淺談電子檔案管理和利用

李 元

（棗陽市吳店鎮計劃生育服務中心，湖北 棗陽 441214）

1 電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.1 提供拷貝

拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

1.2 通信傳輸

通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

1.3 直接利用

直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

2 加強電子檔案管理的意義

2.1 加強電子檔案管理，可以節省人力物力

為夯實檔案基礎管理，堅持嚴把“四關”：第一，嚴把資料形成關。認真規范公文處理、業務辦理、行政執法等各項工作程序，嚴格按照檔案管理的要求把關，嚴格程序控制，加強質量管理，從源頭上保證歸檔材料質量的嚴肅性。第二，嚴把資料收集關。第三，嚴把檔案整理關。對當年的檔案資料，嚴格按照機關檔案“三合一”制度，統一檢查、指導、歸檔，確保檔案整理的規范性。第四，嚴把檔案管理關。檔案室實行專人負責，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴格實行保密規定，確保檔案安全性。

2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

3 加強電子檔案管理的重要意義

3.1 加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

為夯實檔案基礎管理，堅持嚴把“四關”：第一，嚴把資料形成關。認真規范公文處理、業務辦理、行政執法等各項工作程序，嚴格按照檔案管理的要求把關，嚴格程序控制，加強質量管理，從源頭上保證歸檔材料質量的嚴肅性。第二，嚴把資料收集關。第三，嚴把檔案整理關。對當年的檔案資料，嚴格按照機關檔案“三合一”制度，統一檢查、指導、歸檔，確保檔案整理的規范性。第四，嚴把檔案管理關。檔案室實行專人負責，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴格實行保密規定，確保檔案安全性。

3.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

4 注重利用，強化服務保障

檔案利用是檔案管理的根本。我們堅持整理與利用相結合，利用與開發相結合，開發與效益相結合，環環相扣，推進檔案管理建設，充分發揮檔案服務全市經濟社會的作用。一是服務科學跨越發展。二是服務工作。發揮檔案史志性和信息量全的優勢，充分利用檔案。同時，我們著力推行“高效服務、優質服務”，查閱檔案資料做到準確、快捷，人人爭當“檔案活字典”；對待查詢客戶做到熱情、周到，把檔案室打造“利用者之家”。