高校進口物資外貿代理風險分析及防范

鐘永泉， 余樂俊， 曾文冰， 付裕貴

(華中農業大學 國資設備管理處， 湖北 武漢 430070)

高水平大學的人才培養和科學研究均呈現出國際一體化趨勢，即追求國際先進或國際領先水平，客觀上需要先進和強大的儀器設備等技術物資支撐。我國在教學科研精密儀器設備等技術物資的研發、設計、制造、配套等領域，與世界先進水平尚存在明顯差距，高水平大學的人才培養和科技創新在相當程度上不得不依賴進口發達國家的精密儀器設備和試劑耗材。因此，規范進口物資外貿代理管理，防止進口失敗或造成損失，對保證高校教學、科研順利進行至關重要。

1 高校進口物資外貿代理中的風險及分析

風險是指在特定環境和特定時間段內，某種損失發生的可能性。高校外貿代理業務主體多(包括高校的用戶和管理部門、代理商、外商及其代理公司、銀行、海關、出入境檢疫部門等)，業務流程繁雜(包含選擇代理商、簽訂代理合同、簽訂外貿合同、辦理免稅與機電產品許可手續、開具信用證、銀行付匯、報關清關、到貨驗收、糾紛解決等)，每個主體或環節出現失誤都會導致整個進口業務存在風險，如政策理解失誤、進口周期延誤、資金及結算風險等。

1.1 進口及免稅政策風險

政策風險是指因國家宏觀政策(如進口政策、免稅政策等)發生變化，導致進口業務發生變化而產生的風險。高校外貿代理業務是一項政策性很強的工作，涉及許多法律法規和政策文件，如《中華人民共和國海關進出口貨物商品歸類管理規定》、《科技開發用品免征進口稅收暫行規定》和《科學研究和教學用品免征進口稅收規定》等。根據《科學研究和教學用品免征進口稅收規定》第二條：“科學研究機構和學校，以科學研究和教學為目的，在合理數量范圍內進口國內不能生產或者性能不能滿足需要的科學研究和教學用品，免征進口關稅和進口環節增值稅、消費稅”，高校用于教學、科研的進口物資依法免征進口關稅和進口環節增值稅、消費稅。但海關對免稅的條件、范圍和用途及物資的分類有明確的規定，不但列出了16款可以免稅進口的科研教學用品清單，而且規定國內已經引進國外技術并且能夠大量生產，能夠滿足國內需要的儀器設備，或者國家已經正在大量投資，需要適當保護使其得到正常發展的儀器設備，以及進口征稅率已基本合理的貨物，國家均取消減免稅[1]。

因此，高校進口業務管理人員須熟悉教學科研物資進口及免稅政策，精通外貿業務知識，了解本校相關學科知識，防止因政策原因導致諸如無法進口、不能免稅、時間延誤等不可控風險。

1.2 外貿代理商與外商的誠信風險

外貿代理商誠信風險是交易一方不履行責任而導致的風險，即交易方缺乏誠信無法履行合約的風險，包括代理商和外商的誠信風險[2]。

由于代理商要全權代表學校與外商簽訂外貿合同，負責與銀行聯系申請開立信用證和付匯，負責貨物報關提貨，并運到學校。在這個過程中，學校不直接接觸銀行，進口代理商往往要求學校將全額開證金額提前支付給代理商，一旦代理商存在誠信風險，學校將蒙受巨大損失。此外，進口貨物采用的大部分都是即期L/ C 付款方式，憑單付款，與貨物無關。如果選擇的外商在誠信方面有問題，提供的單據與貨物質量不符，學校也將承擔很大的風險。

1.3 進口周期延誤風險

外貿代理時間延誤風險是指因某一不確定原因，造成實際操作所用時間比預期長，造成無法按時報關、到貨、驗收、索賠等風險。外貿合同供貨和免稅申報周期很長，進口過程時間跨度大(一般為3～6個月)，因此，在物資進口過程中，由于某一條件不滿足或某一環節不及時，都可能造成整個進口業務在時間上的延誤[3]。

造成進口周期延誤的主要原因是缺少制度控制，無法通過制度掌握各個環節來實現控制時間。主要表現在：

(1) 代理模式不清、責權不明。外貿代理模式一般分為部分包干模式和全包干模式。在部分包干模式中，代理商負責部分業務，權利與義務往往未明確規定；在全包干模式中，代理商負責全部業務，但在具體操作中，由于許多業務需要學校職能部門和最終用戶密切配合，涉及款項支付、免稅函草擬、到貨驗收等責任無法落實。

(2) 合同管理不到位，授權不明。高校物資外貿代理涉及的合同比較多，包括高校與外商代理人簽訂的供貨協議、高校與代理商簽訂的代理合同、代理商與外商簽訂的外貿合同，合同涉及內容比較復雜，合同管理難以規范，業務授權無法嚴格執行。

(3) 過程控制不嚴，監督不到位。高校物資外貿進口流程環節多，手續復雜，代理商無法做到事事“請示”，學校也無法做到事事“過問”，學校對整個過程無法進行有效控制。

1.4 合同的權利與義務不對等風險

權力與義務的不對等往往導致代理商與學校間屢屢發生糾紛，且找不到適當的解決辦法[4]。高校沒有參與代理商對外簽訂外貿合同的過程，外貿合同在物資技術參數上是否準確、全面，在付款方式、到貨時間、售后服務等商務條款是否存在漏洞，外商是否履行或延遲履行合同，直接受損失的是學校，而學校只能通過代理商向外商協調和索賠，如果代理商協調不力，學校的損失就得不到相應的補償。反之，如果學校未能履行或延遲履行合同，由此給外商造成的損失，須由代理商去承擔，無法直接向學校請求損害賠償。此外，如果代理商違約未能履行合同，代理商收取的手續費不足以支付違約賠償金，學校與外商的損失得不到相應的補償。

因此，高校與代理商簽訂委托代理協議時，由于雙方權利、義務不明確或不對等，在委托內容、代理事項、時間要求、違約責任和索賠方式上存在不確定性，增加了風險發生的可能性。

1.5 資金及結算風險

資金及結算風險是指在進口業務中，由于支付方式選擇不當等的原因造成資金、費用或匯率的損失。高校進口物資的付款方式通常為即期信用證(L/C)、電匯(T/T)等方式，常用的做法是高校將全額或部分資金付給代理商的銀行，代理商根據外貿合同的付款方式開具信用證、電匯付款、報關清關、提貨送貨、進出口檢疫及后續解決糾紛等工作。

作為購買方的高校在交易中處于“第三方”的角色，必須通過代理商與外商、銀行、海關、進出口檢疫局、保險公司進行聯系，造成學校與代理商、外商信息不對稱。代理商與外商可以利用信息優勢地位，隱瞞自身失誤、擅自違約或變相繼續“執行合同”等行為。高校在物資進口業務中屬于信息不對稱中的“弱者”，無法全程監控代理商的業務，面臨預付給代理商的資金挪用風險、開具信用證時條款不嚴密而產生的信用證風險、因對外商發貨單據審核不嚴格而產生的票據及付匯風險及因匯率發生變化而產生的匯率風險等[5]。

2 高校物資進口業務的風險防范

2.1 加強市場調查、遴選優質代理商與外商

高校進口業務合作主體為外商和外貿代理商，優選誠信可靠的外商與外貿代理商是物資順利進口的保證。在選擇外商時，學校應做到以下3個方面：(1)充分調研外商的商業信譽。在國際結算中有一句名言: “沒有安全的結算方式，只有安全的客戶”。因此，應選擇國際知名度大的生產廠商，防止通過制作假單據等手段進行資金詐騙或提供質量低劣產品的現象。(2)優先選擇國內有辦事機構的外商，盡可能避免國內代理公司，減少合同糾紛的發生。(3)優先選擇本地有售后服務人員的外商。

由于外貿代理業務均需要通過代理商來進行，面對資金和貨物的雙重風險，學校選擇有誠信的外貿代理商至關重要。在選擇外貿代理商時，學校應做到：一是選擇信譽好、規模大的、服務能力強的外貿代理商，必要時要求其提供相關的銀行資信證明；二是優先選擇在海關口碑好、精通報關流程和國際貿易業務的代理商；三是選擇辦公地點靠近學校的2～3家本地代理商合作，合作周期最好為1～2年，既有利于保持與代理商穩定的聯系與協調，代理商之間也有一定的競爭。

2.2 明確權利與義務，建立控制制度

外貿代理業務要進行有效的制度控制，首先必須制定一整套包括權利與義務等為主要內容的控制制度和程序性規范，對流程中各個環節進行有效規范和監督，并書面化、文件化、合同化。其次，明確全包干的代理模式。明確代理商負責全部業務，包括簽訂外貿合同、草擬免稅函、辦理免稅與機電產品許可手續、開具信用證、銀行付匯、報關清關、到貨送貨、開箱驗收、報請商檢、糾紛解決、退貨索賠等所有對外業務。學校僅負責提供貨物清單、出具免稅申請函、設備調試驗收，并協助代理商解決外貿合同糾紛、對外索賠、辦理商檢及換貨、退貨、補貨、維修等事宜。再次，建立外貿代理業務授權批準控制。授權批準控制是在明確權利與義務的基礎上，代理商在簽訂外貿合同等其職責范圍和業務處理權限以內的業務，可以根據授權直接處理業務，而職責范圍和業務處理權限以外的業務(如改變付款方式與發貨時間等)必須經過學校批準才能辦理。最后，對流程中的要點環節進行監控。簽訂外貿合同、辦理免稅手續、開具信用證、銀行付匯、開箱驗收是外貿代理業務中的重要環節，學校必須進行監控，保證外貿代理業務順利進行。

2.3 加強學習培訓，提高管理人員的業務水平

高校外貿代理業務管理知識要求非常全面，外貿代理管理人員應加強以下3個方面的學習和培訓：

(1) 加強外貿業務知識的學習與培訓，熟悉國際貿易知識及國際貿易業務的相關法律法規，對避免外貿代理業務潛在風險極為重要。

(2) 加強合同法的學習與培訓。外貿代理業務要通過合同的形式來實施，合同條款是否全面、準確，是物資順利進口的關鍵，也是解決爭議的主要依據。因此學習、培訓《合同法》，特別是熟悉《涉外經濟合同法》有關規定對外貿代理業務管理人員非常重要。

(3) 熟悉市場新產品和新技術。當今社會，新產品和新技術層出不窮，只有在實踐中不斷學習，通過專家培訓、經驗交流等多種形式提高相關學科、實驗內容、進口物資基本原理與用途等知識，才能做到與時俱進，滿足相關專業知識的需求。

2.4 開發外貿代理業務管理系統，加強信息共享

高校外貿代理業務涉及環節多，合同信息復雜，所有業務環節與合同信息都需學校、代理商、外商，以及學校內部用戶與管理部門之間相互配合，保持信息及時傳遞十分必要。因此，學校可以利用互聯網技術，開發運用外貿代理業務管理系統，通過網絡及時傳遞信息，提高工作效率。外貿代理業務管理系統應實現以下功能：一是網絡化辦公，明確學校管理人員與最終用戶、代理商、外商需辦理的事項與時間要求；二是記錄每一單業務的信息和業務進度，便于相關人員查詢，及時安排下一環節的業務和工作；三是對進度滯后的業務進行標記，提示相關人員及時發現問題、分析問題，并加以解決；四是對代理商和外商進行考核，學校管理人員與用戶、外商可以對代理商服務質量進行評價，學校對業務進度滯后或服務質量較差的公司可以終止其代理資格和供貨資格，對業務進度提前或服務質量好的公司可以通過增加其業務量進行激勵。

3 結束語

綜上所述，風險貫穿于高校外貿代理業務全過程，但通過分析其形成的原因，大部分風險可以通過完善風險控制體系、遴選優質代理商、規范合同管理、加強信息溝通、強化業務授權與控制加以防范和規避。

[1] 宋金祥.進口科教用品免稅工作研究與實踐[J].實驗室研究與探索,2004，23(12)：204-207.

[2] 韓建新,于燕臣.關于高等學校委托代理進口設備風險問題的思考[J].工會論壇,2005(5)：114-115.

[3] 殷元元,趙麗清.高校設備采購風險與防范[J].中國現代教育裝備,2009(8)：9-11.

[4] 張曉丹.高校簽訂外貿合同的風險規避問題研究[J].實驗技術與管理,2010,27(4)：181-183.

[5] 宋元書.高校設備進口業務過程的風險分析[J].實驗室研究與探索,2009，26(1)：170-172.