基于價值創造視角的檔案管理

●王曉陽

基于價值創造視角的檔案管理

●王曉陽

隨著知識經濟和信息管理時代的到來，檔案已經成為服務組織戰略發展需要的價值創造的構成部分。文章從檔案知識管理、檔案信息化管理和檔案記憶觀等三類具有價值創造能力的現代化檔案管理理念入手，分析了檔案管理與組織價值創造之間的關系，并就提升檔案管理價值創造能力的途徑進行了闡述與建議。

檔案管理 價值創造 戰略

一、引言

價值創造是指組織生產、供應滿足目標客戶需要的產品或服務的一系列業務活動及其成本結構。知識經濟和信息管理時代，價值創造已成為更多組織在制定和明確戰略時所要考量的重要目標。而組織能夠獲取的知識和信息，則成為其具有重要戰略意義的資源。檔案作為知識和信息的有效載體，是組織發展歷史的關鍵憑證，更是組織當前活動的重要參考，因此，檔案也是服務組織戰略發展需要的價值創造的構成部分。檔案創造價值的程度和作用，直接決定了其在組織戰略定位和發展目標中的地位。隨著現代組織制度的建立與信息化的發展，檔案工作正在由以手工為手段、以實體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內容為對象的檔案管理轉變。在這種發展趨勢下，檔案管理者必須以全新的管理理念駕馭檔案工作的重大變革，用創新的管理模式和工作方法推動檔案工作科學發展，形成與之相適應的檔案管理體系，真正在組織發展過程中創造價值。

二、具有價值創造能力的檔案管理理念

1.檔案知識管理。檔案知識管理是一種以知識管理為導向的檔案管理和以檔案管理為基礎的知識管理相結合的管理模式。檔案知識管理系統構建的基本原則是集成原則：一是資源集成。從檔案管理角度，信息化環境下必須對文件進行前端控制和全過程管理，實現文件、檔案一體化管理和集成管理；從知識管理角度，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部。因而，檔案知識管理系統應該實現以文件、檔案為核心的全部信息、知識資源的集成。二是功能集成。檔案知識管理系統集成檔案管理與知識管理的雙重功能，一方面確保文件資料的真實性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價值、保存價值與長遠價值；另一方面確保知識被有效地積累、組織、評價、傳遞、共享與應用。三是系統集成。從檔案管理角度，檔案管理不能獨立于組織各項業務活動，否則，文件、檔案就難以被主動捕獲，難以被前端控制、全過程管理與集成管理；從知識管理角度，知識管理不僅是一種先進的技術方法，更是一種全新的思想理念，應該體現于組織的各項業務活動之中，應該融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作方法和思維方式，使員工在工作過程中自然地應用、傳播和創造知識，為客戶提供知識產品或服務，實現知識的價值。①

2.檔案信息化管理。檔案信息化是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為組織提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。它使得檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心發生轉變。檔案信息化通過提高開發利用檔案信息資源的能力，最大程度地發揮檔案信息的價值，能夠真正實現檔案信息資源的高效共享。檔案信息化主要由檔案信息網絡、檔案信息資源、檔案信息人才、信息技術、信息裝備和規則環境等要素構成。檔案信息化諸要素并不是簡單的并行排列，而是在一定邏輯關系中構成的一個完整系統，并分為三個層次：檔案信息資源與檔案信息人才構成系統的核心層，對目標的實現具有決定性重要影響；檔案網絡、規則環境、信息技術及裝備是檔案信息化的必須要件，構成系統的支撐層；其它各要素，則是實現檔案信息資源開發目的、發揮檔案價值的重要條件，構成系統的價值效益實現層或應用層。②從目前現狀來看，檔案信息化管理系統主要包括檔案管理軟件的開發、檔案網站的建立和數字檔案館建設。其中，數字檔案館建設作為檔案信息化管理理念的重要實踐之一，對于提高檔案管理工作效率和現代化水平，促進檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的共享，滿足社會、組織及個人對現代信息服務的現實需求有著積極意義，是進一步發揮和體現檔案資源價值和檔案工作價值的保證。

3.檔案記憶觀。檔案記憶觀的核心內涵是基于對檔案基本屬性——社會記憶屬性的本質性認識，把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯結起來，強調檔案是一種社會（或歷史、集體）記憶，含有“集體記憶的關鍵”，檔案館是“記憶的保存場所”或“記憶宮殿”，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性。③檔案記憶觀以一種新的視角和思維方式來透視檔案現象，獲得了對檔案的社會功能、檔案保護的歷史意義等一些新的認識。檔案與社會記憶的關系是檔案記憶觀研究的基本問題。一般而言，檔案與社會記憶呈現出以下四種關系：一是載體關系。這是目前檔案學界普遍依循的觀點，認為檔案是“社會記憶的載體”、“記憶的工具”，具體描述為“檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、建構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發現過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是保護過去、記錄現在和聯系未來的橋梁”。④二是固化關系。指檔案是社會記憶的物化形態，是“凍結”起來的社會記憶，“是固化的記憶”，是社會記憶的客觀對象。三是建構關系。指檔案在社會記憶建構中的作用關系，一方面檔案是建構的重要資源，特別是在歷史出現斷裂、歪曲或者需要從歷史中汲取現實的思想動力時，其意義更大；另一方面對檔案管理本身來說，其自身也是在建構“過去”。四是控制關系。指檔案是控制社會記憶的一種手段或工具。檔案的形成、挑選和留存是人類有意識的、自覺活動的產物，這一活動必然是“現實的政治結構和權利關系的共謀”，它決定著哪些社會生活將傳遞給后代，什么被記住而什么被忘卻。⑤可以說，檔案是組織活動的記憶，檔案工作是在構筑、塑造與維護組織歷史的記憶，檔案記憶是整個檔案工作的根本作用和價值，也是檔案作為一種事物的整體價值。

三、檔案管理與價值創造的關系

以提高勞動生產率、經濟效益和實現戰略發展目標為目的的組織，在各項工作的投入上都會考慮其價值創造。為此，檔案工作必須要引入上述具有價值創造優勢的管理理念，創新檔案管理，強化自身建設，通過為組織創造價值來實現檔案的自我價值。

1.檔案知識管理助力價值創造的動力提供。隨著知識經濟的興起，知識成為組織最具戰略意義的資源，是組織核心競爭力的源泉，是價值創造的抽象主體。檔案是組織在科研、生產、經營和管理等各項活動中真實的歷史記錄，凝結了組織在從事各項工作中獲得的認識、經驗和教訓，也記錄著組織在發展過程中所經歷的重大事件、作出的重要決定等，是組織最主要、最核心的顯性知識。檔案既是知識資本的重要組成部分，也是知識顯性化的印證，在知識管理過程中，檔案以其固有的價值始終立于知識的源頭地位，構成了知識的核心基礎。檔案知識管理則通過對組織內外部的各種信息、知識進行有效識別、全面收集、科學加工直至充分共享，以此來滿足組織各項活動對知識的需求，在真正發揮檔案作用的同時，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力，為組織價值創造提供了不竭的動力。

2.檔案信息化管理助力價值創造的載體構建。信息化是組織價值創造的現實背景與前提條件，而檔案信息化是組織信息化建設的基礎和重要組成部分。組織在各項活動中產生的檔案作為組織最有價值的信息資源，記錄著組織的技術、知識和成長，是技術和經驗的積累與沉淀，貫穿于組織各項活動全過程，起著不可替代的指導、憑證和參鑒作用，是組織重要的知識財富。檔案信息化管理將組織信息資源實現整合和共享，在豐富信息容量、優化信息質量、節約信息資源、提高信息傳遞、開發和利用效率方面影響顯著，為組織發展決策提供了更加全面、及時、高效的服務和支撐，在構建利于價值創造的信息化載體的過程中發揮了重要作用。

3.檔案記憶觀助力價值創造的文化傳承。記憶的需要催生了記錄行為，記錄的控制選擇了檔案方式，檔案方式保存了歷史標本，文化的歷史時空系于檔案傳承⑥。檔案陳述的事實最接近于歷史，而檔案作為組織記憶的最好方式，其積累形式以及時間和空間的系統架構，總體上符合了文化傳承的需要。檔案記憶建構以檔案資源為基礎，整合與傳播組織文化，并維持文化的歷史延續性，積累、沉淀和傳承文化。可以說，檔案是組織存在和發展的寫照和縮影，履行著記憶、存儲、傳播和發展文化的職責，是組織文化的重要構成。從組織自身的發展來看，檔案記憶是組織發展史的形象呈現，而這也是組織文化的一種表現。為了立足于激烈的市場競爭，組織會不斷的完善自身的發展戰略，調整經營方向，轉變管理理念，與之相適應的是不同階段組織的各項活動呈現出種種變革。檔案管理就要以組織的活動為依據來開展，真實的記憶是組織立足于激烈的市場競爭中的直接推動力，是組織價值創造的源泉。因此，通過檔案構建完整的組織記憶，才能使得組織致力于價值創造的文化得以真實完整的傳承與延續。此外，組織記憶也是員工認同組織的關鍵，“認同”作為一種典型的文化現象，是員工對組織產生自豪感、歸屬感的情感之源，是組織發展的內在動力。檔案管理正是通過整合檔案資源，以特有的方式將組織記憶呈現給員工，在潛移默化中實現組織記憶的激活與傳承，以此增強員工對組織的認同感，從而使組織文化得以凝聚和傳遞。

四、提升檔案管理價值創造能力的途徑

1.促進檔案知識管理，提供價值創造的可持續發展動力。明確檔案開發利用在組織工作中的定位，將檔案作為一種重要的戰略資源，樹立以檔案開發利用為中心、以創造價值為重點的檔案管理理念，堅持檔案管理機制創新，充分發揮其在推動組織發展中的重要作用，要將檔案管理視為組織知識管理的重要組成部分，促進檔案知識管理，利用先進的技術方法，創新拓展檔案的收集、整理、鑒定和服務等活動，強化對檔案知識的綜合開發利用，為組織創造價值，提供可持續發展動力。在這個過程當中，特別強調兩點：一是要加大對隱性知識的挖掘。隱性知識對組織的發展、延續具有決定性的作用，檔案管理要對蘊藏在組織管理流程、文化和頭腦智力中的隱性知識進行積極的分析、識別，要與隱性知識存在的組織和個人建立密切關系，建立擴大收集知識的渠道，將分散和隱匿的工作經驗、技巧和思想及時收集、整理、加工，以知識產品的形式加以提供。二是要推動知識的共享。檔案作為一種重要的知識資源，只有共享才能最大限度地發揮它的價值，因此，檔案管理方式要從以檔案實體為中心向以利用者為中心進行轉變，要以檔案信息資源共享為目標，大力進行檔案信息資源的開發，為利用者提供多方位、多角度、多途徑的知識服務，促進知識的共享。

2.推動檔案信息化建設，構建價值創造的服務應用載體。檔案信息化是組織信息化建設的重要組成部分，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案工作服務水平的必由之路。推動檔案信息化建設，必須站在可持續發展的高度，科學規劃，穩步推進，不斷提高檔案信息資源的開采和利用，建設具有強大功能的檔案信息共享平臺，為組織價值創造構建有效的服務應用載體。首先，檔案管理要著眼點于檔案信息化整個系統管理水平的提高，以數字檔案館建設為依托，通過網絡加以聯通，實現檔案信息資源共享化、服務對象與需求擴大化。其次，通過制定檔案信息化管理的有關標準，加強電子文件和電子檔案的管理，促進文檔管理向智能化方向發展，從單純的文檔管理發展為檔案信息資源的集約化管理。第三，要傾力開發檔案信息化建設所需各類人才資源，注重檔案信息化建設經驗的傳承，構筑檔案信息技術人才高地。

3.深化檔案記憶建構，加強價值創造的文化傳承作用。檔案記憶能夠傳承組織文化，延續組織記憶。通過檔案記憶建構留存組織記憶，并以檔案記憶建構成果，將組織記憶很好地進行延續，有利于價值創造的文化傳承，同時也體現了檔案自身的價值。為此，一方面要加強檔案資源體系建設，豐富組織記憶。要樹立可持續發展的資源取向，站在文化傳承的高度構建檔案資源體系。以檔案利用者為本，加強檔案整合管理和服務意識，理順工作機制，完善檔案館藏結構，加大對具有組織歷史文化價值的史料檔案、反映組織成長生活記憶的民間檔案、有歷史見證價值的影音檔案等的收集，為組織記憶留下更多的鮮活個體和精神范本，讓檔案變成“活資源”，提升檔案資源的聚合力和開發利用的創造力。另一方面要加強檔案的文化傳承意識，主動激活組織記憶并展現其價值。一是要充分發揮檔案記憶的累積性、連續性、注重過程和細節的特征，有意識地進行多角度的觀察取樣、編研并宣傳，比如加工整合不同階段對組織的經營、管理、決策等有重要影響的文檔，展示組織從成立至今的關于經營模式、激勵機制等有價值的關鍵記錄，或者以組織的重大事件為線，梳理組織發展脈絡；二是充分發揮檔案記憶在文化傳承上的人文資源優勢，著力建設和挖掘與價值創造主體相關的記錄，形成不同時期、不同專業、不同層級的人物檔案史料體系架構；三是要與時俱進，在建設和開發中體現檔案記憶的文化傳承作用對組織各項工作的價值貢獻力；四是加大與其他組織機構的合作，逐步實現通過檔案記憶進行文化傳承的組織認知和自我價值。

注釋：

①徐擁軍.檔案知識管理系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62

②匡定發.檔案信息化建設理論結構模型素描[J].檔案學通訊，2002（6）：34-36

③丁華東.檔案記憶觀對檔案學理論的影響探略[J].上海檔案，2009（2）:20-22

④中國城市科學研究會城建檔案代表團.第十五屆國際檔案大會及其學術動向，http://www.gxun.edu.cn

⑤丁華東.檔案記憶觀的興起及其理論影響[J].檔案管理，2009（1）：16-20

⑥曹兆劌.檔案文化建設是一項“社會健腦工程”[J].浙江檔案，2011（1）：22-25

（作者單位：中國航空工業集團公司北京長城計量測試技術研究所 北京 100095）

（責編：若佳）

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1004-4914（2014）01-283-02