淺論如何實現新時期檔案管理規范化建設

于鴻雁/黑龍江省伊春市新青區檔案局

淺論如何實現新時期檔案管理規范化建設

于鴻雁/黑龍江省伊春市新青區檔案局

由于我們處于一個信息化高速發達的新時期，所以在各種先進技術的影響下，檔案管理工作發生了根本性的變化，而檔案管理質量和效率的提高完全依賴于檔案管理的水平，所以在這個大背景下，加強檔案管理規范化建設具有極其重要的意義。本文從新時期檔案管理規范化的重要性入手，分析了目前檔案管理存在的不足，并進一步對新時期檔案管理規范化的具體對策進行了闡述。

新時期；檔案管理；規范化

在社會快速發展的情況下，對檔案管理工作提出了更高的要求，目前檔案管理工作規范化和標準化則成為管理工作的重點，這對于提高檔案管理工作的效率和質量也將起到積極的意義。當前我們處于社會發展的一個新時期，科學技術得以迅速的發展，這就要求檔案管理工作要與時俱進，與當前的新形勢適應，利用先進的科學技術和方法，來確保檔案管理工作向規范化、標準化和現代化的方向發展。但目前在我國檔案管理工作中，由于長期以來管理理念作用下，無論是對檔案管理工作的重視度、人員素質還是基礎設施和管理手段等于落后的狀態下，這在很大程度上制約了我國檔案管理工作規范化的進程，所以為了使檔案管理工作與現代化的建設工作相一致，則需要努力提高檔案管理規范化的水平。

一、新時期檔案管理規范化的重要性

檔案是一個單位在社會實踐活動中各種信息的積累，單位要想發展，檔案是其所需要信息的重要來源，所以對于一個單位來講，檔案是其重要的無形資產，可以為單位在經營活動中各項決策提供科學的依據。而當前社會處于飛速發展時期，人們對檔案管理工作的重視程度不斷提高，也對檔案管理工作提出了更高的要求，需要其與當前現代化和信息化的建設工作相一致，所以規范檔案工作的管理，使其管理工作更標準，這樣不僅有利于使用者查找和利用方便，同時也可以在單位在發展過程收集大量的信息資源，充分發揮檔案的功能性，從而推動社會的快速進步。

二、目前檔案管理存在的不足

1.檔案管理觀念落后，重視不夠。由于長期以來對檔案管理工作都處于忽視的狀態，這首先在觀念上就使管理人員受到了一定的束縛，認識不到自己工作的重要性，覺得自己就是一個管理員，做好檔案的收集、整理工作即好，對工作缺乏熱情，松懈、安于現狀的思想嚴重，這就導致在工作中缺乏創新意識，無法為單位發展過程中所需要的信息資源進行及時提供。其次，管理人員對檔案管理工作存在著自卑的心理。由于單位領導對檔案管理工作不重視，這就導致工作人員覺得自己的工作可有可無，沒有價值體現，長期以往，則會導致自卑心理的產生。這些問題都不同程度的影響了檔案管理工作規范化建設工作的開展。

2.檔案管理人員素質有待提高。檔案管理人員要具有強烈的事業心，熱愛本職工作，還要有無私奉獻的精神，忠于自己的職業操守，不斷的適應檔案管理工作對人員素質的要求，在新時期不斷的強化自己的專業知識，從而保證檔案工作的順利開展，確保檔案工作的服務質量。但在當前檔案管理人員的素質普遍偏低，由于對檔案管理工作重視度不夠，所以從事檔案管理工作的人員多數都為年齡較大、兼職和新調進來的人員，這些人員基本都沒有經過專業的學習，所以不僅使檔案管理工作的質量無法保證，工作效率和水平也受到嚴重的影響，再加之檔案管理人員薪資待遇較低，人員流動性較大，導致檔案管理規范化建設工作難以開展。

3.管理技術手段落后，設施陳舊。同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設施得不到更新，基礎設備缺乏，很多檔案室存在到不到規定的安全指標，建設不規范、不標準，嚴重阻礙了檔案管理現代化的建設。我國大多數單位的檔案室的管理技術和手段落后，依然停留在傳統的手工工作方式，跟不上科學技術手段的不斷更新，沒有對檔案工作信息開發和編研的意識。有些檔案室隨配置先進設施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設，先進的管理技術也就流于形勢，沒有實際的操作和利用，因而造成人力、物力和財力資源的極大浪費。這種現象嚴重制約著新時代檔案管理規范化的進程。

三、新時期檔案管理規范化的對策

1.完善制度，進一步規范檔案管理。目前我國的檔案管理制度存在不健全、管理體系落后的不足。完善的檔案制度，增加檔案管理的有序性，可以有效地提高檔案管理的規范化建設。建立健全分管領導職責的制度、檔案人員崗位責任制、兼職檔案員工責任制、檔案整理歸檔制度、檔案借閱保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案安全制度等。各項檔案規章制度的條文應簡明而嚴密，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷改善和充實。使檔案管理的各項工作有據可查、有章可循。有效的檔案管理制度，即可以利用最小的人力、財力、物力將檔案室管理得井井有條，提高檔案管理工作的效率。

2.提高檔案管理人員的綜合素質。檔案工作作為經濟發展和社會建設過程中的重要組成部分，對檔案從業人員自身的職業道德有嚴格的規范，檔案事業的健康發展，需要檔案工作人員各方面綜合素質的不斷提高，檔案人員職業素質的提升對檔案服務工作業務能力的提高起到了積極的作用。目前我國的檔案工作已從注重檔案的實體管理開始向檔案的開發利用轉變，對檔案內容的利用，使檔案工作的社會價值得以很好的體現，同時也是衡量檔案管理工作的標準，所以檔案管理人員需要認識到檔案開發利用工作的重要性，打破傳統的理念，使自己在本職工作的基礎上勇于創新，增強自身的責任感和使命感，加強對先進技術的學習和利用，同時還要加強服務意識，提高服務水平，從而把檔案管理工作落實到實處，使檔案工作真正的服務于社會，服務于人民。

3.明確管理人員職責，確保檔案安全。確保檔案的完整和安全是檔案管理人員的職責。這既是檔案保管的基本任務也是目的。自覺貫徹《檔案法》和各項有關規章制度，嚴格執行保密規定，認真做好檔案室的安全保衛工作。同時檔案保管工作要做到“三不”：不丟、不壞、不亂。檔案保管的工作是艱巨的，同時也是光榮的，檔案管理人員要明確自己的職責，嚴格遵守崗位責任制，確保檔案的安全和完整，以保證檔案管理規范化的進程。

4.強化檔案信息化，發揮檔案信息功能。隨著時代的不斷發展，社會信息化程度越來越高。要求檔案工作也實現信息化的管理。檔案管理的信息化有利于檔案管理規范化、現代化水平的建設，有效發揮檔案的信息功能。因此要加大對檔案工作的資金投入，增加檔案室的硬件設備，引進和學習國內外先進的檔案管理的程序和設備。

四、結束語

在當前新形勢下，檔案管理人員需要加快觀念的改變，走出以前管理理念的誤區，加大對檔案管理工作的重視度，使各項管理制度得到不斷完善，加強自身專業知識的學習，提高綜合素質，單位應加大對檔案管理工作的投入力度，加強基礎設施建設，使檔案的功能性得到有效的發揮，推動檔案管理工作向規范化和標準化發展的進程。

[1]蔡金艷.論檔案管理的規范化[J].齊齊哈爾大學學報,2008(01).

[2]張萍.論檔案管理規范化建設[J].人力資源管理,2012(03).

[3]彭利軍.不斷改革創新促使檔案管理規范化現代化[J].衡陽通訊,2008(04).