如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

王國(guó)晶/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

王國(guó)晶/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

當(dāng)前社會(huì)處于快速發(fā)展階段，而且在各種新技術(shù)的沖擊下，各行各業(yè)管理方式都發(fā)生了較大的變化。檔案作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中生成的信息，對(duì)于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步都具有極其重要的作用，所以需要提高檔案管理現(xiàn)代化水平，從而使檔案真正發(fā)揮其功能性。本文從實(shí)現(xiàn)檔案管理信息現(xiàn)代化的意義入手，分析了檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施進(jìn)行了闡述。

檔案；現(xiàn)代化；管理

在社會(huì)的不斷發(fā)展過(guò)程中，個(gè)人或組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所生成的信息即是檔案，而且記錄的信息較為清晰、準(zhǔn)確和完整，不僅可以作為企業(yè)決策的重要依據(jù)，而且也可以作為科學(xué)研究中的重要資料，在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的意義。但在管理過(guò)程中，對(duì)檔案的安全性、有序性和完整性要求較高，所以需要加強(qiáng)其管理水平，特別是在當(dāng)前信息化社會(huì)中，更需要有效的利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)在檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息現(xiàn)代化的意義

長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)的檔案管理工作一直得不到重視，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的原因較多，但大致有以下幾個(gè)方面：

其一，檔案管理工作復(fù)雜，而且時(shí)間跨度大，需要具有持續(xù)性，這就對(duì)檔案管理人員具有較高的要求，但在實(shí)際工作中，管理人員業(yè)務(wù)能力較差，工作效率低下，而且對(duì)先進(jìn)的管理方法不了解，所以就導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確的為需要者提供檔案信息服務(wù)。

其二，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，工作方式多以手工為主，而且管理人員服務(wù)意識(shí)較差，不能及時(shí)對(duì)用戶的需求進(jìn)行掌握，這就導(dǎo)致工作中只能是機(jī)械式的為用戶提供所需資源，工作效率較低，服務(wù)方式單一。

其三，傳統(tǒng)檔案管理中將檔案信息定為保密性質(zhì)，這樣就使檔案處于封閉式的管理狀態(tài)下，使檔案信息資源的價(jià)值得不到發(fā)揮，人們由于對(duì)檔案部分不了解，也不會(huì)重視，這就導(dǎo)致檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值無(wú)法有效的體現(xiàn)出現(xiàn)。

這些問(wèn)題的存在都嚴(yán)重的制約了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)劃組織，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來(lái)對(duì)已有檔案資源的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，使之從信息實(shí)體對(duì)象向數(shù)字化之后的信息資源對(duì)象轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息向現(xiàn)代化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。使檔案管理工作從封閉狀態(tài)下走出來(lái)，使人們足不出戶就可以隨時(shí)獲取自己所需要的信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享。目前信息網(wǎng)絡(luò)已基本實(shí)現(xiàn)了全面的覆蓋，這就需要檔案管理工作需要加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用水平，管理人員也應(yīng)強(qiáng)化自身網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，推動(dòng)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，使檔案能夠真正為人們提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

二、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才。在我國(guó)檔案行業(yè)中，一些專業(yè)性的人才多集中于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，在一些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)和偏遠(yuǎn)地區(qū)，專門的檔案管理人員還比較缺乏，這樣就導(dǎo)致我國(guó)的檔案信息化建設(shè)存在著較大的差異性，在很大一部分區(qū)域檔案數(shù)字化工作根本無(wú)法開(kāi)展。

3.資金短缺，檔案管理設(shè)備和技術(shù)相對(duì)落后，信息化程度較低。檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無(wú)力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案管理信息化程度很低，同時(shí)也造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。

4.基礎(chǔ)工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問(wèn)題是：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。

5.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。我國(guó)檔案信息化建設(shè)開(kāi)展的時(shí)間較短，在相應(yīng)的立法規(guī)范化建設(shè)方面還處于較低的水平，無(wú)法與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，所以導(dǎo)致立法工作嚴(yán)重滯后于檔案信息化的發(fā)展，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范無(wú)法具體的在檔案信息化建設(shè)中進(jìn)行應(yīng)用。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施

1.增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。

第一，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過(guò)程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

第二，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案工作人員在檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用，所以加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員整體素質(zhì)的提升是非常重要的，檔案部門需要加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)和綜合能力的培養(yǎng)，特別是當(dāng)前技術(shù)更新速度較快，這就更需要檔案管理工人不斷更新自身的知識(shí)，從而為檔案的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意，我們要在樹(shù)立檔案信息資源共享意識(shí)的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

3.重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。為防止檔案管理中出現(xiàn)無(wú)章可循，無(wú)法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí)，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來(lái)充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。

4.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，不可能一一蹴而就，需要一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，而這轉(zhuǎn)變的這個(gè)過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)存在著手工和現(xiàn)代化管理并存的情況，對(duì)這種情況需要我們采取充分的重視，需要我們吸收傳統(tǒng)技術(shù)中的優(yōu)點(diǎn)，再結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，從而使其有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，更好的發(fā)揮檔案的作用。

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