合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

曹婷

摘 要：通過合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的審批管理、執(zhí)行管理、數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)合同收、付款與財(cái)務(wù)的集成，同時(shí)為后期實(shí)現(xiàn)合同動態(tài)管理，智能數(shù)據(jù)分析，智能移動應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：合同管理 信息 財(cái)務(wù)

隨著長江南京航道局進(jìn)一步強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監(jiān)督，結(jié)合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)構(gòu)想。合同管理信息系統(tǒng)是把紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息電子化，并在系統(tǒng)中記錄合同的執(zhí)行金額，以財(cái)務(wù)的角度監(jiān)督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關(guān)鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的執(zhí)行管理，實(shí)現(xiàn)合同收、付款與財(cái)務(wù)的集成，最終實(shí)現(xiàn)合同實(shí)時(shí)管理，合同綜合分析和合同管理移動應(yīng)用。

合同管理信息系統(tǒng)主要構(gòu)想

合同管理信息系統(tǒng)是結(jié)合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，進(jìn)一步整合全局資源，強(qiáng)化合同業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化功能，同時(shí)強(qiáng)化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構(gòu)想是“統(tǒng)一管理”用合同管理平臺來實(shí)現(xiàn)，“分級控制”用合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺來實(shí)現(xiàn)，主要構(gòu)想以下幾點(diǎn)：①實(shí)現(xiàn)合同的無紙化管理、實(shí)現(xiàn)合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實(shí)現(xiàn)電子化；③實(shí)現(xiàn)合同從起草到簽訂有規(guī)范的流程審批，保證合同是合規(guī)，合法，同時(shí)確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統(tǒng)提醒，服務(wù)財(cái)務(wù)、經(jīng)辦部門關(guān)注業(yè)務(wù)，確保合同按計(jì)劃執(zhí)行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統(tǒng)計(jì)：按一定的條件進(jìn)行綜合分析；⑦合同預(yù)警分析：代辦事項(xiàng)提醒，合同審批，到期款提醒、合同執(zhí)行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)與已建成的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、等系統(tǒng)的信息集成；⑨合同管理采取全局統(tǒng)一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構(gòu)統(tǒng)一的合同管理平臺，通過平臺實(shí)現(xiàn)對下屬單位的合同統(tǒng)計(jì)、分析和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)全局合同管理規(guī)范化，合同統(tǒng)計(jì)統(tǒng)一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應(yīng)用：監(jiān)控細(xì)化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設(shè)置一定的約束條件，由系統(tǒng)自動產(chǎn)生對合同監(jiān)控、分析的提醒和報(bào)告，對合同進(jìn)行預(yù)警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統(tǒng)一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機(jī)，實(shí)現(xiàn)移動應(yīng)用對合同的查詢、分析、工作審批等內(nèi)容。

合同管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)

合同管理信息系統(tǒng)主要是依據(jù)局對合同指導(dǎo)要求，對全局合同的統(tǒng)一管理和監(jiān)督的平臺?？傮w架構(gòu)圖如下：

合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

合同管理信息系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用的功能不同分為合同管理平臺和合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執(zhí)行的監(jiān)督與管理，合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺為合同承辦部門的日常業(yè)務(wù)使用。

1、合同管理平臺主要功能

平臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。合同管理信息與組織架構(gòu)對應(yīng)，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準(zhǔn)確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定義，保證向下數(shù)據(jù)抽取的時(shí)候，能準(zhǔn)確識別合同信息與單位信息匹配。

合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)工作流引擎預(yù)先的合同審批流程，對草擬的合同進(jìn)行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續(xù)保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業(yè)務(wù)執(zhí)行管理平臺的輸入，由經(jīng)辦部門對合同再進(jìn)行過程管理，并實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的一體化管理操作。

合同查詢。以合同號作為查詢的根據(jù)，實(shí)現(xiàn)對合同的相關(guān)信息查詢，查詢的時(shí)候可以與基建系統(tǒng)等其它系統(tǒng)集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統(tǒng)中對合同的審批信息和相關(guān)信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實(shí)現(xiàn)此功能，必須保證合同編號在合同系統(tǒng)、基建等其它系統(tǒng)中都是相同的且唯一的編號。具體實(shí)現(xiàn)過程如下圖：

合同統(tǒng)計(jì)分析。局下達(dá)合同統(tǒng)計(jì)要求，在合同管理平臺中開發(fā)格式報(bào)表，成功發(fā)布后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行抽取，并按平臺要求的條件進(jìn)行匯總、分析和展現(xiàn)。具體工作流程如下：

合同管理平臺權(quán)限管理。設(shè)置人員對各機(jī)構(gòu)的查詢權(quán)，實(shí)現(xiàn)人員對各類合同的查詢權(quán)。在合同管理平臺中開發(fā)了各種分析、監(jiān)控報(bào)表，報(bào)表可以通過用戶授權(quán)，實(shí)現(xiàn)不同人員的不同查詢范圍和查詢權(quán)限。

平臺集成功能。由平臺實(shí)現(xiàn)南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統(tǒng)集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數(shù)據(jù)能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。

2、合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺主要功能

合同統(tǒng)計(jì)分析。主要是開發(fā)各種報(bào)表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。

合同執(zhí)行預(yù)警。根據(jù)合同的計(jì)劃收款日期和系統(tǒng)當(dāng)前日期對比，自定義提前預(yù)警的周期（天數(shù)），由系統(tǒng)自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關(guān)部門、人員參考，跟進(jìn)合同的執(zhí)行情況，保證合同的按期完成和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)對應(yīng)工作的按期執(zhí)行。設(shè)置預(yù)警項(xiàng)目和對應(yīng)的預(yù)期規(guī)則等內(nèi)容；設(shè)置預(yù)警觸發(fā)條件、發(fā)送內(nèi)容、發(fā)送規(guī)則、接收對象等內(nèi)容；系統(tǒng)自動預(yù)警，產(chǎn)生預(yù)警報(bào)表，自動發(fā)送給相關(guān)人員，跟進(jìn)業(yè)務(wù)。

移動應(yīng)用。移動應(yīng)用主是是通過Andriod智能手機(jī)平臺，進(jìn)行合同的相關(guān)業(yè)務(wù)操作，達(dá)到以下管理或工作價(jià)值：隨時(shí)隨地查詢合同執(zhí)行狀況；隨時(shí)隨地進(jìn)行合同相關(guān)流程的審批；通過移動終端快速的進(jìn)行合同相關(guān)的查詢；系統(tǒng)的預(yù)警信息，發(fā)送到移動終端，保證業(yè)務(wù)信息及時(shí)有效的傳遞。

合同管理信息系統(tǒng)的安全保障

安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統(tǒng)賬戶管理安全特點(diǎn)如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態(tài)密碼登陸（認(rèn)證）。

平臺安全記錄：用戶對系統(tǒng)訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數(shù)據(jù)的查詢；記錄數(shù)據(jù)的分析。

數(shù)據(jù)傳輸安全用戶終端和服務(wù)器的數(shù)據(jù)傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協(xié)議，數(shù)據(jù)包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。

數(shù)據(jù)庫訪問安全。數(shù)據(jù)庫訪問采用獨(dú)立的SQL語法體系和解析引擎，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的查詢和更新操作。

結(jié)語

目前長江南京航道局及其下屬單位均已經(jīng)使用合同管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)穩(wěn)定。合同管理信息系統(tǒng)的上線，給日常合同管理及財(cái)務(wù)管理工作帶來了便捷性，同時(shí)使得合同財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性尤其是內(nèi)控管理要求得到實(shí)際落地。合同管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享及功能聯(lián)動，有效地規(guī)避了財(cái)務(wù)的支付風(fēng)險(xiǎn)；為收入合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析以及收款預(yù)測，提供了強(qiáng)有力的支撐。

（作者單位：長江南京航道局）