企業工程建設聲像檔案的收集、整理和利用

嚴萍

（萊蕪鋼鐵集團公司，山東 萊蕪 276000）

企業工程建設聲像檔案的收集、整理和利用

嚴萍

（萊蕪鋼鐵集團公司，山東 萊蕪 276000）

企業工程檔案反映了建設項目管理工作的真實過程，它在維護企業權益、發展企業生產、進行技術改造等方面，都發揮著重要作用。當前要做好這項工作，就要提高認識，明確責任，發動工程建設中的各個部門共同收集，還要掌握技巧，提高拍攝質量。實踐證明，企業聲像檔案資料的搜集是前提，維護和保管是關鍵，利用和開發則是根本目的。因此，每一個環節的工作都需要認真做好。

企業工程建設；聲像資料；企業權益；企業發展；企業競爭力

工程檔案是企業檔案的組成部分，反映了建設項目管理工作的真實過程，它在維護企業權益、發展企業生產、進行技術改造等各項工作中，都發揮著十分重要的作用。很多國有大型企業從“十五”到“十二五”期間的重點工程項目內容多、時間跨度大，作為工程檔案的重要組成部分，工程建設現場聲像檔案以其特殊的載體形式，保留下了整個工程各個重要施工節點的歷史瞬間，彌補了以往傳統的紙質文字檔案的不足。聲像檔案有直觀形象性、客觀真實性、藝術欣賞性、傳播廣泛性、記錄不可讀性、易復制轉移性等特征，這些特征給檔案文化傳播效果帶來重大影響。因此，做好聲像檔案的收集、保管與利用工作，尤為重要。應以何種方式做好這些工作，以更好的形式發揮聲像檔案的作用呢？

一、企業聲像檔案收集的必要性

在工程建設中，圖紙能反映出來的僅僅是工程設計理念和施工目標，對于大量的隱蔽工程無法反映；施工全階段的檔案資料，能精確地反映各工序包括隱蔽工程的各種檢測數據、感官質量和檢查結論，但對于施工現場的復雜情況則是無法直觀的反映。聲像材料通過照片、錄像的形式彌補了這一不足。它可以從更多的角度展示整個工程建設過程，從項目初期的方案論證，工程現場的原始地形地貌到項目的開工儀式，地基與基礎工程建設，主體結構建設，裝飾裝修到最后的竣工驗收，體現的是一個動態的過程。從這個過程中，我們可以看到一個完整的工程形象直觀地呈現出來。其中施工階段的聲像材料直觀地反映了工程質量，是工程檔案的佐證，對于今后的工程質量的可追溯、工程的評優有重要的意義。在以前，聲像的拍攝者主要以宣傳部門為主，聲像檔案沒有專人收集、整理，只能從宣傳部門找到為數不多的“藝術”照片，致使大量的工程施工重要節點沒有錄像和照片，無法再現當時工程建設的場景，留下了無法彌補的遺憾。因此更好地發揮聲像檔案的作用，及時收集是至關重要的。

二、企業聲像檔案的收集工作的主要環節

一是提高認識，明確責任。首先應充分認識到聲像檔案的重要性，不僅僅是應付工程檔案的要求，應將此項工作作為檔案管理的重要組成部分，落實到項目管理責任制中，明確職責和任務，由上而下地推動工作的開展。

二是要加強宣傳，提高對聲像檔案的歸檔意識。首先作為檔案管理人員，應該不斷加強對聲像檔案工作意義、作用的認識，盡職盡責地做好聲像檔案的收集與利用工作，起到領軍作用。

三是發動工程建設中的各個部門共同收集，確保工程聲像材料的完整性。伴隨著信息時代的發展，企業各部門的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、保存和利用。在這種情況下，如何保高效率、完整的保存好各個施工階段的聲像檔案，單靠檔案管理部門是不可能做到的。因此，工程檔案管理部門要改變閉門造車的狀況，打破工程施工各部門各自為政的局面，充分調動起工程各個組成單位收集聲像檔案的積極性。比如，有些部門的工作同現場的建設聯系較為緊密，對工程的進度了解的較為全面。他們親臨現場拍攝收集聲像材料既及時、快捷又安全?？梢钥紤]通過上級部門制定獎勵制度，把聲像檔案管理變成各個單位的共同工作

四是掌握技巧、提高拍攝質量。具體的拍攝人員應該了解拍攝的目的和主題，要從畫面上就能體現出所要反映的規定內容。如要反映工程的進度變化，最好有固定的參照物，在同一位置定期拍攝；如要體現鋼筋的間距，應在畫面中放尺測量間距，以求準確顯示。目前，各工程項目部一般均配有攝影器材，因此照相一般由項目部工作人員就可完成，而錄像多為檔案室工作人員及宣傳部門的負責人。項目人員熟悉工序、了解工程，所缺乏的只是攝影技巧，多多練習方可找準感覺，就能拍攝出合乎要求的圖片；專業人士擅長取景構圖，但對工程缺乏了解，拍攝前應充分溝通，明確主題和要求，拍攝前還應有熟悉聲像檔案的人員陪同，避免出現畫面唯美卻言之無物的問題。

三、企業聲像檔案的維護和保管

結合實際，創造條件，力求妥善保管。聲像檔案要求恒溫、恒濕。它的保管標準比其他檔案要求更高更嚴格。在保管中特別應注意以下幾點：

一是聲像檔案要獨立成卷，使用非磁性材料制成的柜架單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，還應充分利用現代化科學手段，將照片數碼底片多做備份。

二是采用優質的檔案裝具。照片裝冊后立即放在箱柜中，錄像帶、光盤要裝進特制的底片袋、光盤盒。

三是聲像檔案庫房的地面、墻壁及天花板涂層應既不吸塵也不產生塵埃。塵埃量應保持在每平方厘米不大于10個塵埃的標準，顆粒度不大于10μm。

四、企業聲像檔案資源的利用和開發探討

聲像檔案的保存價值在于利用，只有積極開發聲像檔案的利用價值，為宣傳和今后生產提供各種有價值的信息資源，才能充分體現出錄像和照片的珍貴和檔案本身所具有的歷史價值。

一是用現代化網絡軟件整理工程聲像檔案。利用照片直觀、形象、真實的特點，可通過照片展示。例如：在工程建設中，我們分階段獲取的照片，然后用幻燈片的形式把照片分時間段再以工程局部區域劃分整理出來，并且把各個重要接點的照片旁邊標注加以說明。這樣，既可以作為宣傳材料，又可以把照片很清晰的歸檔。

二是聲像檔案與文書檔案結合利用。照片檔案和文書檔案是兩種不同的載體，但這兩種不同載體所反映的內容和信息又往往是同一事物或事件。單一的照片檔案有時表達的內容不夠全面、詳實，如工程×年×月×時開工、×月×日廠房開始施工等重要時刻，能夠在提供照片、錄像檔案的同時，加以相關的文書檔案，即把時間、地點、內容配與相應的照片，將會更好地提高聲像檔案的利用價值。

三是開發聲像檔案，服務企業發展。聲像檔案作為檔案信息資源之一，如今已被企業廣泛利用。（1）工程管理部門在工程投標、項目課題論證等方面利用我們檔案部門整理的聲像檔案采用了圖文并茂的PPT和彩色膠印的方式方法，有效地展示了雄厚的競爭實力，為該部門在激烈的市場競爭中承攬了多項高科技的工程項目。（2）施工單位在申報創優工程時所制作的工程概況紀錄片，借閱并參照檔案部門整理的比較具有代表性的聲像檔案，可為工程順利通過創優評獎提供有效的服務。（3）檔案部門利用聲像檔案形象生動的介紹了和展示企業建廠幾十年所經歷的重大歷史事件，很好地宣傳了企業的創業經歷、科技實力和企業成就，提高了企業的社會知名度和社會美譽度。

綜上所述，聲像檔案的收集與整理是一項枯燥、寂寞的工作，需要工作人員默默無聞、不計報酬、與世無爭的工作作風和態度來支撐。因為所有形式的檔案的出彩之處，只能等到有了“利用”的機遇，才能顯露，也方能引起大家的關注，聲像檔案亦是如此。做好工程聲像檔案的收集、保管工作是整個聲像檔案管理工作的前提和基礎。通過我們的艱苦努力，確保企業的每一項工程建設完成后的聲像材料作為檔案永久保存，為本企業以及其他企業未來的工程建設留下寶貴的歷史參考資料，這是具有重要意義和應該重視的工作。

因為企業工程檔案反映了建設項目管理工作的真實過程，它在維護企業權益、發展企業生產、進行技術改造等方面，都發揮著重要作用，所以當前要做好這項工作，就要提高認識，明確責任，發動工程建設中的各個部門共同收集，還要掌握技巧，提高拍攝質量。實踐證明，企業聲像檔案資料的搜集是前提，維護和保管是關鍵，利用和開發則是根本目的。因此，每一個環節的工作都需要認真做好。

（責任編輯：張希宇）

G275.9

A

2095—7416（2014）06—0065—02

2014-12-26

嚴萍，女，大學學歷，萊鋼集團公司辦公室檔案科干部。