增強創新意識 做好高校學生檔案管理

袁 曼

(湖北師范學院 語委辦，湖北 黃石 435002)

增強創新意識 做好高校學生檔案管理

袁 曼

(湖北師范學院 語委辦，湖北 黃石 435002)

高等院校學生的檔案是專門針對于大學生在學校期間德、智、體、美等各個方面的真實性記錄。也是大學生在學生生涯中不可缺少的一種憑證，更是大學生離開學校之后，學生服務等部門對于學生的認同、選撥、考核等工作的依據之一。但是關于大學生檔案管理的工作，很多學院的相關部門都沒有正式出臺統一的模式和相關的制度、標準，因此，來探討高等院校有特色的檔案管理模式，創新的檔案管理辦法，并切實來做好高等學院關于學生檔案的管理，讓學生的檔案真正做到物有所值、物超所用，具有十分重大的現實意義和理論意義。

檔案管理；社會功能；創新意識

高校檔案是保存學校歷史風貌的主要憑證，在制定學校發展計劃和教育規劃過程中發揮著舉足輕重的作用，同時也是加強政治思想工作及學校管理工作的重要依據。高校檔案保存了高校發展的核心價值，是學校寶貴的財富積累。從招生、專業設置、學生學籍等教學檔案及教學活動檔案資料的管理都需要進行全面系統的記錄，因而需要在有序的管理組織體系下，如實的進行記錄，強化檔案管理工作的科學性。在提高檔案管理組織體系的情況下，教學工作的組織體系得到了有效的加強，全面系統的教育教學體系的建立，有利于強化管理功能的發揮，能夠更加全面和細致的記錄和規范學生學習和生活。

1 高等院校學生的檔案管理工作現狀與存在的問題

1.1高等院校學生檔案管理工作缺乏統一的指標

大學生檔案不健全的原因有兩個方面，一方面是學生的問題，比如，入校時需要上交的資料未能交齊，導致后來檔案中沒有其全部的資料，或者是學生自己在入學前將部分重要資料丟失，入學后某些資料無法補辦，造成檔案的不完全。另一方面是學生將自己應交資料完全上交，但學院的工作人員(包括班委、系接收部等)由于工作疏忽而丟失，也會造成學生檔案中資料的不完全。學生的檔案主要是學生在學校期間的一些表現情況，也包括入團、入黨的資料，學籍資料，在校獎懲資料，學生成績資料，學位授予情況資料等。由于學校沒有統一的定位標準，常常會導致學生檔案中資料不完備，這也給下一級檔案的管理工作帶來很大不便。

1.2高等院校學生檔案的規格不一致

隨著科技的不斷進步，現在的高等學院一般都是兩種檔案管理方式，一種是紙質的，一種是電子的。紙質的檔案盒電子檔案并存，就給學院的檔案管理工作增加了一定的壓力。電子檔案這一新穎的模式，無疑是給現有的學生紙質檔案注入了新的血液。不過，這同時也意味著這兩種檔案在信息錄入時的缺少或者重復，學生的檔案沒有辦法進行統一的辨別，這就給學生的檔案管理工作造成了一定的不便影響。與此同時，隨著高等學院畢業的人數不斷增長，畢業生的檔案就隨之加重，檔案的管理工作也出現了不斷加重的現象，在長期的工作中，不免會造成大學生的檔案出現混淆或者材料不齊全等現象。這些問題的出現，又只能是等到相關的畢業生在單位檔案的交接過程中才會被發現，這也不得不退回到原來檔案管理的單位，來回的追溯過程中，也有可能導致匹配錯誤的檔案內容。

1.3檔案的管理工作缺乏責任人和責任意識

目前，高等院校中很多的檔案管理工作是交給輔導員來兼職負責的。但是輔導員沒有接受過檔案管理的專業訓練，又會以平時的工作很忙為理由，對于檔案的管理很少用心，這就從客觀上限制了高等學院的檔案管理工作順利進行，也在很大程度上減低了檔案管理的質量，嚴重制約了檔案管理工作的有序進行。最重要的原因是高等學院的校領導對于檔案管理工作的認識不足，從主觀上就已經制約了大學生的檔案管理的建設。對于檔案管理意識方面的薄弱，沒有足夠的重視大學生檔案管理工作的重要性，這是造成高等院校的檔案管理工作特別混亂的很重要的原因。

1.4檔案管理人員的思想陳舊，管理意識薄弱

很多高等院校的領導十分重視學院的科研、教學成果、學生管理、教學經驗等重點性工作，比較忽視對于檔案管理這方面的注意度，學院的檔案管理工作也常常被人們戲稱為“遺失的角落”，也常會出現用時才恨少的情況。對于檔案管理方面所投入的經費有限，對于檔案管理工作室的網絡及建設有限，很多軟件、硬件不能及時更新，達不到正常使用的水平。并且檔案的工作人員也在意識上認為，只要收全檔案，保存好檔案就完成任務了，沒有利用檔案的資源來服務社會的思想。

1.5學院的檔案管理工作普遍缺乏創新意識

目前，高等學院的檔案管理一般都是人工操作，將紙質的檔案存于資料間，將電子檔案錄入信息保存好。但是還有一些高校沒有實現檔案的電子化，現代這會中，人力資源的管理是信息化里很重要的組成部分之一，學生的檔案也是人力資源中不可缺少的內容，所以建立學生檔案的信息化是教育發展和社會發展的必然要求。我校的兩種檔案儲存在一定程度上將重要的檔案材料及時歸檔，并且建立比較完善的檔案數據庫，為本校的畢業生提供了一定的就業機會，也為招聘的單位提供了學生在校期間的詳細資料。但是對于很多高校來說，檔案的管理人員大部分都是半路出家或者是兼職在做，他們沒有接受過系統的培訓和專業的技能學習，沒有掌握專業的信息技術，并且“一專多能”的人才，這是嚴重制約高等院校檔案的管理工作建設的根本原因。

2 高等院校學生的檔案管理工作的創新意識

高等院校的檔案管理部門應該根據時代的進步和現實對于檔案的要求來不斷地深化對于新的時期檔案的工作人士，并準確把握檔案管理工作的未來趨勢，要勇于超越自己、突破前人，積極討論在社會轉型的新時期，對于檔案工作的新體制、新方法、新技術、新理論、新人才、新服務等，自主完成創新，為更好地實現檔案的社會功能做準備。

2.1要加大投入，提高認識

高等院校的檔案是學院在辦學過程中的各種聲像、實物、文字的歷史記錄，檔案不僅反映了學校的發展和改革的歷程，而且呈現了學校的整體狀況，并且為高等學院師生謀求發展、深化改革等提供了非常好的理論上的依據。所以，對于高等學院的領導和負責檔案管理工作的人員來說，一定要強化概念，提高認識。領導相對重視是做好檔案管理的關鍵，高校的領導就要首先帶頭，帶領大家解放思想、創新思路、轉變觀念、開拓創新，在檔案管理工作中確定重點，找對方向，要加大檔案管理的基礎性建設，要改善硬件的環境并且采取有效的措施，比如引進信息化的設計，在具體的實踐中要大膽創新，對于形成的創新成果，才能有效地推動本校檔案管理工作的快速發展。

2.2優化模式，提高水平

電子技術、網絡技術的快速發展和廣泛應用，極大地推動了經濟社會的發展，也促使高校檔案管理工作模式的轉變，檔案信息化將是我國檔案管理工作發展的新目標，新要求。高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要舉措。提高檔案管理效率與效益，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，從而實現資源共享的重要途徑。實踐證明，應用信息技術對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優勢。在檔案管理工作中發揮現代化信息技術和網絡技術的優勢，將大大提高檔案管理工作的有效性、準確性和便利性，提高檔案管理的工作效率。如檔案從紙質變為電子，我們可對其進行重組，數據環境，信息決策，乃至各類報表的自動生成。因此今后的工作中，高校要充分發揮計算機信息處理和網絡的優勢，創新工作模式，提升管理效率，積極實現高校檔案管理現代化。

2.3選拔人才，加強隊伍

高校檔案管理工作具有較強的政治性、專業性和技術性，不能用簡單的歸檔和保存來概述和理解。管理人員不僅需要具備優秀的思想政治素質，還要有良好的專業技術水平更應具有一定的法律法規知識。因此，培養全面合格的檔案管理人才，建立一支高素質的檔案管理隊伍是創新檔案管理工作的重中之重。合格的檔案管理者需要不斷提高自身的思想政治素養，從內心深處體會檔案管理工作的要求，定期參加政治理論和政策法規的學習，強化保密意識，對工作中的問題及時進行糾正，把政治觀念、政策法規意識貫穿到整個檔案管理過程中。優秀的檔案管理者還要掌握精湛的專業技能，檔案管理部門要制訂科學合理的人才培養計劃，組織和鼓勵管理人員進行專業技術交流和進修學習，不斷提高個人業務水平，并大膽選拔和引用技術全面、管理過硬的優秀人才，優化人員結構，強化專業隊伍。建立一支業務水平過硬、工作熱情高的專業隊伍，定期學習和培訓專業科學技術，是一項需要長期堅持的工作，必將為高校檔案管理工作的創新發展提供人才的源泉。

總結：總體來說，高等學院的檔案管理工作需要不斷的探索和不斷地進步，每個高等學院的管理者都應該重視起來，要跟上時代的發展步伐，真正地把科學發展觀這一理論運用到現實的工作中，要充分認識現有情況下，高校檔案管理存在的具體問題，并積極主動尋求解決的方法，在保存好紙質檔案的同時加入信息化的統計，高瞻遠矚來思考未來檔案重要的社會作用，把握高校檔案管理工作的發展趨勢，努力實現檔案管理以人為本，全面、協調、可持續發展。

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[4]戴智琴．論科學發展觀對高校檔案管理的指導意義[J].素質教育論壇，2008,(11):160～162．

2014—05—13

袁 曼(1978— )，女，湖北黃石人，研究實習員。

G804.3

A

1009-2714(2014)03- 0060- 03

10.3969/j.issn.1009-2714.2014.03.014