實施文檔一體化管理推進呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化建設(shè)

許 鑫

（呼倫貝爾學(xué)院 內(nèi)蒙古呼倫貝爾 022150）

實施文檔一體化管理推進呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化建設(shè)

許 鑫

（呼倫貝爾學(xué)院 內(nèi)蒙古呼倫貝爾 022150）

隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及時代的進步，實施高校檔案一體化已經(jīng)成為順應(yīng)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，使用文檔一體化，可以推動高校檔案信息化的建設(shè)。隨著計算機在日常生活中的廣泛應(yīng)用，它為實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持，使得檔案的利用率得到了極大的提升，本文對文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設(shè)的重要意義做出討論，并提出有利于推進呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化建設(shè)的建議。

文檔一體化；管理；呼倫貝爾學(xué)院；檔案信息化；建設(shè)

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)在生活和工作中的運用已經(jīng)越來越廣泛，而檔案發(fā)展的重要標志就是互聯(lián)網(wǎng)在檔案信息化中的運用。網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用為檔案信息化提供了便利的條件，從而促進了檔案信息化的發(fā)展。實施檔案一體化管理，是高校檔案信息化管理的必然結(jié)果，我校亦然。

一、文檔一體化管理及高校檔案信息化的相關(guān)概念

1.文檔一體化的相關(guān)概念

文檔一體化是將檔案與文書有機結(jié)合，管理文件歸入檔案的過程，以用來保障文檔的完整性。

文檔一體化的運用，能夠保證手機的道的信息完整而準確，并對從信息的收集到歸檔進行系統(tǒng)化的管理，實現(xiàn)資源共享，并使得材料的使用更為快捷方便，在減少成本的基礎(chǔ)上提升了檔案管理的工作效率。文檔一體化能夠規(guī)范檔案管理工作。

2.高校檔案信息化的相關(guān)概念

用最新的信息技術(shù)來保護檔案，這是高校檔案信息化的顯著特征之一。高校檔案信息化一方面要求應(yīng)用信息技術(shù)，另一方面也要求相關(guān)檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的要求。為了實現(xiàn)信息的公開，高校檔案的信息化是檔案管理推進的必然趨勢，其對于檔案的信息管理有這非同尋常的進步意義。高校檔案信息化滿足利用者的需要，形成了一個完整的服務(wù)體系，相關(guān)部門為利用者提供了信息平臺，使得利用者對于信息檔案的使用更為便捷。因此，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，明確對于檔案信息化的概念，完善自身素質(zhì)。

二、文檔一體化管理對我校檔案信息化建設(shè)的意義

1.適應(yīng)社會生產(chǎn)發(fā)展的需要

隨著時代的發(fā)展，社會競爭日益激烈，與此同時，學(xué)生的就業(yè)情況也十分緊張，“畢業(yè)等于失業(yè)”的情況已經(jīng)越來越多。運用文檔一體化推進我校檔案信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)建在一個在線的信息平臺，將學(xué)生的信息放置在平臺上，使得企業(yè)招聘人員能夠更好的瀏覽學(xué)生的情況，擴大了在校學(xué)生的就業(yè)率。此外，文檔一體化的運用，使得學(xué)生查閱資料更為便捷，大大提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)能力

2.優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理能力

傳統(tǒng)的檔案管理模式并不利于檔案管理，也不能適應(yīng)時代的發(fā)展。文檔一體化管理運用最新科技，使得管理人員能夠利用計算機信息技術(shù)，對收集得到的文檔和信息進行歸檔，真正的實現(xiàn)規(guī)模化管理。

3.實現(xiàn)資源共享

從前，我校檔案管理一直是封閉的狀態(tài)，在信息化日益完善的今天，在檔案一體化管理使用信息化技術(shù)，能夠科學(xué)管理各類資源，為各界人士查閱學(xué)校檔案形成良好的途徑，打破以往封閉的管理路線，真正的實施資源共享。

三、呼倫貝爾學(xué)院文檔一體化管理的檔案信息化建設(shè)的途徑

1.建立呼倫貝爾學(xué)院檔案信息化一體管理的機構(gòu)

文檔一體化管理是對從文件收集到歸檔的管理。因此，應(yīng)建設(shè)相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，進行對文件的專門收集以及應(yīng)用計算機進行歸檔。弱沒有相關(guān)機構(gòu)，則會使整個活動處于分散的狀態(tài)，對于檔案的完整性不能夠形成保障。因此，相關(guān)人員應(yīng)成立管理機構(gòu)，對呼倫貝爾學(xué)院檔案進行一體化管理。

2.提供相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備支持

我校檔案的管理需要相關(guān)專業(yè)人員進行操作，要實現(xiàn)我校檔案新華一體化管理，就需要學(xué)校提供相應(yīng)的技術(shù)條件。因此，我校應(yīng)引進先進設(shè)備，聘請專業(yè)人士，對我校檔案進行一體化管理，在技術(shù)和設(shè)備上保障我校檔案的一體化。

3.開設(shè)相應(yīng)的信息平臺

要實現(xiàn)高效檔案信息一體化，需要學(xué)校創(chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，方便使用。學(xué)校可以在網(wǎng)站上開設(shè)連接，方便學(xué)生瀏覽，組織相關(guān)技術(shù)人員進行保護，防止不法分子對高校檔案信息的惡意運用，造成不必要的麻煩。

4.加強管理人員的素質(zhì)

在實施文檔一體化管理推薦我校檔案的信息化建設(shè)當中，管理人員至關(guān)重要，其素質(zhì)的高低影響著實施文檔一體化管理推薦我校檔案信息化建設(shè)的水平。因此，學(xué)校應(yīng)用自行培養(yǎng)的方式，保障相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)。或者利用聘請高素質(zhì)人才的方式對我校檔案進行管理。

5.加強文件管理的標準化

實施文檔一體化管理推進我校檔案信息化建設(shè)，能夠在文件管理和檔案管理之間形成密切的關(guān)系，將二者放在同一個系統(tǒng)之中，做為連接子系統(tǒng)的過程。由于這種前后相承的關(guān)系，文件管理影響著檔案管理的發(fā)展。因此，我校應(yīng)加強文件管理的標準化，為文檔一體化管理服務(wù)。

6.建立統(tǒng)一的管理業(yè)務(wù)規(guī)范

檔案管理系統(tǒng)需要投入巨大的人力物力，系統(tǒng)建設(shè)是一個密集的工作，相關(guān)部門應(yīng)建立信息系統(tǒng)。因此，在設(shè)計過程中，應(yīng)確保字段的標準化，這是文檔一體化的基礎(chǔ)，也是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交換的保證。除此之外，從紙張到文件以及各種裝具，應(yīng)采用國家統(tǒng)一規(guī)格編號。文書處理部門在對文件進行分類時，要嚴格執(zhí)行國家相關(guān)法案以及規(guī)定，同時應(yīng)考慮到部門歸檔的一致性。要嚴格崗位培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員認識實施文檔一體化的必要性以及重要意義，增強相關(guān)人員對于推行文檔一體化的自覺性，掌握相關(guān)知識。除了要對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，還應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)這進行文檔一體化的培訓(xùn)，使得管理者加深對文檔一體化的重視程度。

7.加強文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃

當前，一些檔案處理部門的軟件不能相互應(yīng)用，缺乏通用型，阻礙了文檔一體化的實施。因此，對于文檔一體化軟件的開發(fā)，應(yīng)樹立前段控制思想。前段控制就是將管理放在文件設(shè)計極端進行考慮。在文檔一體化的設(shè)計中，應(yīng)推廣兼容性強、只能程度高的系統(tǒng)，使得文檔的運轉(zhuǎn)更加快捷，形成滿足現(xiàn)代環(huán)境的技術(shù)保障。除此之外，各部門應(yīng)根絕各自的只能，按照標準的要求，制定文檔一體化的保管方案，對各種信息進行統(tǒng)一。

8.加快辦公自動化進程

如今，計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已涉及到多個領(lǐng)域，伴隨著電子文件的涌現(xiàn)，工作效率大大提升，也改變了以往單一的紙質(zhì)文件為主的情況。檔案數(shù)量增長，利用量和范圍不斷擴大，需求量也不斷增加，面對不同用戶的不同要求，工作者應(yīng)采取新的管理方法來解決問題，在實現(xiàn)資源共享的過程中，利用計算機技術(shù)來滿足檔案信息化建設(shè)的需要。辦公自動化軟件的應(yīng)用，減輕了檔案的磨損，滿足了各部門對檔案的需求，提高了檔案的利用效率，由于其諸多優(yōu)越性能，為高校檔案管理提供了有利的條件。

四、結(jié)語

社會的發(fā)展決定了我校檔案已經(jīng)不再適應(yīng)如今的節(jié)奏。而文檔一體化管理我校檔案信息化建設(shè)也是為了滿足時代需求而建立的，這種管理模式適應(yīng)時代的發(fā)展，同時減輕了檔案管理人員的工作壓力，節(jié)約成本，使得檔案管理更加系統(tǒng)。

[1]武曉莉.對檔案信息化問題的思考[J].中共山西省直機關(guān)黨校學(xué)報,2008(04).

[2]王洪濤,趙鴻博.強化檔案管理 提升服務(wù)水平[J].檔案與建設(shè),2009(12).

[3]孫雪梅,吳春娥.淺析電子文件對檔案工作的影響和管理措施[J].世紀橋,2009(15).

The implementation of integrated archives management of archives informatization construction Hulunbeier University

Xu Xin

(Hulunbeier University, Hulunbeier Inner Mongolia, 022150, China)

With the development of economy and the progress of the times, the implementation of college archives integration has become an inevitable trend of technological development, the use of document integration, to promote the building of College Archives informatization. With the wide application of computer in daily life, it is the implementation of document integration management informatization construction of University Archives provides technical support, the rate has been greatly improved the use of archives, this paper advances the important significance of information construction of University Archives of document integration management is discussed, and put forward to promote the informatization construction of Hulunbeier University archives advice.

integrated archives; management; Hulunbeier University; archives informatization; construction

G271

A

1000-9795（2014）05-0452-01

［責(zé)任編輯：陳懷民］

2014-03-13

許 鑫（1975-），女，內(nèi)蒙古呼倫貝爾人，從事檔案信息化建設(shè)方向的研究。