企業采購風險及防范

趙衛肅|文

企業必須提高對采購風險的認識，加強對風險的管理和控制，才能確保企業產品質量和預期經濟效益的實現。

采購作為企業經營的一個核心環節，其基本使命是以盡可能低的價格，獲得完全符合企業生產經營所需的設備、物資材料、施工和服務。受諸多因素影響，企業在采購計劃制訂、計劃審批、供應商選擇、價格咨詢、采購招標等各個環節都存在不同風險。

風險防范的主要對策

企業采購風險防范貫穿于整個采購過程，包括采購計劃、決策、招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫，直到發料使用為止的全過程風險管理。但當前大部分企業采購管理比較薄弱，面臨采購成本居高不下，質量不穩定，資金占用有增無減等問題，急需加強采購風險規避和防范。

1.建立有效的采購組織管理機構

為使采購活動正常有序運作，企業需要設立相應的采購組織管理機構。縱向上由企業經營者直接或管理層授權高層管理人員負責采購活動，由采購、生產、技術、質量和財務等專業人員組成的企業采購小組，作為企業采購活動最高機構開展日常采購活動管理工作。橫向上設立采購部門，接受生產、技術、質量、財務等橫向聯系部門的監督管理，并授權這些機構對采購業務有關計劃、技術、質量、結算等問題進行質疑、調查和監控。

2.加強對采購人員培訓和教育

通過對員工尤其是采購業務人員的培訓和教育，在提高業務技能的同時，不斷增強法律觀念，提高職業道德素養，培養團隊精神，做到依法辦事，增強企業內部的風險防范能力，從根本上杜絕采購風險。

3.建立和完善基礎信息平臺

拓寬信息渠道，及時、完整、準確地搜尋和收集各種與風險有關的信息，包括經濟政策、物價變動、市場需求、技術、供應渠道變化、業務流程再造，甚至供應商生產成本等，建立基礎信息數據庫，提升企業物資管理電子信息處理水平，保持企業內部信息流順暢。

4.建立和實施企業采購內控制度

建立和實施科學規范的采購內部控制制度與程序，不僅可以降低企業物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員并避免外部矛盾。

（1）職責分工與授權批準控制。建立采購業務崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，根據情況對采購業務人員定期進行崗位輪換。建立采購業務授權制度和審核批準制度，并按規定權限和程序辦理采購業務。

（2）請購與審批控制。建立采購申請制度，依據購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門。建立嚴格的請購審批制度。加強采購業務預算管理。

（3）采購過程控制。建立采購過程管理制度，對供應商選擇、采購方式、采購價格、采購質量、采購合同管理控制等做出明確規定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。

（4）驗收控制。由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應商等各方共同對所購物品或服務進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告，及時處理。

（5）采購付款控制。企業采購部門在辦理付款業務時，應當對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務部門依據合同、發票等對付款申請進行復核后，提交企業相關權限的機構或人員進行審批，辦理付款。

5.建立與優秀供應商的戰略合作關系，形成穩定的供應渠道

企業通過與優秀供應商建立并保持良好的長期合作關系，形成穩定的原材料供應渠道，可降低采購的綜合成本。一是對供應商進行初步考察，包括供應商的品牌、信譽、規模、銷售業績、研發等，做出整體評估；二是對所需的產品質量、產量、用戶情況、價格、付款期、售后服務等進行逐一測試或交流；三是對供應商的產品進行小批量生產、交期方面論證；四是根據合作情況，逐步加大采購力度；五是對合作很好的供應商，深入交流，建立戰略合作關系。

6.加強對物資采購績效考核

建立合同執行管理各個環節的考核制度，并加強檢查與考核，把合同規定的采購任務和各項相關工作轉化分解指標和責任，明確規定出工作的數量和質量標準，分解、落實到各有關部門和個人，結合經濟效益進行考核，以盡量避免合同風險的發生。

7.健全內部監察審計制度，加強對采購全過程監督審查

內部監察和審計機構作為企業內部獨立的監管部門，以客觀公正的方法評價企業采購風險，促使企業建立完善的采購活動內部控制制度，降低各項采購成本，使企業采購活動進一步規范化、標準化、程序化。

全過程審查是對采購計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節，重點是對計劃制定、合同簽訂，質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的審查。全方位審查是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。

防范采購風險的措施和建議

1.實施集中招標管理、充分發揮規模采購優勢

組建招投標管理中心，在重大基建工程率先推行集中招標管理，擴大集中招標范圍。集中招標可有利于充分發揮規模優勢、降低采購成本；有利于提高設備的標準化、系列化，降低運營成本；有利于選擇優秀的供應商，并與其形成長期合作關系；有利于集中監督、規范招標采購行為。

2.加強對供應商的不良行為記錄管理

規范供應商不良行為記錄管理，防范招標采購風險，對供應商在投標、合同履行和后續服務等過程中，出現違反招標和合同有關規定，對招投標工作或工程質量、進度造成較大影響和嚴重影響的行為進行記錄管理，對有嚴重不良行為的供應商，視情節輕重程度，結合供應商的重要性、數量和分布情況，停止其投標資格或采取其他處置方式。

3.積極推進合格供應商評價管理

合格供應商評價管理是規范招標采購、降低采購風險的有效方式之一，是目前國際上大型企業通常做法和成功經驗。

4.在招標評標制度中，堅持合理低價中標原則

對技術比較復雜的招標項目，采用綜合評分法進行評標,最大限度地滿足招標文件中規定的各項綜合評價標準的投標推薦為中標候選人。

評標工作中，通常有兩種處理方式：一是低于成本價的投標不進入詳評；二是根據招標標段的特點及市場情況，分析研究評標基準價計算的合理取樣區間。

5.建議探索長期供應商的形成機制，推進與供應商的戰略合作

（1）在通用材料、設備供應商較多的領域，通過招標和合同執行，經過優勝劣汰，形成與優秀供應商的長期合作關系，建立互惠互利的價格形成機制，可參照市場價格直接采購或詢價采購，降低采購成本、提高采購效率。

（2）對于項目需要分期或連續建設、需求量大、對設備的標準化和系列化要求較高，采用統一型號的設備，能夠得到制造商長期技術支持和售后服務，有利于減少備品備件貯備、降低運行維護成本，適合采用長期供應商模式。建議該領域的設備采購，選用行業內前三家大型制造商作為長期供應商，可在此三家內直接詢價采購。

（3）在供應商相對較少或獨家、市場競爭不充分或地域影響較強的行業領域，有選擇性地與核心供應商簽訂戰略合作框架協議。對戰略合作伙伴，在招標采購時則同等優先，或經過批準參照市場價格水平直接談判簽訂合同。建立互信互惠機制，雙方互利共盈，保證工期，降低采購成本。