工程項目文件傳遞和進度控制、合同結算系統的實施構想

□王建順 趙國來 徐海波 陳 喆

中油管道物資裝備總公司（以下簡稱“物裝公司”）隸屬于中國石油天然氣管道局，具有獨立法人資格，以管道工程項目采辦及物流貿易為發展核心。隨著管道局各種工程承包模式和業務范圍的不斷拓展，物裝公司也面臨著各種機遇和挑戰，業務量的不斷增多不僅給物裝公司帶來了持續增長的營業收入，同時也對公司的管理水平提出了更高的要求。

一、項目管理中的崗位安排和工作內容

在工程項目采辦和物流貿易工作過程中，物裝公司以項目建設管理為業務運轉中心，按照計劃與準備、實施與控制等進行全方位統籌考慮。依據管理流程，統一對接委托方需求、集中合同結算、文檔管理等職能，分專業計劃督導業務運作。此種矩陣型組織機構運作強化了專業性、集中性管理，提高了采購專業化水平，但在縮短采購執行時間、提高工作效率方面有待進一步加強。

二、信息化工作存在的問題

管道局電子商務平臺系統經過兩期建設，工程項目物資管理、電子招標等功能已投入使用。工程項目文件傳遞、進度控制及合同結算系統正在開發過程中，其信息化水平已滯后于當前管理需求，目前，在工作中主要暴露出以下幾個方面的問題。

1.項目文件紙質傳遞影響工作效率

按照目前的采辦分包模式，物裝公司采購物資屬于代購行為，與委托方之間有頻繁的文件聯絡（接收請購單——采購請示報批——采購請示批復——潛在供應商澄清——項目或設計答復——采購評委請示——采購評委批復——采購結果推薦——采購結果批復），而公司部門間的工程項目文件傳遞仍停留在紙質打印版，需要文控工程師往返于各部門投遞并手簽處理意見或結果，工作效率較低，并存在因采辦工程師不在工位而幾次往返的情況，文控和采辦工程師的工作效率都無法把控，不利于工作節奏的控制。

2.進度工程控制崗工作不到位

物資采購是EPC工作中的重要一環，工程物資是否及時開展采購或按時到場，對工程建設的整體進度有著決定性的作用。如何使相關方了解即時的采購狀態信息（實際與計劃對比、招標或談判進展、技術協議和商務合同簽訂情況、生產及發運狀態等），進度控制崗正是此項工作的責任者，是展示這些關鍵信息的平臺。在當前的實際工作中，進度控制工程師根據文件流轉獲取實際采辦信息、對比計劃并提前預警，但多數進度控制工程師因工作習慣或業務不熟練等原因，反復向采辦工程師詢問工作進展和狀態，給采辦工程師工作帶來很多不便，兩者工作效率均有降低。另外，多數項目經理也按原有工作習慣直接找采辦工程師了解情況或協調解決問題，這也無形中增加了采辦工程師的工作量，由此產生的溝通難度進一步顯現。

3.合同結算系統效率低

買賣合同結算是采辦工作的關鍵內容之一，良好的付款結算，可以創造良好的采購氛圍。當前，物裝公司的合同付款需要在電子商務平臺中完成合同基本信息錄入、計劃價編制、到貨通知錄入、中轉站驗收等工作，隨后供貨商提供發票、項目資金已撥付和編報資金計劃等按步驟完成后（招標項目還需核實招標代理服務費和履約保證金交納情況），由合同結算工程師手工填寫付款申請單，然后再往返于各相關領導和部門間簽署付款意見，最后遞交財務對外付款，這樣就存在付款臺賬手工記錄、人員利用率不高和工作效率低的情況。

三、文件傳遞和進度控制、合同結算系統的實施構想

基于以上情況，矩陣式組織機構意味著復雜的業務網絡，溝通協調工作量較大。因此，針對工程項目運作中出現的問題，建立覆蓋工程項目采辦管理全業務流程的信息系統，組建物裝公司工程項目文件傳遞和進度控制、合同結算平臺，或在電子商務平臺中加入功能模塊已是必然要求。各模塊功能根據采辦管理和物流貿易發展趨勢重新定義，并將涉及到的業務流程優化重組，完善文控傳遞、進度控制及合同結算等業務管理。

1.優化進度控制平臺功能

建立進度控制模塊，可實現文件流轉、文件審批和進度控制需要，支持對文件模板的管理、文件流轉后提醒和進度跟蹤、代辦事項督促等功能。

（1）文件網絡化流轉、審批可參照OA系統功能運行。當外部來文時，文控工程師接收文件后上傳到系統，系統根據預設的工作分工和公司管理要求，逐層批示后流轉給相應部門和具體崗位員工落實。當內部發文時，具體崗位員工擬好文件后上傳到系統，系統根據預設的工作分工和公司管理要求，逐層審批后流轉給文控工程師，文控工程師下載后對外發出。

（2）在文件流轉和工作過程中，以工作包為單位記錄進度和狀態。首先，根據預設的文件模板，為相應文件進行節點標識，如將委托文件標識為收到數據單，對采購結果推薦和批復做相應標識，通過文件的網絡流轉，系統便可自動讀取和記錄進度；其次，采辦工程師負責在系統中填報供貨商生產和發運狀態，到貨后系統自動提取電子商務平臺中物資驗收入庫情況；再次，現場工程師負責填報指導安裝、調試運行等信息。在以上自動記錄和填報的基礎上，系統對采辦進展自動匯總，形成相應的日報、周報等采辦動態報表。

（3）在以上功能實現的同時，在此模塊中設置工作提示、預警和督辦等功能。若相應工作未在計劃時間內處理，則系統自動抓取計劃時間節點向具體崗位員工和其部門領導發送捷時通消息和手機短消息提醒，并將代辦事項由系統自動推送至其電腦桌面，保證進度可控。如在規定時間內相應工作仍未按時完成，則推送至公司領導辦公桌面，進行更高層級的督辦。

（4）系統可實現文件查詢和分類統計功能，同時記錄每項工作的處理時間，用于查詢文件或者劃分責任以及實現相關崗位的定量績效考核。

2.合同結算流程優化

建立合同結算模塊，可與目前電子商務平臺中的合同基礎信息管理、物資入庫驗收等功能銜接，實現合同結算和支付等功能。

（1）合同基礎信息管理、物資入庫驗收仍按照現行方式操作。由采辦工程師負責合同信息（包括合同編號、物資名稱、規格數量、單價、總價、付款條件和比例、質保期、供貨商開戶信息等）、到貨通知的錄入，由中轉站統計員負責按照合同約定完成系統到貨驗收。

（2）系統到貨驗收確認后，系統在結算模塊中根據合同基礎信息自動生成待結算的到貨驗收付款單據，包括合同編號、物資名稱、規格數量、單價、總價、付款比例、供貨商收款賬號等條目；合同結算工程師審查付款單據，錄入供貨商發票信息，攤入運雜費等（如需要）。

（3）安裝調試款和質量保證金可參照上述原則，在相應工作結束后，由公司現場項目經理在系統中點擊發起，自動生成安裝調試或者質保金付款單據。

以上單據生成并經合同結算工程師審查后，系統根據預設的工作分工和公司管理要求，逐層流轉給相應領導審批，最后財務人員直接從系統中打印付款單據并對外付款。

3.引入電子簽名密鑰和移動辦公

在以上進度控制及合同結算系統中，為方便操作，可引入電子簽名和公章簽發工具，對相關權限人員配備電子簽名密鑰。密鑰對文檔的安全完整保存具有全面的保證。同時，因管道建設的流動性，公司領導出差頻次較高，可開發基于android和ios手機操作平臺的APP移動辦公系統，使移動辦公成為可能。

綜上所述，通過以上文件傳遞和進度控制、合同結算系統的模擬實施分析和預測，可大幅提高物裝公司的項目管理水平和工作效率，降低組織內部的溝通成本。一是有效降低傳統辦公成本，提高采辦工作效率和工作質量。二是節省人力資源投入，減少目前的文控工程師、進度控制工程師和合同結算工程師人員數量，將人員精力全部投入到采辦物流工作中。三是實現工作任務的可追溯和閉環管理。四是促進各崗位績效考核的準確度，實現定量考核。

通過信息化操作實現業務的自動化管理，從技術手段的進步持續促進企業資源規劃管理水平更上一個臺階，有利于提升物裝公司的競爭力和項目承載力。