用Co rem ail郵件系統組織會議不再煩

■馬漢

用Co rem ail郵件系統組織會議不再煩

■馬漢

最近，負責行政工作的小陳開始忙碌起來，“因為接下來內部的會議非常多，按照往年的慣例，組織會議將非常費時。”

銷售經理小華也有同樣的煩惱，“銷售人員經常出差，組織一次會議，前前后后要打幾十個電話，發幾十封短信和郵件，才能確定開會時間并通知到位，工作效率實在太低了！”

關于組織會議的問題，其實用戶都可以通過郵件系統完成的，只要一分鐘就能快速組織會議，無需煩惱！

據介紹，盈世Coremail的協同辦公體系提供了“會議管理”功能，組織者只要給與會者發送一封“會議邀請”郵件，注明會議的主題及內容，就可以坐等所有與會者的反饋。

由于“會議邀請”郵件的格式與其他郵件格式完全不同，所以與會者很容易區分，并做出“同意”或“拒絕”的回復，再也無需復雜、繁瑣的流程，可以極大地提高組織會議的效率。

然后會議組織者就可以根據反饋情況，知道有多少人能夠參會，及時做好會議安排，或重新確定會議時間。

此外，Coremail郵件服務器軟件的“會議管理”非常智能，組織者發送“會議邀請”時，點擊“添加會議室”就可以預定會議室了，無需另外登記，更無需到會議室門口張貼時間表。

只需要一封郵件就可以組織會議、預定會議室，簡單又方便，不僅可以幫助員工提高工作效率，而且可以幫助企業高效管理會議室資源，真是一舉兩得！

最值得一提的是，開會前，會議組織者再也不用頻繁奔走，或者電話通知與會者。因為只要組織者發起“會議邀請”郵件時，勾選提醒選項，那么Coremail郵件系統就會自動發出郵件提醒。而且，郵件提醒的時間可以自主設置，例如選擇提前10分鐘、20分鐘或其他時間，以便提前通知與會者做好準備。

“如果銷售人員出差在外，不能時時刻刻在電腦前查看郵件，怎么辦”，銷售經理小華的擔心不無道理。但其實與會者只要使用CoremailPush，把日程提醒推送到手機、平板電腦等移動終端，就可以隨時查看會議、日程等信息。此外，Coremail Push可以把日程直接推送到手機內置的日歷本上，那么用戶查詢日程的時候就會很方便。

“Coremail郵件服務器軟件的設計實在太人性化了”，負責行政工作的小陳表示，與同事約定時間、提前通知同事開會是最繁瑣的流程，“想不到現在通過郵件系統就可以完成，我相信可以大大提高工作效率。”