企業檔案管理與電子信息技術

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

企業檔案管理與電子信息技術

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。作為企業管理活動重要組成部分的企業檔案管理工作,也在向著現代化、知識化的方向發展,在計算機技術、通信技術和網絡信息技術的沖擊下,呈現出全新的、巨大的變革。

企業檔案 檔案管理 計算機 信息技術

隨著計算機技術的發展，企業為實現不同階段文獻信息的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范數據接口，便加強開發文檔管理一體化系統。此時計算機的應用，使原有的手工管理更加規范化、系統化和高效化。

1 企業檔案載體的轉變

在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據在遠近傳遞交換和處理。電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊。在企業各項管理活動中，它更以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力，并且有意義得多。但要想更好地發揮電子文件在企業檔案管理中的作用，就必須了解電子文件與紙質文件在技術壽命和信息保護方面的差異。

1.1 技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一但技術過時，則載體上的信息就無法讀出。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

1.2 信息保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形體，所以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。保護電子文件信息不被修改、竊取、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。

在了解了以上這些差異后，我們會讓電子文件這一現代電子信息技術發揮到極致，充分運用到我們的企業檔案管理中。

2 企業檔案的分類變化

已有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。雖然企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。正是由于計算機科學的分類，才能使查找更加便捷，檔案管理更加符合現代企業的要求。

此外，在企業檔案接收和保管上也有所改變。企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形式與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業的《電子文件管理辦法》，提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

3 在企業檔案管理中對檔案工作者的要求亦發生了轉變

掌握一般的計算機操作只是對企業檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業信息集成系統中及時掌握企業的產品信息及開發過程。檔案工作者也絕不能是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。作為企業檔案工作者應力求一切以企業生產建設為中心，找準檔案工作為企業服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式傳遞給正確的對象，以達到高層次的檔案信息處理要求。

綜合企業檔案工作的諸多變化和電子文件的不斷產生，要求企業檔案工作者應根據電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，即對電子文件的整個生命周期進行全程管理。

在企業信息集成系統下，我們檔案管理人員應把全程管理原則運用到企業檔案工作中去，將電子文件的全程管理原則體現在電子文件管理體制與模式的確定中，體現在管理系統的設計和運行中，體現在管理制度的內容和執行等各方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制，保證文件運轉和業務流程的順暢、周密和高效。

伴隨著企業電子商務時代的到來，企業檔案管理也伴隨著企業信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。企業檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。在這一新的網絡環境下，檔案人員除了繼續做好企業檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業需求，擴大服務內容。

總之，現代企業要想跟上時代的步伐，在當今的經濟大潮中有自己的一席之地，科學的管理就顯得至為重要。而企業的檔案管理又直接影響著一企業的正常運作，因為利用電子信息技術是加強企業檔案管理的重中之重，同時也是企業進步、發展的前提。