談項目溝通管理的重要性

郝 彬

(山西省第二建筑工程公司第二分公司，山西太原 030006)

項目管理是項目整個活動過程中的神經中樞，而交流溝通是進行項目各方面管理的紐帶。項目管理最講究的是協調配合，交流溝通、協調配合往往又是最困難的。協調配合分為內部協調和外部協調，內部協調要求每個團隊成員必須具備主動溝通的能力，通常這種能力會直接給項目帶來利益和利益最大化。作為企業或項目負責人而言，應該創造這樣的環境和平臺，或者培養每個團隊成員養成這樣的習慣。外部協調要對建設單位、監理單位及其他相關方進行必要的信息交流，從而確保工程的順利施工。

項目溝通管理包括為了確保項目信息及時適當的產生、收集、傳達、保存和最終實施所必須的過程。項目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。涉及項目的任何人都應準備以項目“語言”發送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的下信息傳遞。對于項目來說，要科學的組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，就必須進行項目的信息溝通。好的信息溝通對項目的發展和人際關系的改善都有促進作用。

我們現在的項目配置，一般都是按照施工工程的崗位需要或者按照以往的工作經驗組建項目團隊，然后安排每個項目成員參與實施。在正常施工過程中，一道工序接著一道工序按部就班，但如果遇上進度緊、任務重的時候，項目負責人對每個工序很難做到檢點到位，這樣勢必會造成某些工序在施工的時候發生問題，這時候非常需要工序承擔人的主動溝通，不要隱藏問題或自行處理，或者自行處理后，也要及時溝通。有不少團隊成員基本上遇到困難都是自行解決，然后完成工作。當工作完成后，發現前一階段發生的問題對后續工作影響太大，再協調時難度更大。如出現返工現象，無論企業還是具體操作人員，都會產生抵觸情緒，造成人力物力財力的浪費、工期的延誤，更甚至對企業造成負面影響。如果直接問責，也將會造成內部矛盾，產生消極態度。所以，盡量做到事前控制、事中協調、不要等到事后解決。

針對以上幾種可能信息交流不暢的情況，提出幾點建議。

1 建立良好的溝通模式，采用方便有效的溝通工具

在溝通模式中，至少要有一條可以獨立進行溝通的渠道，不一樣的人員會喜好不一樣的溝通方法，但至少應該給每個人都提供一個獨立和項目負責人面對面溝通的機遇，溝通管理工具應隨團隊所好，但至少應該有兩個正式的共同工具——文件和會議。

1.1 信息交流——文件

1)文件的分類:按文件的功能可分為:a.管理體系文件，即《管理手冊》《程序文件》《管理評審報告》等文件。b.工程技術文件，包括國家地方行業頒發的標準、規范、標準圖，業主提供施工圖紙、設計變更等，以及公司工程技術職能部門編制的作業指導書，項目部編制的質量計劃、施工組織設計、技術交底等等。c.行政管理文件，公司機關職能各部室制定的以公司名義下發的文書文件。d.各部門文件。按文件的來源可分為:a.外來文件，包括上級機關的來文、函件;國家、地方行業標準、規范和來文、來函;相關方的來文來函、電話記錄等。b.內部文件，指公司及基層單位、項目部等企業內部產生的文件。按文件的載體形式可分為:a.光盤、磁盤、錄像帶等電子文件;b.紙張文件。

2)文件的管理:文件的發放和簽收:a.文件發放按分級、分層原則進行，分公司綜合辦發至項目部，項目部關鍵崗位的人員必須持有效文件的現行版本。b.文件的發放范圍由項目部自行確定、文件領用人在發放單位《文件發放記錄表》上簽名，領取文件。文件領取后應在本崗位的《文件簽收記錄表》給予登記。c.在施工過程中相關方的來文、來函由項目部統一登記保存。文件的歸檔與管理:a.每年年初，依據公司《有效文件清單》，分公司工程科負責有效工程技術標準、規范等發放管理。b.項目部電子文件要作好標識、統一編目、設立電子文件臺賬、專人保管。

1.2 信息交流——會議

通過每日碰頭會、每周例會、項目旬檢制度、季度檢查、年終總結等交流方式，讓團隊成員對項目成本、進度、技術、質量、安全等方面做闡述，開展問題的溝通與發現;或者設立建議箱，書面傳遞溝通信息。通過前面的這些工作可以發現問題，解決問題，提升團隊成員的管理水平，但不能解決所有問題，團隊成員必須以認真嚴謹的態度對待工作，掌握施工現場的第一手資料，從而為溝通奠定基礎，取得溝通的最好效果。溝通工具選擇得當，會事半功倍。

2 項目經理要起到溝通表率作用

項目施工管理層的核心是項目經理，項目經理是施工項目全過程所有工作的總負責人。工程項目溝通管理的是否有效與項目經理溝通意識的高低是息息相關的，如果項目經理對工程項目信息交流薄弱，不強調、不嚴格要求全體項目管理人員按照計劃的工程目標去工作，那么所在項目溝通管理一定不會成為“暢通工程”。項目經理一定要有積極的溝通欲望，從而才有可能帶動團隊成員的溝通，起到拋磚引玉的作用，這樣才能發揮每個團隊成員的主觀能動性;如果項目經理不渴望溝通協調，遇到問題或困難自行解決，團隊成員就不再主動解決問題，都等著解決問題的辦法，不想著主動去溝通協調，應付了事，他們也就得不到長進。

3 項目經理應對每位團隊成員的反饋意見開展及時響應

項目經理不但要直面瞬息萬變的情況，還要解決錯綜復雜的問題;來自上級的要落實，來自現場的要解決，來自外部的要協調，來自內部的要權衡。因此，項目經理不但要有較高的自身素質，還要具備善于交流溝通的能力。作為項目經理必須積極協調管理人員工作的兼容性，讓每位管理人員真正體會到自己是項目中不可缺少的一員;充分激發管理人員的積極性，促使每位管理人員自身價值得到最大限度的實現。項目經理不論事情再多、再忙，這種響應也不可缺少。否則會嚴重影響大家的積極性，讓人感到傷了自尊，導致以后不再提出自己獨到的見解，不再主動地去溝通，形成事不關己、高掛起的態度。

4 建立相互制約的管理制度

特殊工序必須由兩人以上復核驗收，通過不同方法進行制約，如果一個人不合理變動直接影響到另一個人的工作，必須通過項目部來溝通協調，在溝通的過程中找到與別人的合作點，確定完善的對接方法將損失降到最低點。項目管理離不開溝通協調，溝通協調滲透于項目管理。建設項目中采取有效的溝通措施，組織好工程管理，對提高工程質量、縮短工期、控制工程造價都具有十分重要的意義。研究項目管理，探索各種途徑。得到了提高之后，就能為完美履約和項目管理達到領先水平打好先決基礎。