地質勘查單位人事檔案創新發展探析

李筱雯，張慶利

﹙山東省地質科學研究院，山東 濟南 250013﹚

地質勘查單位是優秀專業人才的聚集地，做好地質勘察單位人事檔案工作，對提高人才團隊的水平、管理和開發人事資源有著重要的意義。人事檔案體現了一個人主要的工作經歷、政治面貌、職業素養等等，是提拔人才的重要依據。近年來，由于人事制度的改革，人事檔案的管理范圍和難度都有所加大，為此，如何滿足改革的新要求，對地質勘查單位人事檔案進行創新發展是當前面臨的重大挑戰[1-2]。

1 地質勘查人事檔案的重要性

地質勘查人事檔案主要記錄了地質勘查工作人員相關的主要工作經歷與學習經歷、政治面貌、職業素養、品德素質等個人情況，它對個人的未來發展走向和職業規劃有著重要的意義，是提拔人才和個人職稱申報的重要依據，在人事變動中起到了參考作用。人才的提拔和職稱的申請是對個人的全面考查，所以人事檔案要具有真實性與全面性等特點，為此，地質勘查人事檔案的管理要加強對內容的審核和考查，力求內容的真實性。并且對地質勘查工作人員的信息進行分析能有效的為地質勘查中各項考核提供有利的依據。所以，地質勘查人事檔案的創新與發展，能對地質勘查工作人員進行有效的利用和分配，在保證人員正確變動的同時，提高人才資源的利用率。

2 面臨的問題

人事檔案管理在地質勘查單位的日常工作中有著重要的地位，但管理方面仍有一定程度上的不足，影響了地質勘查單位的人員調動[3-5]。

(1)人事檔案管理制度不完善。有些地質勘查單位的人事檔案管理制度還很落后，并沒有形成強烈的檔案意識。由于對人事檔案管理工作的重視程度不足，忽視了對檔案基礎工作的投入，還存在著刻意減少人員變更的個別現象。對檔案基礎工作的忽視，影響了人事檔案管理制度的健全性，限制了人事檔案在人事變更中所起的作用。

(2)人事信息收集不全。人事信息收集不全降低了人事檔案的參考價值。本應將所有崗位職稱變動、學歷學位變化、獎勵處分材料、年度考核表、工資審批表、離退休審批材料等存入個人檔案，以滿足人事檔案管理規范的要求。但是由于并不重視檔案的建設工作，導致人事檔案中個人信息的部分缺失，對人事檔案的真實性和全面性起到了不良影響，工作中發現，缺少的材料大部分都是干部任免呈報審批表、年度考核表、獎勵處分材料、離退休審批表等。

(3)人事檔案不夠規范。人事檔案的不規范分為信息填寫不規范及用具、裝訂不規范。信息填寫不規范是人事檔案管理工作中最常見的問題，很多檔案的用字并不標準，還有極個別的檔案中存在錯別字的現象。檔案對格式有著統一的要求，需要按照規定填寫，并且能清楚明確的表達個人信息，才能起到檔案真正的備份作用。而且很多檔案還存在著涂抹問題嚴重的現象，甚至檔案的前后內容都不一致。用具、裝訂不規范的問題同樣嚴重，檔案的書寫用筆、用紙不合乎要求，導致隨著年份的增加很多檔案的內容丟失，錯誤的裝訂影響了日后對檔案的保管和使用。

3 產生原因分析

造成現今地質勘查檔案管理問題的原因有著人為因素、歷史因素、自身因素等多方面的影響。

(1)人為因素：個別的單位職工不能認識到人事檔案的重要性，不知道人事檔案是人才提拔和職稱評定的重要依據，在填寫人事檔案時并沒有認真完成，使得人事檔案記錄的信息存在錯誤或者缺失，為個人未來的職業發展造成了不良影響。個別職工的檔案沒有交給檔案管理部門統一保管，容易造成個人檔案材料遺失或破損，為地質勘查檔案管理工作增加了難度。而且地質勘查單位很少有專人負責人事檔案的管理，而是交由人事管理部門進行兼管，導致人事檔案管理制度的不完善。沒有專人管理，難以保證檔案管理的及時性和正確性。有些工作人員并不了解材料的重要程度和是否需要及時歸檔，致使人事檔案中材料短缺嚴重。比如有的獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管，也是形成檔案資料短缺的一個重要原因。

(2)歷史因素：地質勘查工作在20世紀70年代之前經歷了很多變遷和改革，影響了地質勘查單位人事檔案的正常管理和保存。地質勘查工作在20世紀90年代處境低迷，單位的日常運作難以維持，人員變更頻繁，經濟情況低下，甚至不能保證最基本的工作生活，在這樣的歷史因素影響下，檔案的管理工作存在著很長一段時間的空白期，這一特殊階段的員工檔案均存在問題。

(3)自身因素：地質勘查單位的自身性質同樣影響了人事檔案工作的開展，由于地質勘查工作的特殊性，致使很大一部份的職工工作崗位與人事管理分離，用人單位不管人事檔案。由于對人事檔案管理工作的認識程度不夠，在人事變更的時候，檔案的移交并沒有及時的完成，有些檔案甚至被送到了并不相關的部門管理，或者在無權管理檔案的部門存放時間過長。而人事檔案管理單位并沒有及時的關注檔案的移交情況，導致人事檔案的移交不順。有的單位借閱或調閱人事檔案后，并沒有在規定的日期交回。有的人事檔案并沒有隨著工作人員的跨地區或跨行業流動而進行移交。

4 對策和建議

(1)重視人事檔案工作人員的培養。對于檔案管理人員的要求，在《干部檔案工作條例》中有具體的規定。應該在檔案管理工作中配備數量充足、能力優秀的管檔人員，把那些政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專(或高中)以上學歷的共產黨員選調從事干部檔案管理工作。而且還應該重視人事檔案管理人員的政治經濟待遇情況，要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統一規定評定專業職稱，保證工作人員的物質需求，促進相關人員的工作積極性，肯定他們為了人事檔案工作所做的貢獻。同時要對他們進行人事檔案工作的相關培訓，加強他們的專業業務能力。對管理檔案的基本人員進行培訓時，可以以職工為主體，提倡自主學習。對于干部的培養，要讓他們明確檔案的相關知識，能做到了解檔案的重要性和是否需要歸檔。

(2)強化責任意識加大工作力度。做好地質勘查人事檔案的管理工作需要各級組織人事干部和管檔人員的不懈努力。所以，責任意識尤為重要。干部本人要將應該歸檔的材料及時送交檔案管理部門進檔。管檔人員要扎實做好各項具體細致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平時。必要時還要抽調素質高、業務精、肯吃苦的人員，集中人力、集中時間、集中精力，幫助管檔人員突擊清理干部檔案。管檔人員要培養踏實細致的工作作風，要甘于奉獻、樂于清貧。平時要經常地做好檔案材料的搜集、審核、甄別和歸檔工作。要嚴格按照檔案10類材料的先后順序進行規范化管理。各個管檔部門每年要對所管理的檔案進行一次檢查核對，發現問題及時解決。對干部檔案審核工作中發現的短缺檔案材料，要多方查找，盡量找到原始材料，實在找不著的，則要進行彌補。

(3)優化管理體系。隨著信息時代的到來，地質勘查人事檔案管理也應該有體現的創新和發展，可以借助于信息手段為檔案管理帶來的便利，進而能對地質勘查工作人員有更加全面認識。具體的做法，就是利用現代計算機技術和網絡通信技術等，把以往分管與不同處所的人事檔案，在信息的查詢與利用上實現社會化服務。應該積極的向多媒體管理的方向發展，充分的使用現代科技技術，采用現代技術記錄影像、聲音、指紋等等不可逆信息，來全面完善紙質材料的不足，提高工作質量。在查看材料時，使用者就可通過檔案信息、影像和聲音等更為直觀的了解該人員。合理的利用信息手段能提高地質勘查檔案管理工作的效率，還能方便日后對檔案的察看和使用。

(4)強調監督管理的重要性。人事檔案的管理要專人負責，按照相關要求進行檔案的借閱、調閱、移交、傳遞審批等手續。查閱檔案要按管檔人員的要求進行，杜絕涂改檔案現象的發生。要建立檔案資料基礎臺賬，摸清檔案底數。移交檔案材料要經審查合格方可進行，對“三齡一歷”材料的填寫必須按組織人事部門審定的填寫。各級組織人事部門要定期召集有關部門會議，對干部檔案形成及歸檔提出明確要求，建立健全相關制度并狠抓落實。

(5)服務理念的創新。人事檔案管理制度的改革總之不僅應有利于管理，更應著眼于保護個人的權利，特別要明確檔案當事人對自己的檔案享有：知情權(即有權了解人事管理部門收集、保有的有關自己的檔案資料的內容、性質、使用目的和利用者的姓名)、再調查的請求權、錯誤的改正請求權、提出異議的權利、檔案資料傳播和使用目的的控制權。

5 結語

目前較多的地質勘查單位人事檔案管理工作面臨人事檔案管理制度不完善，人事信息收集不全，人事檔案不夠規范等問題，應從人為因素、歷史因素、自身因素著手，重視人事檔案工作人員的培養、服務理念的創新、強調監督管理的重要性，強化責任意識加大工作力度和優化管理體系，逐步解決和完善地質勘查單位檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻：

[1] 張玲，馬驍勇.人力資源管理與企業人事檔案管理[J].蘭臺世界，2010，(12)：49-50.

[2] 張俊杰.淺議事業單位人事檔案管理改革[J].職業技術，2011，(6)：157.

[3] 李鳳榮，李冬梅.地勘單位人事檔案工作中存在的問題成因及解決對策[J].現代經濟信息，2009，(4)：77.

[4] 崔國鈞，顧偉，李志民.規范檔案管理為地勘經濟發展服務[J].山東國土資源，2007，23(7)：115-116.

[5] 王玉娟.試論在市場條件下實行檔案集中管理的必要性[J].山東國土資源，2005，21(8)：10.