。

2 供應方——供書商的選擇

目前各高校圖書館圖書采購工作普遍采取招標的方式來確定供書商，通過招標采購，既可為圖書館贏得合理的折扣，節省采購開支；同時通過透明的采購程序，防止圖書采購過程中貪污腐敗行為的發生，大大提高資金的使用效率。在選擇確定中標書商時，中標書商的資質與規模、折扣率、供貨質量、服務水平都是重要的評價指標[1]。

2.1 公司資質與規模

要選擇綜合實力強，資金雄厚，在業界有良好信譽的書商。招標時，通過書商出具的近三年在各高校圖書館中標情況說明，了解競標書商的綜合實力，主要從注冊資金、經營規模、從事圖書銷售的年限、是否有不良經營記錄等方面來考慮。

2.2 折扣率

眾所周知，商人是以追求利潤為目的的，專家在評標時不能一味地追求低折扣，如果中標折扣低，在合同期內供書商的供書質量與服務將會大打折扣，因此在圖書評標時應選擇折扣率在平均值左右、信譽好、實力強的供應商為中標書商。

2.3 供貨質量

對供書商提供的書源應有明確的規定，要求具備暢通的進貨渠道，對各重點出版社圖書的采到率應有明確承諾，這樣才能保證專業圖書質量。同時在合同中應有對出售盜版書、私自搭售圖書行為進行相應處罰的規定。

2.4 服務水平

具體包括到書率、供貨周期、編目數據以及一些配套服務等。到書率，指實際到書與實際采購數量之間的比率，在合同中應明確規定三個月及半年的到書率。供貨周期影響采購進度，有些中標書商認為已經中標便可高枕無憂，不認真履行合同，無法保證圖書采購進度及采購任務的完成，直接影響圖書館讀者服務工作。因此在招標文件中應對合同期各個階段的供貨率進行明確規定，并制定處罰措施，將不能依合同供書、資質差的書商加以過濾，以確保圖書采購任務按時完成[2]。能否提供完整準確的編目數據，是衡量書商服務水平的一個重要指標。配套服務主要包括蓋館藏章、貼條碼、書標、附磁條等。

事實上，圖書館同仁們已逐步達成共識，圖書到書率、供貨周期、編目數據是評標時評價書商最重要的三個指標，因此，在評標時評標專家應就主要方面進行重點考查。

3 采購方——圖書采訪人員

3.1 制定科學合理的購書制度與計劃

圖書館藏書建設是長期的過程。為了規范采購工作，必須建立科學合理的圖書采購制度、標準與原則，使該制度作為開展采訪工作的依據和準則，要求圖書館采訪人員嚴格遵守與執行。在宏觀上通過制度來規范圖書采購流程，制訂圖書館資源建設中長期發展規劃，在微觀上還應制訂年度圖書采購計劃與采購細則[3]。圖書館建立圖書采購領導小組，由圖書館館長、分管采訪工作的副館長、采訪部主任、各院系學科專家組成，依據學校所劃撥文獻購置經費，以及學校學科和專業設置，結合本館現有館藏結構，制訂年度購書計劃。

3.2 規范圖書采購的各個流程

圖書采購流程具體來說包括讀者需求調查、書目信息收集、甄選訂購圖書、驗收等環節。

3.2.1 讀者需求調查是圖書采購的起始環節。采訪人員應熟知學校學科和專業設置并及時了解其變動情況；要經常深入到師生讀者中，積極聽取他們對圖書采購的意見和建議，以便于對訂購工作做及時調整，使所采購的圖書貼近讀者需求，讓購進的每本書都能發揮其應有的價值，反之，則是一種資源浪費。

3.2.2 廣泛收集書目信息。采訪人員一般能定期從書商那里獲得書目信息，也可直接與出版社建立聯系，及時掌握出版社圖書出版信息。另外，讓讀者提供書目也是一種重要途徑。采訪人員應經常走訪本館的流通部、閱覽部和學校各個教學院系，多接觸了解師生讀者，收集讀者所需文獻的書目信息，使采購工作更具針對性和實效性。最后，通過電子商務購書網站或讀書網也可收集到有價值的書目信息，如在網上書店查看新書目，瀏覽新書相關評價，讀者論壇意見反饋，找到一些優質經典圖書。只有多渠道廣泛收集和整理出版書目信息，才能充分發揮圖書館職能，更好地滿足讀者文獻需求。

3.2.3 訂購圖書主要有網上預訂與現采。網絡零購也是圖書采購的有力補充，主要用來購買急需的圖書。為了提高購書質量，圖書館千方百計讓讀者參與選書，如：成立圖書采購委員會或選書專家組；發書目到學院請專業老師圈選；在流通部與閱覽室設置圖書采購讀者意見箱；在圖書館主頁設立“讀者薦購”欄；組織書商送樣書到館參展方便師生現場選書；組織專業教師參加書展現場選書；老師出差代購圖書等等。

3.2.4 圖書驗收。是圖書采購工作中不可忽視的重要工作。采購與驗收相輔相成，采購是驗收的前提，驗收是采購的保證。要設立專門的驗收崗位，由專人驗收，這樣，采訪人員與驗收人員之間能互相制約、互相監督、互相促進。新書到館后，驗收時應嚴格按照圖書購銷合同，把好驗收關，認真細致地根據書商所附明細清單核對書號、書名、單價、冊數、總冊數、總金額等，查對所到圖書與訂單是否相符，圖書質量是否有問題。圖書驗收要做到把圖書館利益放在首位，嚴格按照合同和標書的要求執行， 對不合要求的書堅決退回。

3.3 采訪人員素質

采訪人員作為信息資源建設執行者，身上肩負著重大的責任。采訪人員素質的高低影響著采訪過程與結果。采訪人員素質包括職業道德素質、學科知識水平與業務能力、學習能力、溝通能力等。

3.3.1 職業道德素質。采訪人員應具備較高的職業道德素質，熱愛圖書管理工作，具有強烈的責任感與使命感，把讀者需求放在首位，不被個人利益、私人情感所影響[4]。能遵守采訪工作的方針、政策與原則，嚴格執行采訪工作的各項程序，實施采訪全過程的質量控制，客觀公正地進行采購活動，把好采訪質量關，最大限度提高采購效率，使有限的經費得到合理的使用。

3.3.2 學科知識水平與業務能力。訂購圖書的過程是一個運用自己的綜合能力不斷決策的過程，采訪人員學科知識水平與業務能力直接影響采訪結果。為確保采購到質量好、價值高的文獻，文獻采訪人員要熟知全校各院系的專業設置，對圖書館館藏熟諳于心，除具備圖書館專業知識和相關學科知識外，懂外語、會計算機操作以及基本網絡知識，有較高的文獻鑒賞能力。

3.3.3 學習能力。由于所采購的圖書涉及許多學科，隨著學科知識不斷發展更新，采訪人員應能與時俱進，具備學習新知識接受新事物的能力。如：通過自學，充分利用大學有利條件，跟班聽課，擴充自身學科專業知識，為提高文獻鑒賞能力打下堅實的基礎；同時還要堅持學習外語、計算機網絡知識，不斷提高自己的業務技能，成為既精通圖書館業務又熟悉其他專業知識的學識淵博的人。

3.3.4 溝通能力。首先，采訪人員要經常與書商及其客服人員溝通，及時處理解決在供書過程中出現的種種問題。其次，采訪人員要與出版社的人員溝通，了解出版社專業圖書的出版情況。再次，采訪人員要經常走訪學校各個教學院系，聽取院系領導、學科帶頭人和科研項目負責人的意見，根據他們的需求與建議組織采購。最后，采訪人員還要定期走訪流通、閱覽、參考咨詢等讀者服務一線部門，及時了解師生讀者文獻信息需求。因此，一個優秀的采訪人員必須具備良好的溝通與人際交往能力。

一直以來，如何提高圖書采購質量是一個備受采購同行關注的話題，本文通過對參與采購工作的三方分析，強調采訪工作中應以人為本，注重讀者需求，嚴格選擇供書商，提高采訪人員綜合素質，不斷提高圖書采購質量。

參考文獻：

[1] 陳碧.談談如何提高圖書招標采購的質量[J].圖書館理論與實踐，2006（2）：22-23.

[2] 陳碧.從 招 標 文 件 撰 寫 談 提 高 圖 書 采 購 質 量[J].圖書館論壇，2006（8）：156-157.

[3] 朱靜.圖書采購質量控制問題研究[J].農業圖書情報學刊，2012（1）：94-97.

[4] 熊琪.對中文圖書實施政府采購的思考[J].江西圖書館學刊，2007（2）：42-43.

（編校：馬懷云）