三級文獻保障體系下的高校圖書資產管理探索

莊 玫，邵 敏，陳 輝，趙慶雙

(1.清華大學 圖書館，北京 100084； 2.清華大學 實驗室與設備處，北京 100084)

隨著高等教育發展對信息資源服務專業化的要求不斷提高，高校圖書館系統實現綜合館藏與專業化信息服務相結合的管理體系成為圖書館系統發展的必然方向。2000年，清華大學圖書館系統正式提出通過搭建校圖書館—專業圖書館—院系資料室的三級文獻保障體系，以滿足師生在教學與科研方面的資訊需求[1]。截至2012年底，該體系已包括校圖書館、7個專業圖書館和18個院系資料室[2]。該體系的建立有效地推動了圖書館文獻資源保障與信息服務水平，同時也對圖書館的圖書資產管理提出了更高要求。圖書資產管理工作包括圖書采購、驗收、典藏、盤點、統計、剔舊、處置等環節[3]。清華大學圖書館依據三級文獻保障體系“資源共建、分散收藏、規范管理、信息共享”的原則，經過不斷探索，提出既符合高校圖書資產管理要求，又具有自身特點的“分層控制、統一規范、動態管理”的新型管理模式，并在實踐中不斷完善。

1 高校圖書資產管理的一般問題

圖書資料與其他固定資產相比，具有體積較小、價值差異大、不耐保管、流動性強等特點。高校圖書資產管理工作面臨著館藏分散、館藏種類多，院系資料室管理水平不一等問題[4]。

1.1 財務數據與資產數據需協調

圖書資產管理工作由圖書館負責，但需上報學校的財務部門和資產管理部門進行數據協調。財務部門控制圖書經費的支出，但由于付款時段與統計時段可能存在區別，而且由于財務部門是從經費的角度管理圖書資產，而圖書館是從業務的角度管理圖書資產，所以往往會出現財務賬目數據與圖書館上報資產管理部門的資產數據不一致的情況。

1.2 院系管理水平待提高

大部分院系資料室的管理人員具有兼職性和流動性[5]，圖書館管理的專業技能較弱。以清華大學設有資料室的院系為例，僅有不到30%的院系資料室工作人員為專職管理人員，50%以上的院系資料室只在部分工作日開放，個別院系利用學生管理資料室。院系資料室以服務本院系的師生為主，服務范圍較小，圖書資產的專業化管理水平不高，統計數據交接比較困難，給全校圖書資產統計數據的規范化帶來了較大的壓力。

1.3 數據規范問題

清華大學校圖書館及專業圖書館的大部分圖書資料已納入校圖書館館藏書目系統[6]，稱為“系統數據”；還有大量的特殊資料、特藏文獻、古籍文物尚未納入館藏書目系統，該部分數據稱為“非系統數據”。系統數據及非系統數據的每個書目信息相當于該圖書資料的明細賬；而資產統計中按國家財政部、國管局等要求提交的統計數據條目相當于總賬。

2007年，由國家財政部牽頭進行國有資產清查并執行《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》時[7]，清華大學圖書館發現系統數據統計中的一些問題：因歷史原因，購置價格上有的圖書未區分幣種；購置的圖書存在碼洋(圖書標價)與實洋(圖書館按折扣實際付款的價格)的區別；大套書每冊的標價按全套計算，在統計時需進行每冊圖書的價值處理；隨書光盤需單獨建賬。就非系統數據而言，在回溯后需及時在總賬上進行非系統數據與系統數據的轉換。

以上問題對數據的統一、規范提出了迫切要求。針對碼洋與實洋的問題，廣東女子職業技術學院圖書館自建數據庫系統，把所有館藏數據信息(包括圖書單冊價)都導入自建的數據庫系統中，通過添加圖書的折扣和批號2個字段，利用數據庫查詢操作解決碼洋與實洋的區別，實現館藏管理系統與自建數據庫系統兩條線并行的資產管理方式[8]。

1.4 丟失、折舊、剔除及處置問題

圖書館開架借閱的服務方式為讀者帶來了極大的便利，但圖書的丟失及損毀現象也增多。圖書館工作人員從發現圖書未借閱而又不在架上開始查找，到補購或資產剔除的工作周期較長，將影響讀者對文獻資源的使用。浙江萬里學院圖書館針對這種情況，曾開發了“圖書館動態文獻補失系統”[9]，及時收集“查找”中的圖書信息，通過不同的時段統計查找次數，達到一定標準后補購丟失圖書，未能購買到的則及時進行資產剔除。

圖書資產與設備、家具資產不同，圖書館界對圖書資產折舊的概念目前還沒有被明確。實際上，圖書資產的折舊除了其載體形式的壽命之外，還與信息內容的壽命有關，具有復雜性[10]。在圖書的剔除及處置實際工作中，會出現資產數量剔除減少而價值卻沒有對應調整的情況。此外，剔除的數據信息缺乏系統或數據庫管理，不利于追溯剔除原因及圖書去向。

2 清華大學圖書資產管理探索

針對紛繁復雜的圖書資產管理工作，清華大學圖書館不斷探索，總結出一套符合高校圖書資產管理要求且具有自身特點的“分層控制、統一規范、動態管理”的新型管理模式，有效地提高了資產的管理水平和圖書資產的使用率。

2.1 統籌協調與分層控制

清華大學三級文獻保障體系充分發揮了分散與集中的有機協調功能。在文獻資源建設工作中統籌協調，一方面調動院系積極性，鼓勵自籌資金，深化專用文獻資源建設；另一方面集中校撥經費，加強共用文獻資源的建設。在圖書資產管理方面，一方面加強專用和共用文獻資源的規范化管理，實行統一編目標準，逐步完善在圖書館innopac系統統一揭示功能；另一方面強化專人負責制，組成分層控制結構。

清華大學還建立了“985工程”、“211工程”圖書管理系統，將各院系單位使用“985工程”、“211工程”專項經費購買的圖書文獻納入管理中。三級保障體系中的大部分圖書資產通過在統一的館藏書目系統中揭示，推動了全校圖書資源的共享，使得院系圖書資產的使用者不再局限于本院系，從而提高了圖書資產的使用率。

圖書資產的管理從校圖書館到院系資料室，形成了統籌協調、分層分點控制的規范化管理體制，明確各層、各節點人員的職責和權利，將全校各類經費所購置的圖書文獻統一納入圖書館三級文獻保障體系中。

在統籌協調、分層控制的管理體制中，統計數據由校圖書館資源建設部、編目部、特藏部等多部門主任及各專業圖書館、各院系資料室工作人員分頭上報，圖書館辦公室匯總統計，校圖書館主管領導負責最終審核。資源建設部主任在進行資產統計時需提供系統數據并反饋給已納入校圖書館館藏書目系統的各專業圖書館和院系資料室的工作人員進行核對補充。圖書館辦公室工作人員匯總統計時需將校圖書館、專業圖書館、院系資料室反饋的當期統計數據與歷年數據進行核對校驗。

統籌協調、分層控制的管理體制在應對院系資料室人員頻繁變動的情況具有良好的效果。院系資料室新工作人員上崗后，校圖書館會量身定制培訓計劃，輔導圖書資產統計管理工作，并協助其推進全校圖書文獻信息的統一揭示工作。

目前，清華大學三級文獻保障體系已實現可持續發展。截至2012年底，清華大學校圖書館、7個專業圖書館和18個院系資料室在三級文獻保障體系中的圖書資產累計總數比例分別為65%、26%和9%；專業圖書館及院系資料室入藏的圖書資產及讀者進館數增長較快,在全校三級文獻保障體系中所占比例逐年增加；7個專業圖書館已向全校讀者提供開放服務，校圖書館及專業圖書館的圖書還實現了通還。

2.2 數據標準與統一規范

完善圖書資產管理規章制度，改革圖書資產的剔除與處置管理辦法，是推進圖書資產管理工作科學化、可持續化進程中的關鍵環節。

清華大學圖書館于2012年修訂了《清華大學圖書館圖書文物陳列品資產統計細則》(簡稱《細則》)，明確了在統計工作中遇到的各類問題的具體處理方法。為了協調資產管理數據與財務數據不符的問題，清華大學圖書館與學校國有資產辦公室商議確定：在進行資產統計時以資產管理數據為準并與財務數據區分。資產統計中的中文圖書需明確區分社會科學、自然科學及綜合類圖書的類別，并因此調整了統計周期。《細則》制定時兼顧了圖書資產的價值與丟書罰款額度的問題。

在上報資產統計數據時，中文圖書以碼洋統計，解決圖書后續流通服務中涉及到的丟書賠款標準問題。外文圖書則按實洋統計，便于了解實際購置經費情況并與財務數據吻合。捐贈來源的圖書資料按標價統計，但如果沒有標價，則區分外文圖書、港澳臺圖書、國內圖書等按不同標準進行統計。《細則》還規定了成套圖書、非正式出版物的標注統計方式，調整了期刊合訂本的價值統計方法。

針對館藏資源的調撥，2011年制定了《清華大學圖書館資源調撥管理辦法》(簡稱《調撥辦法》)，使各館之間、各館藏地之間的館藏資源調撥更加規范有序。2006年清華大學圖書館建立了剔除數據庫，規范了剔除資產之前需抓取的各類信息，包括資產的具體信息內容、剔除原因、處置方式等。該數據庫實現了剔除圖書資料數據信息的完整記錄與可追溯性。2013年清華大學圖書館在修訂規章制度時又進一步補充完善了《圖書館館藏書刊剔除制度》(簡稱《剔除制度》)，該制度成為了圖書資產管理工作中進行圖書資產剔除的指導性文件，制度細化了圖書資產剔除涉及到的各個詳細工作流程。

《細則》、《調撥辦法》與《剔除制度》在清華大學三級文獻保障體系中各專業圖書館和院系資料室逐步完成了推行工作。工作方式的明確與統計口徑的一致，降低了因人員變動而產生的統計誤差和工作失誤的概率，取得了明顯效果。

2.3 技術輔助與動態管理

清華大學圖書館面對每學期的圖書資產統計上報工作和來自科研、教育、院系等各個方面的圖書資產統計需求，如何提高數據準確性、實現數據監控及資產實時管理是圖書資產管理的重點，也是難點。多年以來，清華大學圖書館依托多個管理系統，嘗試借助新技術實現圖書資產的輔助管理。與館藏書目系統中實時更新明細賬方式不同，在圖書資產統計時，圖書館嘗試借助業務統計系統，以固定時段為統計周期，及時調整資產總賬的增減。

2010年清華大學圖書館測試了4家公司的RFID (radio frequency identification)設備[11]，于2012年1月選擇試用遠望谷的超高頻RFID，在校圖書館的新書及常用書閱覽室(館藏量為3萬冊左右)部署RFID雙標簽測試環境。

經過一年多的試用和改進，超高頻RFID在圖書資產管理上體現了明顯的優勢。RFID標簽與圖書館現在使用的條碼相比，具有防水、防磁、耐高溫的物理優點，使用讀取距離大，并可同時讀取多個標簽；它的數據存儲容量大，修改便捷，可加密，安全性較高。超高頻RFID比高頻RFID的標簽更小，隱蔽性更好，適合大規模作業，允許多標簽識別讀取數據。

超高頻RFID管理系統中包括新書上架、順架、盤點、倒架、查找、剔舊、下架等模塊，該系統的使用提高了圖書資產日常管理、盤點統計的工作效率。該系統圖書定位三維導航清晰[12]，讀者及管理人員可通過系統便捷地找到圖書；館員借助盤點車及相關設備，可同時大批量讀取數據，進行快速、高效盤點；可在盤點時快速形成各項統計報告，并且可以回溯圖書的借閱歷史。

清華大學圖書館在試用超高頻RFID時，也嘗試將其與正在使用的利用磁條進行圖書檢測的門禁系統相結合，形成雙保險。在后續的試用中，如將超高頻RFID管理系統擴展到多個閱覽室及書庫，通過各出入口處的監測設備統一讀取圖書出入信息，將能更好地實現圖書的動態管理。

超高頻RFID的試用，提高了圖書的動態管理水平，提高了圖書館工作人員的工作效率，該閱覽室的盤點工作從使用超高頻RFID之前的4人5天的工作量降低到了2人2天左右，并為圖書館員的工作從繁重的體力勞動服務型轉向創造性讀者服務型提供了條件。

3 結束語

清華大學實行三級文獻保障體系和“分層控制、統一規范、動態管理”的管理模式，在加強圖書資產管理的同時，有效地提高了文獻資源共享率。“圖書館是不斷生長的有機體”。隨著圖書館事業的發展，高校圖書資產管理工作需堅持原則、適應變化、完善制度、借助技術，努力保障圖書資產的連續性、完整性、完好性和共享性。

[1] 趙熊，于麗英，張力軍，等.十余年來學校圖書館體系建設回顧[G]//林佳，楊慧.探索 改革 奮進：紀念清華大學圖書館百年華誕論文集.北京：清華大學出版社，2013：14-19.

[2] 清華大學圖書館.2012年度報告[EB/OL].(2013-05-17)[2013-12-15].http://lib.tsinghua.edu.cn/about/from_director.html.

[3] 黃玲.如何科學有效的加強高校圖書資產管理[J].晉圖學刊，2009，6(6):48-50.

[4] 楊莉萍.網絡環境下高校圖書館的圖書資產管理[J].科技情報開發與經濟，2007,17(7):53-54.

[5] 李廣義.圖書資料資產清查建庫工作的組織與管理[J].圖書館建設，2004,3(1):27-28.

[6] 莊玫，向陽.清華大學三級文獻保障體系的構建與思考[J].現代情報，2010,30(9):163-165.

[7] 教育部.教育部關于印發《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》的通知[EB/OL].(2012-12-17)[2013-12-16].http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s7504/201212/xxgk_146317.html.

[8] 陳國剛.圖書資產的清查與管理[J].圖書館界，2010,4(4):63-65.

[9] 邢笠.圖書館動態文獻補失系統的設計與實現[J].大學圖書館學報，2007,1(1):38-40.

[10] 吉翔,丁青.高校圖書館圖書資產管理工作中難點問題研究[J].大學圖書情報學刊，2008,26(2):19-21.

[11] 陳進,鄧景康，景祥祜.圖書館RFID技術及應用[M].上海：上海交通大學出版社，2013.

[12] 林曉玲，楊明華.RFID圖書管理系統中圖書定位排架方式探析[J].圖書館論壇，2012,32(3):102-104.