關于企業集中采購工作的思考

鄭海珠/大慶油田電力集團物資管理中心

關于企業集中采購工作的思考

鄭海珠/大慶油田電力集團物資管理中心

隨著企業集中采購工作的不斷推進，在實際操作過程中出現一些不容忽視的問題，從此出發，對不斷規范和完善企業集中采購工作提出思考和建議。

企業；集中采購；建議

一、引言

集中采購是指企業設立專門部門為其他部門采購統一提供服務的一種采購組織形式，集中采購制度是從分散制向集中采購制變化，是從自由采購方式向招標采購方式的過渡。與分散式采購相比，集中采購能形成規模效益，節約采購費用，有效發揮資金使用效益，同時通過專業化運作，保證了采購質量。

集中采購杜絕暗箱操作和腐敗現象的發生，可從源頭上遏制采購過程中的商業賄賂等不正之風。隨著企業的集中采購工作不斷推進，工作程序的不斷規范，操作方式逐漸成熟，工作經驗日漸豐富，集中采購工作成效顯著。筆者從實際工作中遇到的問題和現象入手，對企業進一步完善集中采購工作提出幾點建議。

二、當前企業集中采購工作存在的主要問題

1.制度執行不得力。健全的制度是預防各類違規行為或腐敗現象發生的“天然屏障”，集中采購工作能否規范運作并為企業節約采購成本，關鍵是要建立健全并認真落實各項制度。一是個別部門不執行企業規定，把屬于集中采購范圍的項目自行采購，采取先采購后上報甚至采購后以各種理由和借口繞開集中采購部門。二是不執行談判與決策分離的制度，難以形成有效制約。三是有的單位受利益驅動，提高采購限額和標準，浪費企業資金。

2.操作程序不規范。一是集中采購工作計劃缺少預見性，采購預算編制粗糙，出現臨時性采購需求，影響集中采購工作計劃。二是公開招投標、邀請的投標單位不足規定數量，難以形成競爭，公開招標、詢價招標過程簡單。三是集中采購的工作人員違反工作紀律，泄露標的，損害企業和其他投標人的利益。

3.監督管理不到位。一是民主監督渠道不夠暢通，對采購過程和重要環節監督渠道單一，僅在中層干部范圍內以會議通報的形式公示，沒有起到充分的監督作用。二是集中采購部門與會計、紀檢監察部門、內部審計部門等相關單位缺乏有效溝通機制，沒有發揮協調配合的監督合力。三是集中采購監督機制不夠完善，對內審、紀檢等監督檢查職責作了相關規定，但這僅僅是原則性規定，檢查的方式方法不明確，可操作性不強。

4.基礎信息工作薄弱。一是對供應商的信息收集工作不重視，沒有建立“供應商信息庫”，沒有對供應商進行實地考察，對入圍供應商的產生沒有統一的準入機制，沒有制定供應商評價規則、標準和方法，供應商產生過程不明確。二是“商品信息庫”不全面，經常是在下達采購任務后才匆忙查詢，存在個人主觀隨意性，一定程度上影響采購工作質量。三是集中采購檔案管理有待加強。采購檔案收集不完整，有時缺少中標通知書、定標文件、補充合同等資料；采購結束后，一部分采購資料留存在個別部門。

5.專業技術人才匱乏。集中采購工作有嚴謹操作規程，在采購過程中，納入集中采購的貨物、工程、服務等項目批次多、數量大、種類雜，采購管理人員要掌握一定的法規、制度和專業知識，但具體工作人員大多是兼職，平時對集中采購知識、政策制度的學習不夠，專業知識和能力相對不足。

三、企業進一步完善集中采購工作的幾點建議

1.健全制度體系，保證集中采購工作規范運行。一是對已有制度進行梳理。企業要根據國家有關法規，結合本單位實際，修訂完善采購管理實施細則、管理辦法和操作規程，提高現有制度的規范性和可操作性。制度健全后，才能以制度來管理行為，也才能切實有效防范各類風險和違規事件的發生。二是完善組織架構。使參與采購活動的工作人員之間既相互協作，又相互制約，分解權力，從源頭上切斷商業賄賂的產生。三是嚴格執行集中采購項目范圍、限額標準等規定，明確具體處罰措施。四是對采購文件的編制內容進行統一規范，做到招標文件、評標報告、采購合同書、驗收報告等采購文件格式統一、內容全面，達到以規范促安全的管理目標。

2.規范集中采購工作程序。建立科學、規范、具體、嚴謹的操作規程是集中采購的核心。一是計劃要相對集中，對相同的采購項目應集中在一次進行統籌安排。二是招標文件的制作要規范，招標文件應當明確招標程序、招標內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。三是嚴格控制參加招標的供應商人數。四是建立供應商信息庫。五是嚴格執行談判與決策相分離的制度。六是采購結束后，及時按檔案管理規定，對招標文件、投標書、中標通知書、定標文件、合同等資料整理歸檔。

3.加強監督管理，堵塞商業賄賂的產生渠道。集中采購工作是一項涉錢管物的重要工作，規范這項工作，必須建立集中采購長效監督制約機制，形成一整套科學有效的監督制約機制。監督上要將人與崗、崗與事、事與責、責與利緊密結合起來，做到各個環節既相互促進又相互制約。監督制約機制主要包括企業內部監督和社會外部監督。內部監督首先是建立和完善采購工作的考評制度。年初計劃時講采購工作的監督檢查結果與年度目標考核結合起來，對集中采購活動中發生的違規違紀和不廉潔行為要嚴肅處理。將責任落到實處。其次是加強監督檢查，內審部門對集中采購工作事中事后可以開展專項審計，紀檢部門要加強對集中采購的全程監督，可以開展效能監察，重視采購中投訴反映的問題。外部監督主要是向社會公開集中采購信息。充分利用網絡、報刊等形式，不斷拓寬集中采購的民主監督渠道和范圍，廣泛接受社會和職工的監督。通過內外部監督，達到對某一項目在采購執行全過程的全方位、多層次的有效監督，將商業賄賂等腐敗問題消除在萌芽狀態，使集中采購成為真正的“陽光工程”，徹底杜絕暗箱操作和腐敗現象的發生。

4.提高集中采購人員的業務素質。集中采購工作與一般的采購不同，政策和專業性都很強，參加采購人員既要熟悉相關法律、法規、操作規程，還要具備一定的專業知識。其次要有精湛的專業技能，集中采購人員知識面要廣，對各項采購內容要有基本的專業知識，尤其是專業領域強的項目，采購人員要向專業人員虛心學習。第三集中采購人員必須具備較好的口才，敏捷的思維，能夠輕松駕馭現場，采購之前要做好充分準備，對于那些采購項目復雜，一些詳細的產品規格、技術指標需要在談判確定的，在談判前要做市場調研，談判過程中要圍繞主題，以采取項目的具體要求為核心進行談判；特別要注意在談判過程中不能透露與談判有關的其他投標人的相關信息。

四、結語

綜上所述，企業的集中采購工作通過健全制度、規范流程、加強監督，一定能夠降低采購成本，提高工作效率，消除“暗箱操作”，從源頭上遏制腐敗，使企業在保證采購質量的前提下，真正實現集中采購工作又好又快向前發展的目標。