高校物資采購的質(zhì)量控制對策研究

袁 雄， 歐陽中萬

(湖南農(nóng)業(yè)大學 資產(chǎn)管理處， 湖南 長沙 410128)

高校資產(chǎn)是保證高校進行教學、科研和學科建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。資產(chǎn)管理處是學校國有資產(chǎn)歸口管理的職能部門，擔負著全方位提高辦學效益和學校綜合實力的重任。物資采購工作是資產(chǎn)管理處一項重要而基礎(chǔ)性的工作，其政策性強、涉及面廣、專業(yè)知識要求高。隨著我國高等學校辦學規(guī)模的不斷擴大，以及國家對教育事業(yè)投入的持續(xù)增加，高校物資采購工作面臨許多新的挑戰(zhàn)。筆者在簡要分析高校物資采購工作存在的主要問題的基礎(chǔ)上，就加強高校物資采購的質(zhì)量控制提出了若干構(gòu)想，旨在提高物資采購水平。

1 高校物資采購存在的問題

近年來，各高校認真貫徹政府采購精神，規(guī)范物資采購流程，從一定程度上提高了物資采購實效，但仍然存在許多亟待解決的問題。

(1) 采購制度不健全，創(chuàng)新管理意識薄弱。目前，部分高校物資采購制度不健全，主要表現(xiàn)在：

① 未根據(jù)國家最新招標采購文件及時修訂本單位物資采購有關(guān)制度；

② 缺乏必要的采前干預(yù)，對物資的型號、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算等不進行干預(yù)，結(jié)果導致所購產(chǎn)品達不到預(yù)期效果；

③ 物資招標采購領(lǐng)導小組、計劃管理單位、物資采購單位、評標委員會、使用單位、招標代理公司和物資供應(yīng)商之間權(quán)責不清，采購管理欠規(guī)范，存在越權(quán)采購的現(xiàn)象；

④ 對物資采購的實際效果缺乏必要的監(jiān)督、反饋、績效考核和獎懲機制[1]；

⑤ 采購管理方法沒有與時俱進，創(chuàng)新管理意識薄弱。

(2) 物資采購計劃征集質(zhì)量不高，采購工作主動性有待提高。物資采購計劃的征集是采購工作非常重要的一環(huán)，直接影響著采購成本與質(zhì)量。目前，部分高校物資采購計劃征集質(zhì)量不高，主要表現(xiàn)在：

① 各單位和科研課題組隨意提交物資采購計劃，物資采購人員被動受理；

② 部分教師不按規(guī)定時間提交專項資金采購計劃，造成采購周期延長；

③ 部分單位和教師提交的采購計劃操作性不強，直接影響采購進度和質(zhì)量。

(3) 缺乏專業(yè)的物資采購隊伍，物資采購質(zhì)量可控性不強。高校物資采購工作技術(shù)性強，要求工作人員具備較強的個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平[1]。由于高校物資采購人員大部分為內(nèi)部調(diào)整，整體學歷水平較低，知識面較窄，對所采購的物資尤其是高精尖的儀器設(shè)備不熟悉，很難把握其技術(shù)參數(shù)和價格，從而無法控制物資采購質(zhì)量。

(4) 未建立物資采購管理平臺，物資采購信息化水平低。隨著采購制度改革的不斷深入和社會信息化的發(fā)展，要求高校搭建一個物資采購管理平臺，形成一個供應(yīng)商、教職工、物資采購人員、招標代理商等共同參與的通道，實現(xiàn)物資采購從計劃申報、審核、標書編制、采購、合同簽訂、驗收到資產(chǎn)入賬的動態(tài)管理。然而，許多高校對物資采購信息化的重要性認識不足，信息化進程緩慢，未建立適應(yīng)本校物資采購工作的管理平臺。

(5) 忽視對物資供應(yīng)商的管理，未建立供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評價指標體系。供應(yīng)商管理是指對供應(yīng)商的了解、選擇、開發(fā)、使用和控制等綜合性管理工作的總稱，其目的是發(fā)揮供應(yīng)商在物資采購工作中的積極作用，優(yōu)化采購資源，規(guī)避采購風險，降低采購成本，提高物資采購質(zhì)量，完善售后服務(wù)[2]。然而，在實際工作中，采購人員往往忽視對物資供應(yīng)商的管理，對其產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平、服務(wù)水平等缺乏深入了解，未建立供應(yīng)商檔案和適用本單位的物資供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評價指標體系[3-4]。

2 高校物資采購質(zhì)量控制的對策

高校物資采購質(zhì)量控制是指物資采購部門為控制物資質(zhì)量所采取的措施和活動。針對高校物資采購存在的問題，必須對癥下藥，辨證施治;健全采購制度，搭建采購管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)物資采購動態(tài)管理；加強采購人員素質(zhì)教育與物資采購全程監(jiān)管，增強采購質(zhì)量的可控性。

2.1 健全采購制度，加強采購管理

采購管理工作是一項綜合性的工作，要使各項工作有章可循，必須建立健全采購制度。具體來說就是要從以下幾方面健全制度：

(1) 根據(jù)國家最新招投標、政府采購制度及時修訂本單位的物資采購制度；

(2) 建立定期收集采購計劃制度，增強采購工作的主動性；

(3) 明晰招標領(lǐng)導小組、計劃管理部門、采購單位、評標委員會、使用單位、招標代理公司和供應(yīng)商各自的責任與權(quán)限，強化資產(chǎn)歸口管理意識，規(guī)范采購流程；明確公開招標、邀請招標、詢價采購、協(xié)議供貨、網(wǎng)上競價、競爭性談判和單一來源等采購方式各自適用的范圍，在采購方式的選擇上強化公開招標的主導地位，規(guī)范使用邀請招標方式，嚴格限制使用詢價采購、協(xié)議供貨方式，適度應(yīng)用網(wǎng)上競價方式，慎用競爭性談判方式，從嚴控制單一來源采購方式[5]；

(4) 建立大型貴重設(shè)備購置論證制度，提高大型貴重設(shè)備采購實效和利用效益；

(5) 建立培訓制度，定期面向設(shè)備類物資使用單位，介紹相關(guān)設(shè)備發(fā)展動態(tài)；

(6) 建立健全采購質(zhì)量跟蹤制和責任追究制，強化采購人員和資產(chǎn)管理人員的責任意識，提高資產(chǎn)使用效益；

(7) 建立采購人員定期走訪用戶制度，及時掌握物資使用情況。

2.2 搭建采購管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)物資采購動態(tài)管理

高校資產(chǎn)管理處要從本校物資采購工作的實際出發(fā)，綜合考慮資產(chǎn)管理、財務(wù)管理等信息化建設(shè)要求，搭建一個物資采購管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)物資購置全程網(wǎng)絡(luò)化管理。物資采購人員、使用單位和供應(yīng)商等通過登錄物資采購管理服務(wù)平臺，實時了解物資采購狀態(tài)，從而實現(xiàn)物資采購的動態(tài)管理。

2.3 加強采購人員素質(zhì)教育，增強采購質(zhì)量的可控性

按照科學發(fā)展觀的要求，切實改進和提高物資采購系統(tǒng)人員的業(yè)務(wù)能力。采取請進來與走出去相結(jié)合、個人自學與集中學習相結(jié)合等多種形式的素質(zhì)教育，不斷提高采購隊伍的思想政治素質(zhì)、學法用法素質(zhì)、專業(yè)基礎(chǔ)素質(zhì)、市場分析預(yù)測素質(zhì)和溝通技巧、談判技巧，從而有效避免采購風險和因個人素質(zhì)因素導致采購質(zhì)量偏低，有效控制采購質(zhì)量[6-7]。

2.4 加強采前干預(yù)，完善采購計劃

物資采購分為采前、采中和采后3個過程。采前是基礎(chǔ)。物資采購人員要加強采前干預(yù)，多途徑完善采購計劃，提高其可操作性。具體工作有：

(1) 提供物資供應(yīng)信息服務(wù)，引導使用單位進行充分的市場調(diào)研，挑選最佳品牌、型號規(guī)格；

(2) 仔細審核完善擬購物資技術(shù)參數(shù)，盡量滿足3個以上品牌，杜絕出現(xiàn)產(chǎn)品品牌信息，補全特殊物資配件信息，對于特殊進口物資，在技術(shù)參數(shù)中明確供應(yīng)商供應(yīng)零配件，部分常用物資，要求配送一定數(shù)量的易耗件；

(3) 整體把握物資技術(shù)參數(shù)，適當增減、修改部分技術(shù)參數(shù)，防止用戶照搬技術(shù)參數(shù)，慎用與使用與功能無關(guān)的個性化參數(shù)，防止物資來源單一，并確保在預(yù)算金額內(nèi)買到質(zhì)量好的產(chǎn)品；

(4) 采購重要的和技術(shù)性較強的物資，應(yīng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批[8]；

(5) 合理分包，對要采購的物資，按照其屬性進行分類與合并，采取重要物資單體劃分，同類物資多體劃分的方法，以便管理和招標[9]；

2.5 加強采中監(jiān)管，提高采購實效

采中是核心。采購人員要加強采中監(jiān)管，確保采購計劃順利實施。采中監(jiān)管包括：

(1) 嚴格準入制度，對供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，嚴防借資質(zhì)投標和圍標；

(2) 審查擬中標供應(yīng)商的投標文件，對其所投物資的品牌、性能和報價進行仔細審查，嚴防以次充好和抬高報價，一旦發(fā)現(xiàn)圍標現(xiàn)象，立即廢標；

(3) 對競價不足3家的品目，及時改用競爭性談判或議價的方式完成物資采購的后續(xù)工作，當物資性能、價格滿足預(yù)期值時，由相關(guān)供應(yīng)商中標，否則廢標；

(4) 加強特殊物資的生產(chǎn)監(jiān)管，檢查供應(yīng)商是否按照規(guī)范執(zhí)行，是否落實質(zhì)量管理措施，確保所采購的物資沒有質(zhì)量問題；

(5) 部分特殊物資采用先試用后采購的方法，確保所購產(chǎn)品的使用性能[3]。

2.6 加強采后管理，提高資產(chǎn)使用率

采后是保障。物資采購計劃實施以后，采購人員要認真做好采后管理工作。采后管理包括：

(1) 加強物資的合同管理，一方面根據(jù)物資屬性，與供應(yīng)商及時簽訂合同，明確物資型號、規(guī)格、數(shù)量、送貨方式、交貨日期、質(zhì)保期、驗收標準、付款方式等，對于進口物資，還需注明貨號等信息；另一方面及時將合同上傳至物資采購管理服務(wù)平臺，讓用戶對照合同進行初步驗收，一旦發(fā)現(xiàn)有不合格的地方，要求供應(yīng)商迅速調(diào)查原因，并報告處理對策；

(2) 建立供應(yīng)商檔案，加強對供應(yīng)商的分類分級管理，要求供應(yīng)商及時提供設(shè)備類物資的使用培訓和其他售后服務(wù)，確保物資正常使用[10]；

(3) 建立大型貴重儀器設(shè)備開放共享平臺，實行單位內(nèi)部、校內(nèi)、校外三級共享機制，提高其利用率；

(4) 建立順暢的物資維修管理網(wǎng)絡(luò)平臺，簡化報修流程，提高物資完好率；

(5) 建立聯(lián)系二級單位制度，定期走訪用戶，及時了解各類物資使用和供應(yīng)商售后服務(wù)情況，為日后采購提供參考；

(6) 建立物資供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評價指標體系，定期評估供應(yīng)商的績效[11]。

3 結(jié)束語

總之，高校物資采購是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，采購人員要緊跟時代步伐，健全物資采購制度，創(chuàng)新工作方法，加強采購質(zhì)量控制，不斷提高物資采購的信息化和科學化水平，為學校各項事業(yè)的發(fā)展提供強有力的物資保障。

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