工程合同履約資料法務管理工作的現狀及完善

李旭東

(中冶天工集團有限公司西北分公司，山西太原 030008)

0 引言

中冶天工集團有限公司是中冶科工集團有限公司下屬的大型國有建筑企業，隨著建筑、房地產市場開發工作的逐步深入，每個年度均有大量施工工程開建，伴隨著建筑工程的施工、竣工，均會產生大量的建筑工程施工合同履約資料，這些履約資料是建筑工程從開工、施工到竣工全過程的真實歷史記錄，尤其是2013年推行新版施工合同范本以來，公司對履約資料的管理提出了更高的要求，這些履約資料更是公司進行市場開發、竣工結算、訴訟仲裁的重要依據、重要證據。因此從法律事務管理角度來看，建筑工程合同履約資料的管理作為法務管理的一項重要基礎工作，不但關系到企業的眼前利益，而且關系到企業以后的長遠利益。從目前來看，公司的施工合同履約資料收集整理工作大量存在格式不規范、各方簽字蓋章手續不齊全、證明法律效力低等現象，中冶天工集團有限公司要發展要做大做強，必須從基礎工作上抓起，從管理意識上加強。其中，工程合同履約資料的法務管理就是一個重要方面。

1 工程合同履約資料法務管理工作的現狀

1)未能及時收集整理履約資料。我公司承建寧夏某能源集團有限公司焦化、洗煤項目，該工程由于沒有系統的收集整理，未裝訂成冊，后來辦公地點多次搬遷，以致遺失了部分資料，在竣工結算時，業主以工期拖延、質量存在問題為由處以數千萬元的高額經濟處罰，項目部的同志知道業主這是無理處罰，但是關于工期順延、質量驗收資料部分遺失，對業主的處罰沒有有力證據予以證明，至今，該項目還沒有完成竣工結算，但是處罰肯定會承擔一部分。由此可見，合同履約資料必須嚴格收集整理。2)未能及時保存履約資料。我公司承建山西晉中某有限公司水泥工程，該工程在施工半年后，業主將我公司管理人員趕出施工現場，既不給予結算，也不給予付款。我公司管理人員全部撤離施工現場后無法再進入工地，但是合同履約資料還放在施工現場。后來，等我公司管理人員再去工地，發現辦公室門被砸開，履約資料全部丟失。2013年業主將我公司訴至法院，要求我公司提供交工結算資料。我公司鑒于資料丟失，只好重新補做，但是有些原始資料是沒辦法再做的。由此可見，合同履約資料，應該妥善保管，人員撤離現場，資料也應該一并帶走，以免遺失，給公司造成損失。3)履約資料有短缺。內蒙古鄂前旗某化工有限公司焦化工程由北京某化工工程公司施工總承包，我公司負責具體施工，在工程竣工后，總包方既未組織竣工驗收，也不支付工程款。因嚴重拖欠工程款，我公司計劃通過訴訟進行清欠，在準備訴訟資料時，發現缺少很多合同履約資料，后來雙方和解，總包方組織驗收，我公司的合同履約資料嚴重短缺，有的少合同，有的少竣工圖，有的缺簽字，有的少蓋章，公司法務部門盡快牽頭組織人力、物力補充辦理合同履約資料。這也給順利竣工驗收、順利清欠帶來了較大影響。

2 工程合同履約資料法務管理工作的完善

1)進一步強化項目管理人員的法律意識。工程合同履約資料是工程建設的重要原始證據資料，其具有憑證性、原始性。如果施工中的履約資料的收集整理工作沒有做好，造成了履約資料的破損、殘缺、遺漏、缺失，以后恐將難以補全。因此，我們應當從工程項目部組建就開始嚴格執行履約資料法務管理制度，將履約資料法務管理工作納入日常檔案管理工作計劃中，納入所有項目管理人員的崗位職責中，強化項目管理人員的法律意識，營造愛護履約資料，積極做好履約資料收集整理的工作氛圍。2)努力提高項目管理人員素質。合同履約資料法務管理工作具有很強的專業性，需要管理人員具有一定的法律常識以及證據制作、收集經驗，還要求管理人員責任心強。管理人員在上崗前應進行履約資料法務管理專業知識培訓，了解集團公司關于檔案管理規定、流程設置，然后上崗，并確保崗位穩定，不能經常變換，以免管理中斷，無法銜接。3)全面建立健全管理網絡。工程項目經理部一旦成立，就應建立由項目經理統管，項目總工總管，資料員專管的合同履約資料管理系統，形成層層負責，環環把關的責任體系。落實好集團公司關于檔案資料管理的各項制度，嚴格做好合同履約資料的收集整理工作，到項目完工時，形成一套裝訂成冊的完整、規范的履約資料。4)實行計劃、檢查、總結、驗收工作同步管理。工程項目經理部在進行工程管理的計劃、檢查、總結、驗收等各項工作的同時應同步進行工程履約資料的計劃、檢查、總結、驗收工作。如發現履約資料存在問題，應當立刻著手解決，如發現履約資料有遺漏，應及時整改完善，避免到交工階段才著手解決。5)加強項目考核，獎懲分明。公司應將工程項目經理部合同履約資料管理納入考核指標中，將獎勵與考核結果掛鉤，每季度結束時對工程項目經理部進行考核，對履約資料管理好的項目進行獎勵，對落后的項目全公司進行通報批評，并處以一定的經濟處罰，以督促工程項目經理部積極做好合同履約資料的法務管理工作。

3 結語

工程合同履約資料法務管理工作是一項長期的工作，它不僅是工程規范化管理的縮影，也是公司細節管理的名片，只有與工程合同履約資料管理人員一起努力，才能共同搞好工程合同履約資料法務管理工作，才能提高企業的競爭力。