新升本地方高校科研管理部門檔案管理淺析

田文勇/銅仁學院科研處

新升本地方高校科研管理部門檔案管理淺析

田文勇/銅仁學院科研處

通過對地方高校科研管理部門檔案管理現狀及存在的問題進行分析和思考，提出相應對策建議。

科研項目；管理部門；檔案管理

科研管理部門在高校中屬于行政部門之一，部門名稱通常為科研處或者科技處，其主要肩負著全校科研管理任務，是學校對外形象的“窗口”。而部門檔案管理作為部門內在規范性管理能力和水平的集中體現，對其管理現狀及存在的問題進行分析，并提出針對性的對策建議，對于提升新升本地方高校科研管理部門檔案管理水平具有重要的現實意義。

一、現狀及問題

科研管理部門主要承擔四方面檔案管理工作：一是科研項目檔案管理，二是科技統計檔案管理，三是學科專業建設檔案管理，四是部門日常檔案管理，其中科研項目檔案管理是部門檔案管理的重點，各方面檔案管理現狀及問題如下所述。

1.科研項目檔案管理現狀及問題。現狀呈現三點：一是涉及點多，易造成材料遺漏。科研項目涉及過程環節多，導致檔案管理涉及點多。一個完整的科研項目管理要經過申報通知、項目申請、項目評審、項目合同管理、項目中期檢查、項目經費管理、項目結題、項目成果管理、項目評獎等環節，每個環節中要涉及很多點，加之發生的時間段不同，易導致檔案材料易遺漏、不完整。二是涉及面廣，造成材料分類難。目前所主管的科研項目涉及面比較廣，按層次主要分為國家級、省部級、地廳級和校（院）級四個層面，而每個層面的項目按時間和部門又可以分為多個層次，層層分下去，導致材料分類過細、過多，易導致材料歸檔時出現分類混淆，給后期管理造成較大困難，而適當的分類更有利檔案的管理。三是涉及點多、面廣，造成材料管理量大。由于科研項目涉及各層面項目、數量多，管理環節較多，導致項目檔案管理工作量大。

2.科技統計檔案管理現狀及問題。地方高校科研主管部門每年主要配合國家、省市做好六次規模較大的科技統計，分別是國家級層面的教育部科技和人文統計數據、國家資源情況調查，省部級（省科技廳、教育廳）層面教育資源及統計數據、地方政府及院校層面年度統計數據。科技統計工作具有三方面特征：一是鮮明的時效性、組織性、固定性；二是鮮明的時間緊、主體多、壓力大；三是鮮明的科學性、嚴謹性、準確性。而科技統計檔案管理主要指對年度內的各種統計數據報表及上報的數據支撐材料進行歸檔管理。由于科技統計檔案管理主要涉及統計工作中后期，前期材料易忽略，導致科技統計檔案材料不完整，不便于檔案持久管理。

3.學科建設檔案管理現狀及問題。學科建設內容主要指全校的學科規劃、國家重點學科、重點培育學科、一級學科、二級學科、碩博士點、學科帶頭人、學術骨干等內容。而新生本地方高校科研主管部門學科建設涉及相應的學科內容少，其檔案管理主要是對本校的學科、專業、學術帶頭人、中青年學術骨干、人才支撐計劃及實驗室建設等材料進行分類、歸檔、管理。檔案管理主要呈現出三方面問題：一是材料涉及部門（系別）多，導致材料協調收集工作量大；二是材料涉及內容多，導致材料歸檔分類不合理；三是材料使用較頻繁，導致材料易磨損；四是涉及更新材料較多，與舊材料難以系統連接，全過程管理較困難。

4.部門日常檔案管理現狀及問題。部門日常檔案管理現狀呈現四點：一是材料類型繁雜，歸檔工作量大。材料類型繁雜，主要可分為國家級層面材料、省級主管部材料、地廳級材料、學校日常管理文件材料及企業委托材料，材料分類費時費力，造成歸檔工作量大。二是文件材料居多，歸檔程序繁雜。文件數量較多，主要包括國家級、省部級、地廳級主管部門及學校日常管理下發的各類文件及科研部門下發的各類文件。歸檔程序繁雜，一般收到文件后，需要經過登記記錄、閱覽、文件內容實施及文件處理等程序，繁雜的程序造成歸檔時易出現較多無關材料，需要耗費大量時間和人力將其剔除。三是制度缺失，管理不規范。由于地方高校科研管理部門缺乏完善的檔案管理制度，加之人力不足，檔案管理很隨意、規范性很差。

二、對策建議

1.科研項目檔案管理對策。建議從制度和實踐層面的三個角度進行管理：一是健全完善的部門檔案管理制度。完善檔案歸檔前材料審核、歸檔監管及歸檔檔案查閱制度。二是增強檔案管理規范性。在檔案管理中要配備專職科研項目檔案管理員，投入足夠的時間，保證項目檔案材料的完整性、準確性、科學性。三是加強檔案督查機制。科研項目涉及點多、面廣、工作量大，檔案中出現差錯的概率比較高，除提高檔案管理人員自身素質，也要加強部門監督檢查力度，部門主管領導要定期對進行抽檢，發現問題，及時整改。

2.科技統計檔案管理對策。科技統計檔案管理相對較固定、單一。良好管理的關鍵在平時[1]，尤其是科技統計結束后要及時歸整檔案。建議從以下三方面進行管理：一是配備專職統計人員負責科技統計工作和檔案管理。科技統計數據涉及的主體和部門較多，需要專職人員負責協調，才能確保科技統計工作完成和科技和管理工作持續性；二是科技統計數據及支撐材料歸檔要及時。由于科技統計數據時間要求短、支撐材料較多，需注意收集所有材料并及時歸檔。三是要加強檔案材料審查力度。檔案材料歸檔前要及時檢查數據的準確性和歸檔后要及時檢查檔案材料的完整性。

3.學科專業建設檔案管理對策。由于新升本地方高校發展時間較短，學科建設剛剛起步，相應材料較少，歸檔起來較容易，但由于管理經驗不足，建議從以下三方面進行管理：一注重管理規范性[2]。重點應放在歸檔材料的分類正確性、合理性及日常管理過程規范性兩方面，保障檔案前期材料和后期檔案材料相連接；二是注重檔案材料和管理的完整性。由于學科建設時間長，在建設過程中的不同時間段，會產生一些新材料和文件，要及時收集歸檔，保障材料和管理的協同；三是注重材料的連貫性。專業建設、學術帶頭人、學術骨干等材料時間闊度大，要按項目類別分，每個項目要做到前期、中期及后期材料連貫一致。

4.部門日常檔案管理對策。部門日常檔案管理工作難度較大，建議從以下三方面進行管理：一是提高檔案管理能力。部門日常檔案管理較為繁雜，不斷通過業務學習、進修等途徑提高檔案管理人員的材料分類、歸檔、調閱及日常維護管理能力；二是增強激勵機制。部門日常檔案歸檔前需要耗費管理員較多的時間和精力，建議增強各種激勵機制來調動檔案管理人員的工作動力和積極性；三是健全日常檔案管理機制。完善材料和文件登記制度、歸檔制度、查閱制度及檢查制度，減少檔案管理的隨意性，提高檔案管理的規范性。

[1]溫艷秋.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].蘭臺世界，2013年4月中旬.

[2]宋平.遼寧省高校檔案網站建設調查[J].蘭臺世界，2013年1月中旬.