不確定環(huán)境中企業(yè)實施組織即興的組合策略

蘇艷林

（燕山大學 經(jīng)濟管理學院，河北 秦皇島市066000）

為了應對日益動蕩的經(jīng)營環(huán)境，越來越多的企業(yè)需要保持經(jīng)營的靈活性。爵士樂演奏普遍采用的即興發(fā)揮（improvisation）的做法逐漸引起了組織和管理學者們的興趣，并將之引入管理學研究中。現(xiàn)有研究表明，組織即興是不確定環(huán)境中企業(yè)保持活力與競爭力的重要策略。

一、組織即興的概念和特點

組織即興是組織應對不確定環(huán)境的一種適應性策略。現(xiàn)有研究從三個方面來定義組織即興。第一，從主體維度看，組織即興的實施主體是組織或組織成員，服務于組織或團體的目標；第二，從時間維度來看，組織即興意味著想法的形成（或決策）與執(zhí)行之間的間隔非常短，傳統(tǒng)的先擬定詳細計劃再執(zhí)行的“預備—瞄準—開火”模式被“開火—瞄準—開火”模式所代替；第三，從資源維度來看，組織即興依賴于手頭的資源，機會窗口轉(zhuǎn)瞬即逝，容不得組織搜尋更多資源或更優(yōu)的方案，因此就地取材（或創(chuàng)造性拼湊）成為重要的資源配置方式。后兩點雖然意味著組織即興有可能導致戰(zhàn)略的低效，但也正是這種相機而動帶來了組織對環(huán)境變化的靈活適應。這被著名組織學者卡爾·維克稱之為“不完善之美”。

組織即興具有兩個主要特點：

（1）組織或團隊成員只遵守少量的特定規(guī)則。例如，在組織中，任務優(yōu)先級、最后完成期限等可能是事先限定好的，不能輕易更改。但在這些規(guī)則之內(nèi)，組織成員有很大的靈活性采取行動。在爵士樂中，誰是樂隊的獨奏者，演奏的順序等也是樂隊成員需要遵守的為數(shù)不多的幾個規(guī)則，這些規(guī)則為演奏提供了一個富有彈性的框架，在此框架中，樂隊成員通過充分的溝通而調(diào)整、協(xié)作，從而實現(xiàn)良好的演奏效果。

（2）大量的實時溝通。由于環(huán)境的動態(tài)性，目標及相關細節(jié)需要隨著變化了的環(huán)境而調(diào)整或修訂，因此，組織成員只有進行實時溝通，才能夠做出切合實際的調(diào)整。在爵士樂中也是如此，演奏者們通過傾聽和目光交流來監(jiān)督和感受彼此的演奏，并據(jù)此調(diào)整個體的演奏策略，在動態(tài)調(diào)整中為聽眾提供美妙的音樂體驗。總之，組織即興演繹了一種動態(tài)之美，一切都不是按部就班。

二、有效發(fā)揮組織即興的組合策略

即興發(fā)揮是企業(yè)在不確定環(huán)境中生存的重要策略，它使組織游走于無序和有序的邊緣，實現(xiàn)動態(tài)的適應。但是，即興發(fā)揮并不等于隨意發(fā)揮和自由散漫，如果即興發(fā)揮不當，就有可能導致組織渙散、管理混亂，以致失去控制。因此，在實施這一策略時，管理者需要統(tǒng)籌做好以下四個方面的工作。

1、培育探索與容錯的文化

在動態(tài)的環(huán)境中，需求與技術往往具有很大的不確定性，企業(yè)需要主動試驗才有可能探明前方的道路。試驗是一個學習過程，是獲取信息的一種重要方式。但試驗也意味著冒險和出錯。同時，由于環(huán)境變化快、決策與行動的緊迫性，企業(yè)及其成員在有限的反應時間內(nèi)只能盡可能利用手頭資源而無暇發(fā)掘新資源，而且資源的利用方式也可能并不是最優(yōu)的，也即存在低效、錯誤的可能。因此，組織若要采取即興發(fā)揮的策略保持靈活性，積極應對環(huán)境變化，就需要培育一種鼓勵試驗與容忍錯誤發(fā)生的組織文化。

有兩種機制有助于培育這樣的文化。第一種是激勵制度，對符合公司利益的新想法予以鼓勵。例如，在著名的3M公司，不批評任何一個創(chuàng)意已成為慣例。當然，創(chuàng)意要想變?yōu)閷嵤┯媱潱€需要經(jīng)過評判和考量，因為叫好不叫座的創(chuàng)意可能浪費寶貴的資源。第二種機制是樹立典型，將公司中因試錯而成功的傳奇故事廣為宣傳和渲染，形成一種學習榜樣的氛圍，從而激發(fā)成員試驗與創(chuàng)新的熱情。3M公司即時貼的發(fā)明故事屢屢被員工傳頌，成為激勵每一位員工投身創(chuàng)新的重要動力。

2、建立簡單的組織結(jié)構(gòu)

復雜的組織結(jié)構(gòu)往往以大量的規(guī)章制度、森嚴的等級、正式的溝通系統(tǒng)為特征。這種結(jié)構(gòu)容易導致組織僵化，難以對環(huán)境變化采取有效的反應。組織即興旨在增強組織的靈活性，因此，在結(jié)構(gòu)設計方面，應去掉繁文縟節(jié)，把焦點放在幾個關鍵的要素上，即明確任務的優(yōu)先級、期限與責任。

（1）設定任務的優(yōu)先級。在動態(tài)的市場上，商機無限而又短暫易逝，要準確確定各項任務的優(yōu)先級非常困難。斯坦福大學艾森哈特教授的研究表明，成功的公司往往遵循“三步走”的策略：首先，利用一套明確的標準對潛在項目進行評估，剔除缺乏吸引力的項目。其次，管理層定期開會討論并修訂項目的優(yōu)先次序。在動態(tài)環(huán)境中，環(huán)境變化會使某些項目喪失實施的可行性，而有些項目則可能因為市場前景的明朗化而得到更高的優(yōu)先級。因此，利用定期例會來討論和修訂優(yōu)先級尤為必要。當然，優(yōu)先級的修訂必須以足夠的證據(jù)以及管理人員的洞察力為基礎，必要的時候，甚至需要修訂某些評估的標準。最后，把優(yōu)先級設立和修訂與資源配置決策掛起鉤來。優(yōu)先次序清單規(guī)定了資源，包括管理者及員工的時間與注意力資源的投向，也確定了哪些項目能夠?qū)嶋H啟動。缺乏必要的資源配置，優(yōu)先級清單也就失去了實際的意義。

（2）確定任務的期限與職責歸屬。一旦各項任務列入實施計劃，管理層就需要為項目確定最終完成日期。由于最終期限的確定是管理層在搜集了大量市場信息，并對內(nèi)部資源和能力狀況進行審慎分析和評估之后確定的，通常具有足夠的可行性，因此，日期一旦確定，就需要嚴格執(zhí)行。雖然這一期限內(nèi)的各種日程具有彈性，但這一日期卻是剛性的，它保證了企業(yè)能夠在預定的時間內(nèi)抓住特定的商機。此外，任務的責任歸屬也需加以要明確。各級管理層乃至普通員工都分配明確的責任，部門合作時的責任歸屬也需要規(guī)定清楚。與責任聯(lián)系的是報酬與考核制度，從而產(chǎn)生強有力的約束機制，為組織成員的即興發(fā)揮空間提供了必要的限定，避免不必要的混亂與低效。

總之，簡單結(jié)構(gòu)是一種融合了“控制”與“自由”的對立統(tǒng)一的組織設計。通過設立優(yōu)先級，為組織成員確定了行動方向和資源投向；而通過明確責任與任務期限，則確保個體行動與組織及項目目標一致，而不至于行為渙散以及預定目標的流產(chǎn)。雖然這些結(jié)構(gòu)要素具有一定的剛性，但實際的運作卻可以是高度靈活的。例如，工作人員可以每天修改時間和資源的具體安排。因此，組織成員能夠在結(jié)構(gòu)所規(guī)定的游戲規(guī)則下發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，組織整體也就因此而具有了巨大的靈活性。

3、鼓勵員工之間的實時溝通

環(huán)境總是在不斷變化，組織也總是在不斷調(diào)整，善用即興發(fā)揮策略的公司更是如此。這種不斷調(diào)整與變革需要組織成員間進行大量的實時溝通作為支撐。正如一家新創(chuàng)IT企業(yè)的經(jīng)理所言，公司持續(xù)地調(diào)整硬件的設計直至產(chǎn)品研發(fā)周期的最后一刻，其配套軟件也同時進行各種嘗試直至新產(chǎn)品正式發(fā)布。在善用組織即興的公司中，不僅項目開發(fā)團隊或職能部門內(nèi)部進行大量的碰頭會，跨團隊或跨職能的溝通也非常頻繁，溝通也不局限于正式場合，各種非正式的溝通也非常重要。通過交流項目進展、競爭對手的動向、可能面臨的問題、彼此的經(jīng)驗，組織成員能夠最大限度地共享寶貴的信息資源，并協(xié)調(diào)好自身工作與項目及組織目標的關系。有時，實時溝通甚至需要延伸至組織之外，如定期拜訪顧客和供應商、渠道商等合作伙伴，有助于企業(yè)更好地強化價值鏈系統(tǒng)的協(xié)作，為顧客創(chuàng)造和傳遞最佳價值，從而在競爭中獲取優(yōu)勢。

4、提高員工即興發(fā)揮的技能

員工的技能、創(chuàng)造力、多樣性、情感等方面會影響到組織即興發(fā)揮的水平。因此，組織也需要有意識地對成員進行即興發(fā)揮能力的培訓，在個體層次上打造即興發(fā)揮的能力，從而為提高整體組織即興能力奠定基礎。例如，英國航空公司開發(fā)了多樣的訓練手段，讓員工親身體驗和鍛煉各種意外情況下的反應能力，取得了明顯的成效。具體講，要提高員工的即興發(fā)揮技能，可以從如下方面進行訓練：

（1）樹立挑戰(zhàn)4C的觀念。4C是指人們做事情時都希望達到一致（consistent）、舒適（comfortable）、自信（confident）和勝任（competence）。然而，即興發(fā)揮往往是在新的情境下發(fā)生的，此時人們?nèi)菀赘杏X到失去控制和一致性，同時，在信心與勝任力方面也存在壓力，具有不適感。因此，通過培訓使員工認識到，即興發(fā)揮與4C方面的壓力和不適是相伴相生的，需要將之視為正常狀態(tài)。這樣，才有可能從容應對和有效發(fā)揮。

（2）培養(yǎng)過程技能。過程技能主要是指傾聽和溝通的技巧。即興發(fā)揮集中精力于對當前的形勢或決策情境的理解和決斷，而不是沉浸在對“什么發(fā)生了，還會發(fā)生什么”等問題的思考中。否則，輕則貽誤戰(zhàn)機，重則遭遇失敗。此外，過程技能還有助于即興發(fā)揮有效實施所需要的實時溝通順暢而高效。

（3）訓練情境技巧。迅速決策及行動需要了解環(huán)境變化的本質(zhì)，因此，通過經(jīng)驗分享和目的性培訓，能夠幫助員工理解和掌握各種可能的環(huán)境情境。其中，通過移情和類比等技巧的掌握，使員工更容易面對新情境所帶來的挑戰(zhàn)。

（4）即時反應能力。即興發(fā)揮的瞬時性要求極為迅速的反應，因此，員工的即時反應能力對于即興發(fā)揮的效果非常重要。對這一能力的訓練有很多方式，其中，“講個故事”或“一句話的故事”是常用的培訓工具。譬如，比較簡單的“一句話的故事”要求一組受訓者（通常是兩個人）合作講一個故事，每個人每次只說一個詞語，每個人都順著對方說出的詞往下接，最后組成一個完整的故事。這個過程中類似于成語接龍，能夠有效地鍛煉受訓者的即時反應能力。

三、結(jié)束語

本文介紹了實現(xiàn)有效組織即興的四個組合策略，為企業(yè)提供了一種應對環(huán)境不確定性的有益思路。值得注意的是，即興發(fā)揮不是萬能藥，它使組織處于有序和無序的邊緣，需要高超的管理藝術。使用不當有可能會導致企業(yè)陷入機會陷阱，或是過度依賴即興發(fā)揮而忽視了其他的策略。此外，組織即興的效果還受到領導風格、組織成員的特征、信息流的狀況、組織記憶、組織構(gòu)造、組織資源等諸多因素的影響。比如，過多的組織記憶會阻礙組織成員采用新的思路去處理問題，從而抑制組織即興的水平；服務型領導風格有助于削弱組織即興的負面效應，還有助于容錯文化以及簡單結(jié)構(gòu)的建立。這些影響因素都是企業(yè)采用即興發(fā)揮策略時需要考慮的問題。

［1］肖納 L.布朗，凱瑟琳 M.艾森哈特著,吳溪譯.邊緣競爭［M］.北京：機械工業(yè)出版社，2001.

［2］Crossan M.M.,Improvisation in Action［J］.Organization Science,1998,9（5）:593-599.