功能語言學視閾下的商務英語索賠信函人際意義分析

張麗君

（山東青年政治學院 外國語學院，山東 濟南 250103）

功能語言學視閾下的商務英語索賠信函人際意義分析

張麗君

（山東青年政治學院 外國語學院，山東 濟南 250103）

基于系統功能語法中的人際功能理論，可對商務英語索賠信函進行語氣分析和情態分析。從人際意義和評價理論角度探索和揭示索賠信函中人際意義實現的各種語言手段是語態分析和情態分析。

功能語言學;索賠信函;人際意義

一、引言

在經濟全球化的時代背景下，各國之間的貿易往來日益頻繁，信函成為貿易活動的主要交流媒介之一。商務英語信函在國內和國際貿易中發揮著重要的作用。商務信函種類繁多，而其中的索賠信函由于涉及貿易雙方的利益糾紛較為敏感。索賠函是指受損方以雙方簽訂的合同條款為依據，具體指出對方違反合同的事實，提出要求賠償損失或維護其他權利的書面材料，屬于商務信函的一種體裁。

在合同的執行過程中，任何一方如果不能履約就會給另一方帶來麻煩，有時還會使另一方遭受經濟損失。一旦發生這種情況，受損方有權根據合同規定要求責任方賠償。受損方所采取的這種行動稱之為“索賠”。抱怨和索賠信函（Complaints& Claims）的目的是為了獲取更好的服務，對已出現的問題求得及時、妥善的解決。它通常是買方由于對收到的貨物不滿而書寫，如：貨物未按時到達；貨物雖抵達，但與訂單所載不同；貨物有損毀現象；貨物數量短缺或多余；貨物質量與樣品不符；服務不合理及收費過高等，這些均是抱怨、索賠的正當理由。

索賠函的主要目的是向責任方陳述索賠理由，督促盡快解決問題。在索賠函中，雖然受損方和責任方的關系極為對立，但其目的是要求得到賠償而不是進行指責和抱怨，因此，書寫索賠函時態度要積極，語氣需禮貌和得體。索賠信函的交際目的是為了促進雙方有效解決問題，保持友好的合作關系，獲得合理的賠償，而不是進行指責和抱怨，因此如何在一封信函中用恰當的語言表達自己的觀點和態度，同時又不影響雙方友好的合作關系變得尤為重要。索賠信函的人際意義也因此顯得尤為突出。

通過查閱相關資料，我們發現國內對商務英語信函的研究大多是從傳統的文體學或實際語言教學的角度來進行的。本文將從系統功能語言學的角度，分析商務英語索賠信函的人際意義。

二、人際功能概述

系統功能語法（Systemic-functional Grammar）由英國語言學家韓禮德（Halliday）在20世紀50年代末創立的。韓禮德認為語言有三種基本功能：概念功能（ideational metafunction）、交際功能（interpersonal metafunction）和語篇功能(textual metafunction)。人際功能是一種角色關系，它涉及說話人在語境中所充當的角色，也涉及說話人給其他參與者所分配的角色。人際功能指語言具有表達說話者身份、地位、態度、動機和對事物的判斷、參加社會活動、建立社會關系等功能。根據語言的人際功能，韓禮德建立了語言的人際意義系統，并指出人際意義的實現主要體現在語氣系統和情態系統上。

三、索賠信函的人際意義研究

（一）語氣分析

語氣系統說明在某個情景語境中講話者選擇了何種交際角色。語氣是由主語（subject）和限定成分（finite）構成。主語表示的是命題的敘述對象，由名詞、名詞短語或短句充當。限定成分主要是由表示時態的助動詞和情態動詞充當，通過時態和情態的限制，使表述富有含義，表達一種實際意義并且使交際雙方的角色得以確立。

商英索賠信函中大部分語句使用的是陳述句。在商務英語索賠信函中，寫信人（通常買方）提供有關損失的資料，目的是保護自己的合法權利不受侵犯，并嘗試說服收信人（往往是賣方）接受索賠。因此，寫信人使用陳述句提供信息，使用陳述句來告訴收信人事情的真相，并勸他盡快采取行動處理索賠。陳述語氣的得體運用既能表達出抱怨和不滿，又讓人感到合情合理；而祈使句和條件句使用的頻率較低。

商英索賠函大多采用第一和第二人稱。在索賠信函中大量使用第一人稱“we”，目的是縮短與收信人的社會距離，以便提出索賠要求。此外，鑒于雙方的利益，我們將讓責任方覺得既然兩個交易要好得多，雙方公司又具有共同的興趣，這反過來可能會有所幫助，最后滿足需求。

我們以一封索賠信函來分析：

Dear Sirs，

Our order No.JT-8 the glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning.The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition.But when I unpacked them with great care,I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.

We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods.

Yours faithfully，

Tom

這封信函是Tom在收到貨物之后寫得索賠信函，目的是提出合理的索賠要求，希望對方及時處理索賠。從信函中我們不難發現，陳述句大量出現在索賠信函中。“The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition.But when I unpacked them with great care,I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.”這兩句話采用陳述句，告訴收信人貨物損壞的真像，陳述貨物損壞的事實。從而提出索賠要求。

為了不傷害對方的面子和保持良好的合作關系，采用主語“we”。這樣可以有助于緩解和對方的緊張關系，同時避免直接指責對方。

（二）情態分析

情態（modality）指講話者對自己講的命題的成功性與有效性所做的判斷，或在命令中要求對方承擔的義務，或在提議中要表達的個人意愿。韓禮德等人認為人際功能著重關注作者與讀者之間的互動，它的實現手段主要是語法系統中的情態。

在索賠信函中各種情態表達方式及其所體現的人際功能，旨在揭示由情態表達的人際功能的特點及實現功能，從而實現禮貌地提出索賠，提高言語交際能力，促進有效的商業交際，以維護雙方良好合作關系。在索賠信函中，交際雙方的關系近乎對立，但由于寫信人的最終目的是督促對方履行賠償義務且保持良好業務關系，索賠類信函的人際功能因此顯得尤為突出，它的特點之一就是大量地使用不同情態的表達方式。

在索賠信函中使用情態動詞，用來表達寫信人的觀點、義務、期望或不確定性。特別“will，can，have to”的使用頻率非常高。通過這些情態動詞的使用，可以委婉的向收信人傳遞信息。can是低量值情態動詞；would是中量值的情態動詞；have to是高量值的情態動詞。可以看出，寫信人在情態動詞的選擇方面以低量值和中量值情態動詞為主，盡可能避免過于極端的情態表達，而更多地表達說話人對所傳遞信息的不確定性。

在限定情態詞方面，can和will使用頻率最高，尤其在表達概率和意愿時頻率更高。will指的是未來的情形。它仍然可以被用于表達概率、預測，意愿，傾向等。

例1：Once the settlement is accomplished,we will deliver the faulty goods to you.All the expenses will be borne by you.

在上面例句中，兩個“will”的使用表達了針對索賠寫信人公司將要采取的行為。

例2：But to our regret,we have found the specification of the detergent is not in conformity with the contract and will have to lodge a claim with you.在此，will用來表達寫信人由于收信人的疏忽錯誤不得不提出索賠。這將使責任方更易接受索賠請求。

例3：Then we can continue our further business and I hope that in the future production,this problem will not happen again.這個例子中使用了低量值情態動詞“can”。寫信人建議，對方承擔一半的損失，表明如果收信人能夠處理這個問題的話，雙方公司將繼續合作。

在索賠信函中，頻繁使用情態附加語，從不同角度來表達寫信人的觀點。情態附加語包括語氣附加成分與評價附加成分。語氣附加成分包括“yet，surely，always，often，certainly，readily”等。評價附加成分包括“unfortunately，surprisingly，frankly，generally”等。

（責任編輯：馬銀華）

H315

A

2095—7416（2014）06—0122—02

2014-12-16

張麗君（1980-），女，山東泰安人，教育學碩士，山東青年政治學院外國語學院講師。