對(duì)提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的探析

曾園園

（北京理工大學(xué)珠海學(xué)院 廣東珠海 519088）

對(duì)提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的探析

曾園園

（北京理工大學(xué)珠海學(xué)院 廣東珠海 519088）

我國(guó)高等學(xué)校普遍采用的是校、院、教研室三級(jí)管理體制,院級(jí)組織作為基層教學(xué)管理單位。這也意味著高校二級(jí)辦公室工作在科研與教學(xué)中的地位愈加突出。如何科學(xué)的發(fā)揮其聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的工作職能，更好的促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展是一個(gè)不容小覷的問(wèn)題。因此，正確認(rèn)識(shí)工作人員需要具備的基本素質(zhì)和二級(jí)學(xué)院辦公室工作職能，全面分析辦公室工作特點(diǎn)及其重要性，提高工作效率，優(yōu)化辦公室管理結(jié)構(gòu)，解決好辦公室中的主要矛盾和問(wèn)題，更好的服務(wù)學(xué)院教學(xué)與科研，是值得我們研究與深思的重要課題。

學(xué)院辦公室：素質(zhì)；基本要求

隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，許多高校設(shè)立校、院、教研室二級(jí)教育管理制度，而同時(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室的綜合協(xié)調(diào)、承上啟下和后勤服務(wù)工作的作用日益明顯。同時(shí)它還處于連接領(lǐng)導(dǎo)和職工、協(xié)調(diào)各部門的樞紐地位，承擔(dān)著對(duì)外交往、上傳下達(dá)等工作。二級(jí)學(xué)院辦公室的管理效能的高低直接反映了整體學(xué)校的形象與執(zhí)行力。但是，現(xiàn)存的二級(jí)辦公室體制存在著很大的問(wèn)題，這就要求了它的工作效率必須快速跟進(jìn)，與二級(jí)學(xué)院同步發(fā)展。

一、高校二級(jí)學(xué)院工作室的重要地位

高校二級(jí)學(xué)院辦公室是二級(jí)學(xué)院的綜合行政管理部門和中心樞紐，也是擔(dān)任學(xué)院日常事務(wù)管理的部門。它接受上級(jí)相關(guān)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使教師與學(xué)生、學(xué)院與學(xué)院、學(xué)校與學(xué)院之間緊密相連，進(jìn)行著學(xué)院的科研、社會(huì)服務(wù)、教學(xué)等方面的服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理和組織等工作，落實(shí)貫徹上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，是整個(gè)學(xué)校有序運(yùn)轉(zhuǎn)的力量源泉及良好運(yùn)作的不竭動(dòng)力。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)

(一)高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理理念有待轉(zhuǎn)變

在高等學(xué)校中，大家的眼光主要集中在科研工作，教學(xué)成果，招生就業(yè)和學(xué)科建設(shè)。很多人對(duì)二級(jí)辦公室的工作認(rèn)識(shí)存在偏差和誤解，不關(guān)注不重視辦公室工作。他們認(rèn)為二級(jí)學(xué)院辦公室中的工作誰(shuí)都可以干，沒(méi)有技術(shù)含量和前途。由于在思想上和行為上輕視辦公室工作，所以些許工作人員不安心工作，想調(diào)到科研或教學(xué)崗位。

(二)高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員素質(zhì)不高，不重視業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

現(xiàn)在，很多二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員學(xué)歷和素質(zhì)修養(yǎng)高低不齊，平時(shí)工作缺乏管理意識(shí)，僅僅限于常規(guī)的事務(wù)。有的工作人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)，適應(yīng)不了現(xiàn)代化辦公。一方面，二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員缺乏培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致各方面和高校管理的標(biāo)準(zhǔn)形成了很大的距離。這使得他們業(yè)務(wù)素質(zhì)不熟練、不過(guò)硬，不能有效的提高辦事效率，也就無(wú)法更好的服務(wù)師生。

(三)高校二級(jí)學(xué)院辦公室缺乏必要的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，人員積極性不高。

二級(jí)學(xué)院辦作為學(xué)院的樞紐，辦公室人員壓力自然很大。一方面高等院校的大量擴(kuò)招加大了辦公室的工作量。上世紀(jì)80年代初，高等教育的毛入學(xué)率低于3%，但到2006年時(shí)，我國(guó)高等教育的招生規(guī)模由800萬(wàn)人增長(zhǎng)到2500萬(wàn)人，這大大增加了二級(jí)學(xué)院的后勤管理、科研和教學(xué)管理等日常管理工作。另一方面，二級(jí)辦公室工作性質(zhì)繁瑣。全校有關(guān)部門下達(dá)任務(wù)的終端為二級(jí)學(xué)院辦公室，這要求了信息的初端要及時(shí)的保量的保質(zhì)的傳達(dá)。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院的形象門面，每位工作人員都要時(shí)時(shí)刻刻注意自己的形象，給對(duì)方留下良好的印象。這都增加了工作壓力。在這種壓力下，辦公室工作人員的工作熱情很難被調(diào)動(dòng)，同時(shí)，高校二級(jí)學(xué)院辦公室沒(méi)有建立相應(yīng)的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，大多人對(duì)自己的工作抱著“無(wú)過(guò)便是功”的態(tài)度，存在“重辦事、輕參謀”的想法，在對(duì)待學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和職能部門交代的工作上，普遍被動(dòng)應(yīng)付、得過(guò)且過(guò)，消極的對(duì)待工作。同時(shí)，收入低，論文少，職稱評(píng)不上等問(wèn)題。

(四)管理制度不夠完善

當(dāng)前，高校二級(jí)學(xué)院辦公室并沒(méi)有建立針對(duì)辦公室各個(gè)崗位、各個(gè)人員的工作制度，制度往往是一般性制度，無(wú)法對(duì)具體的工作過(guò)程起到約束作用。不健全的制度埋下了辦公室工作人員“偷奸耍滑”的隱患，使得辦公室工作人員在很多工作上敷衍了事，不能認(rèn)真對(duì)待工作。

(五)管理方法、管理手段陳舊

當(dāng)前很多高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員在工作中仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主，這種管理手段在高校師生人數(shù)不斷增加的形勢(shì)下面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，無(wú)法適應(yīng)高強(qiáng)度的管理工作，使得管理效率較低。同時(shí)，傳統(tǒng)的管理方法不注重民主管理，不注重自主管理，制約了管理水平的提高。

三、提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的策略

(一)樹立正確的管理理念

針對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室管理，我們要樹立以人為本的管理理念。以人為本的管理理念是在管理活動(dòng)中必須一直堅(jiān)持一切從人出發(fā)，達(dá)到激發(fā)和充分調(diào)動(dòng)人的創(chuàng)造性和積極性的目的，從而不斷提高效能和促進(jìn)人的全面發(fā)展。所以，高校的二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員的管理效果由管理觀念決定。所以，在各項(xiàng)工作的進(jìn)行過(guò)程中，工作人員必須堅(jiān)持以人為本，為師生提供真誠(chéng)的服務(wù)。

(二)加強(qiáng)素質(zhì)提高，重視業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

為了完成二級(jí)學(xué)院辦公室的工作目標(biāo)，需要不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，例如交際能力，管理能力，合作能力等。要開展各種形式的培訓(xùn)，鼓勵(lì)辦公室人員積極主動(dòng)的參與其中，提高各項(xiàng)工作需要的專業(yè)技能，提升整體工作能力。處理常規(guī)性事務(wù)時(shí)，有些能夠獨(dú)立完成，但有些要協(xié)作完成。所以溝通和團(tuán)隊(duì)合作能力很重要。同時(shí)，要重視他們的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，讓他們掌握最新的業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠熟練的處理各種業(yè)務(wù)。

(三)建立合理的競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)機(jī)制，增加辦公室人員的工作積極性

考慮到辦公室工作人員收入較低、工作較重的情況，應(yīng)該建立一定程度的激勵(lì)機(jī)制，比如績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)和薪酬拔高等激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于在工作崗位上有特殊表現(xiàn)的工作人員，要給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們努力工作的積極性，或者采用升職激勵(lì)。此外，還要建立合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采用競(jìng)爭(zhēng)上崗等方式，在二級(jí)學(xué)院辦公室內(nèi)部形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，激發(fā)辦公室人員的工作斗志，讓他們?cè)诟髯缘膷徫簧蟿?chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先。

(四)完善管理制度，使管理規(guī)范化、系統(tǒng)化

為了提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的工作效率，必須要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行完善，要查漏補(bǔ)缺。要建立一套能夠?qū)Ω鲘徫还ぷ魅藛T進(jìn)行約束，能夠有效指導(dǎo)各崗位工作人員工作的制度，建立一套能夠?qū)k公室工作人員進(jìn)行優(yōu)獎(jiǎng)差懲的制度，提高各崗位人員的工作積極性。只有這樣，才能進(jìn)一步規(guī)范辦公室工作人員的行為，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)劃范的管理。

(五)創(chuàng)新管理方法、更新管理手段，全面提升工作效率

在管理方法上可以采用先進(jìn)的目標(biāo)管理方式，和傳統(tǒng)的管理方式相比較，目標(biāo)管理要側(cè)重于個(gè)體的自主能力。學(xué)院的工作開展在政策的引導(dǎo)下，要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行。要采取共同參與的形式，使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員形成一致意見(jiàn)。提倡積極民主的參與決策。發(fā)揮各異的主觀能動(dòng)性，建立目標(biāo)管理體制，結(jié)合個(gè)體目標(biāo)和集體目標(biāo)，促進(jìn)二級(jí)學(xué)院辦公室素質(zhì)順利完成。在管理手段上，要采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，要實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化管理，提升管理效率，實(shí)現(xiàn)信息的暢通溝通。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校的改革和擴(kuò)招也在不斷進(jìn)步，高校二級(jí)辦公室工作也在處于機(jī)遇和挑戰(zhàn)中。我們必須不斷開拓創(chuàng)新，不怕艱難困苦，才能為高校二級(jí)學(xué)院的發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的、和諧的環(huán)境。

[1]李丹,田志松.新時(shí)期加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)院辦公室工作的探索和實(shí)踐[J].管理和財(cái)富,2008(11).

[2]王頻.新形勢(shì)下高校辦公室工作的思考[J].沿海企事業(yè)與科技,2009(04).

[3]邵連.如何提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理成效[J].考試周刊,2011(67).

Promote office work efficiency in two upgrade college

Zeng Yuan-yuan

(Zhuhai College of Beijing Institute of Technology, Zhuhai Guangdong,519088, China)

generally adopted by China in higher school is school, college, Department three level management system, hospital level organization as the basic teaching management unit. This also means that the two class status of office work in Colleges and universities in scientific research and teaching in the increasingly prominent. How scientific work functions of the outside contact, coordination, promote the school development is a big problem. Therefore, the correct understanding of the functions of office work basic qualities of the staff required and two college level, a comprehensive analysis of characteristics of office work and its importance, improve the work efficiency, optimize the structure of office management, solve the main contradictions and problems in the teaching and Research Office, better service college, is an important topic worthy of our research and thinking.

college office: quality; the basic requirements

C931.4

A

1000-9795（2014）06-0464-01

［責(zé)任編輯：陳懷民］

2014-03-11

曾園園（1982-），女，湖南邵陽(yáng)人，職稱： 初級(jí)，從事高教研究。