如何縮短長周期設備的采購時間

□劉廣春 韓艷冬 朱新麗

長周期設備采購是管道工程建設中的重要一環，從設備選型到設備正常投入運行等各個環節均存在較大風險，一旦風險控制不當，將導致工期滯后、效益下降，最終致使項目失敗。因此，運用科學先進的手段使長周期設備的采購風險降至最小，已成為采購部門關注的重中之重。長周期設備的延遲交貨將影響采購方的生產和工程建設，供貨方也將按照合同承擔相應責任，從而給雙方帶來嚴重損失。長周期設備是管道工程建設質量的重要保障，唯有風險控制得當，才能確保設備的高質量，從而保證管道的建設質量。

一、長周期設備的采購時間

管道建設項目涉及的長周期設備主要有泵、壓縮機組、鍋爐和過濾器等，由于設備制造工藝復雜、采購金額較大，為確保工程項目的技術經濟可行，長周期設備的采購工作更應提前進行。長周期設備采購的主要流程為：招標前技術交流→下發請購文件→準備及發售招標文件→技術答疑→開標、評標及定標→上報采購結果并批復→簽訂采購合同→廠家生產及發運。

根據以上采購流程，長周期設備的采購時間主要由7個部分組成：標前技術交流時間；招標采購時間；評標定標及中標批復時間；合同簽訂時間；生產制造時間；物流運輸時間；到貨驗收時間。

1.標前技術交流

對于長周期設備采購（如泵、壓縮機等設備），一定要重視招標前的技術交流等工作。標前技術交流由設計部、業主、監理單位和使用單位等部門參與，通過與廠家面對面的溝通，可以充分了解廠家的生產技術特點，了解設備能否達到設計要求，以保證技術文件的完整準確。在技術交流后，要與供貨商簽訂技術協議，將交流中確定的技術要點予以充分體現，從而避免后期出現問題而造成對生產時間的影響。

2.招標采購時間

由于長周期設備一般采購金額較大，根據《招標投標法》規定，金額大于100萬人民幣的物資需要采用招標采購方式。根據規定，采用招標方式采購自招標文件發售之日起至投標截止時間最短不得少于20天，所以一定要重視招標文件的編制，要與設計部門、使用單位共同做好評分標準的制定。盡量減少或避免招標過程中的答疑時間，避免招標時間延期，保證投標截止時間符合規定。

3.評標定標及中標批復

評標委員會根據已確定的評分標準對各廠家的投標文件進行綜合評比，按照得分情況進行綜合排名，提交評標報告。采辦部根據評標報告及時上報請示，待收到批復后及時給中標廠家下發中標通知書。

4.合同簽訂時間

中標廠商在收到中標通知書后30天內要與采辦部簽訂合同。根據已確定的技術協議和中標結果及時簽訂合同，合同條款要明確，避免模棱兩可，以保證合同履行過程中有據可查。

5.生產制造時間

為抓好合同履行過程中的進度控制工作，采購人員需編制采購實施計劃來控制整體進度，需負責設計資料的提交和信息的反饋工作，還需負責監督設備的制造進度，并在項目要求的交貨期變化或供應商因故延遲交貨時，及時將信息反饋給對方。

6.物流運輸時間

長周期設備一般都是超大超寬超重設備，為了保證運輸時間，必須在合同簽訂中明確物流種類，細化運輸方式，并要求廠家出具貨單證明，盡量減少司機在運輸過程中造成的時間損失。同時，應將物流運輸作為合同金額的參考，并以違約罰金加以約束。設備發運后，廠家要將發運清單及送貨人員聯系方式通知采辦部，以便采辦部可以實時了解運輸動態，提前做好接貨準備。

7.到貨驗收時間

采辦人員在設備到貨時應及時組織相關人員進行驗收，對照技術協議認真核對供貨是否齊全、設備的規格型號及各項參數是否符合要求。設備隨機資料需要與技術協議認真核對，產品質量證明文件、產品說明書、檢驗報告等資料應完整齊全有效，核對后及時進行歸檔，驗收合格后方可辦理入庫手續。

二、延遲交貨或交貨周期長的主要原因

1.可能出現的變更

如果設計部編制技術規格書的時間倉促，可能會導致設備的某些技術參數、設計條件等問題考慮不全面，在供貨商制造或設計人員詳細設計時發現問題，則會出現變更。如果變更較大，會造成費用增加和交貨期的延長，使整個項目陷于被動。因此，需要從源頭嚴格控制可能出現的變更，在嚴格審查技術規格書的同時，設計人員需要根據自己的專業知識和工作經驗，提出可能會出現變更的問題，提醒設計部門注意。

2.重視招標前的技術交流

招標前的技術交流，是設備采購活動中的重要一環。在設備開始招標前，總包商應組織設計部、用戶、監理單位和短名單中的廠商進行技術交流，讓設計人員充分了解各個廠商的制造能力，在編制技術規格書時也讓廠商了解設計部門對設備的具體使用要求，這樣可以減少設計和實際生產時可能出現的矛盾，減少可能的變更。

3.中標廠家及時提交設備制造圖以供設計審核

招標后要根據綜合評比結果推薦中標廠家，確定中標廠家后，要及時下發中標通知書，并及時通知廠家開始進行設備制造圖的設計工作。廠商要嚴格按照已中標的技術要求進行設計，禁止嚴重偏離技術要求。設備制造圖經廠商技術負責人簽字后應及時反饋給總包商，由總包商負責組織設計部和監理單位共同進行審核，審核無誤后，由負責人簽字認可后通知廠家立即按制造圖要求開始生產。

4.加強設備的檢驗和駐廠監造

對于長周期設備的生產制造，建議在合同中約定委托第三方在制造單位進行現場監造。對于采用監造的，必須在監造大綱中明確不同的物資的原材料復檢、半成品控制、成品檢驗。

5.設備吊裝及長途運輸的影響

長周期設備一般均為工藝制造復雜、超大超寬超重型設備，這就要充分考慮生產制造完畢后物流運輸對工期的影響。貨物到達現場前，要提前做好吊卸準備，測算貨物的體積重量，選擇能夠適合吊卸設備的吊車，嚴格按照吊裝操作規程進行，避免裝卸過程中對設備造成損壞。

三、延遲交貨或交貨周期長的主要解決措施

1.采購訂貨前，要求設計部門在初設階段提出詳細的制造工藝設計

詳細的工藝設計是對設備生產最好的支持性文件，這就要求設計部門在初設階段提出詳細完整的技術文件，保證生產廠商能夠完全了解現場使用條件，從而生產出合格的產品。

2.選擇有資質的制造廠，設計及制造一并發包，統一管理

由于長周期設備一般都是壓力容器類或者特種類設備，這就要求生產商必須具有合格有效的生產資質。根據生產廠商的制造業績，可以由設計部提出詳細的技術要求，由生產商根據要求進行設計工作，可以確保設備在設計制造階段最大限度的節省時間。

3.進行第三方監造，實時監督制造進度，嚴格按照生產節點進行監督

為保證生產廠商嚴格按照生產節點生產，必須要委派有資質的第三方監造人員進行現場設備監造，要求生產廠商嚴格按照已承諾的制造節點生產，遇到問題及時和委托方溝通，及時解決問題，保持生產的連貫，避免出現生產商訂單多而排隊生產的情況出現。

4.要重視出廠驗收前的工作，避免設備到現場后發現問題進行返修

設備生產完畢后，一定要重視出廠檢驗工作，檢查設備是否滿足使用要求、是否達到設計的技術要求。如在出廠檢驗階段發現的設備問題進行解決，比在貨到現場后發現問題進行解決要省時省事。

5.設備裝卸及運輸過程的注意事項

由于長周期設備大部分為超大超寬超重設備，這就要求設備在吊裝發運過程中必須做好準備工作。如吊車的吊裝能力能否滿足要求、設備的吊耳等是否考慮周全、長途運輸過程中的路線選擇、卸車過程中須注意的事項等，采辦部均要提前考慮，做好準備工作，防止裝卸及物流過程影響施工進度。

6.重視到貨設備的質量驗收

采購人員要在設備到貨時及時組織相關人員進行驗收，對照技術協議書認真核對供貨是否齊全、設備的規格型號參數是否符合要求。到貨時如發現設備有明顯的銹蝕、外觀破損等質量問題，應立即要求供應商解決，避免到貨設備影響現場生產進度。