高校校長信箱的功用分析及建設(shè)方向研究

汪慶華，蒲沿洲

（華北電力大學(xué) 校長辦公室，北京 102206）

現(xiàn)代學(xué)校制度是一種以學(xué)生發(fā)展為核心的制度安排，現(xiàn)代學(xué)校制度主要是為學(xué)生更好的發(fā)展搭建舞臺，系統(tǒng)構(gòu)建學(xué)校教育的各項制度，也就是說學(xué)校管理的所有規(guī)則體系都是圍繞更好地促進學(xué)生發(fā)展來構(gòu)建的。學(xué)校管理者根據(jù)時代發(fā)展的要求，掌握學(xué)生的直接需求，設(shè)計和構(gòu)建能反映和解決師生主體的現(xiàn)實問題的管理模式，實現(xiàn)自主管理、民主監(jiān)督成為其核心要素。

校長信箱作為聯(lián)接學(xué)校管理者與服務(wù)主體的紐帶，是了解教職員工心聲、傾聽廣大師生對學(xué)校改革與發(fā)展的寶貴建議和意見，及時解決學(xué)校發(fā)展過程中出現(xiàn)的實際問題的重要途徑；是健全校務(wù)公開制度，接受師生員工和社會的監(jiān)督的重要手段；是推動建設(shè)依法辦學(xué)、自主管理、民主監(jiān)督、社會參與的現(xiàn)代學(xué)校制度的有效途徑。

一、高校校長信箱建設(shè)的現(xiàn)狀

高校校長信箱的建設(shè)大致經(jīng)歷了兩個發(fā)展階段。第一個發(fā)展階段是以紙質(zhì)書信為載體，投放到固定地點設(shè)立的校長信箱中，由校長辦公室專人負責(zé)聯(lián)絡(luò)并最后給予書面或是口頭答復(fù)；第二個階段是以網(wǎng)絡(luò)為媒介，在校園網(wǎng)或是校園辦公平臺上設(shè)立校長信箱欄目，通過網(wǎng)絡(luò)互動提出問題和解決問題的形式。這兩個發(fā)展階段大致以千禧年為分界線，之前以紙質(zhì)版校長信箱為主要管理形式，而后各個高校基本上都加快建設(shè)了基于校園網(wǎng)或是辦公平臺的校長信箱建設(shè)。

從當前各個高校正在使用的校長信箱來看，其基本功能形式為提問、流轉(zhuǎn)、答復(fù)和查看等四個主要功能模塊，訪問者登錄校長信箱頁面后，可以看到寫信提問題、查看校長已經(jīng)回答的問題、信箱使用管理辦法和相關(guān)信件搜索等內(nèi)容。在提問欄目有主題、姓名和內(nèi)容，時間會自動生成；查看已經(jīng)解決的問題則按時間順序列出已經(jīng)答復(fù)的問題，能看到主題、內(nèi)容和回復(fù)內(nèi)容及回復(fù)人姓名等；信箱使用管理辦法則是對校長信箱的使用方法、權(quán)限等作出了規(guī)定；搜索欄目是為提問人或是查看同類性質(zhì)的來信提供查詢。從校長信箱來信內(nèi)容來看，包含了教育教學(xué)、后勤網(wǎng)絡(luò)、黨建基建、學(xué)生獎助貸等校園生活的方方面面，涉及生活服務(wù)的如食、住、行、水、電、網(wǎng)等內(nèi)容占70%以上，涉及學(xué)風(fēng)、教風(fēng)等方面的各占20%左右，其他的為校園環(huán)境、黨建宣傳、人事資產(chǎn)等；從來信主體看有學(xué)生、教師、家長和社會人員等，一般情況下學(xué)生來信占80%以上，教師來信占15%，學(xué)生家長和社會人員來信占5%左右。從來信數(shù)量來看，每日校長信箱的來信量平均約為5封左右，一年來信量約在一千封左右，周末兩天的來信量明顯高于工作日來信量。

二、高校校長信箱具有的功能性分析

隨著高校的辦學(xué)規(guī)模日益擴大，高校的管理難度也在不斷加大，而且?guī)熒鷮Ω咝５墓芾硪笠苍絹碓礁撸@就進一步要求高等學(xué)校要利用自身的優(yōu)勢加強管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，通過辦公自動化等系統(tǒng)來促進校內(nèi)部門之間、師生之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，通過校長信箱等來促進政務(wù)公開和民主辦學(xué)，從而提高工作效率，提升管理的滿意度。

（一）校長信箱是及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的有效渠道

校長信箱利用網(wǎng)絡(luò)的便捷和高效，及時把師生身邊發(fā)現(xiàn)的問題在第一時間轉(zhuǎn)達到學(xué)校相關(guān)管理部門和負責(zé)人手中，高校領(lǐng)導(dǎo)以及各級部門管理人員根據(jù)來信內(nèi)容，對信件進行及時回復(fù)，并對反映的問題做出及時的處理。比如一些本碩連讀學(xué)生通過校長信箱詢問能否提前安排住宿的問題，學(xué)校公寓管理部門在得到信件后，立即聯(lián)合學(xué)工部門統(tǒng)計同類學(xué)生的數(shù)量，然后根據(jù)學(xué)校公寓維修安排等制定出一套方案，及時解決了上本校研究生同學(xué)假期住宿難題。同時，校長信箱也有利于克服高校管理體制上逐層逐級上報帶來的低效率和行政化弊病，解決了高校管理人員不足、覆蓋面不寬等問題，極大地延伸了管理范圍和辦公手段。

（二）校長信箱是收集師生和社會各界建言獻策的平臺

學(xué)校師生可以通過給校長信箱寫信，把對學(xué)校各項工作的建議和意見反饋給學(xué)校管理層；關(guān)心學(xué)校發(fā)展的社會人員也可以通過校長信箱把對學(xué)校的建議傳達給學(xué)校管理者。如針對當前普遍存在的嚴峻就業(yè)形勢，學(xué)生和家長包括一些企業(yè)把對人才的需求和專業(yè)的設(shè)置等信息通過校長信箱反饋給學(xué)校，學(xué)校收集信息后，再進一步調(diào)研并作出相應(yīng)調(diào)整。通過校長信箱，學(xué)生可以對學(xué)校的教學(xué)與生活管理等提出意見、建議，對校園管理的一些重大決策進行探討、辯論，不但發(fā)揮了師生參與學(xué)校管理和公共政策制定的積極性，也進一步密切了學(xué)校與師生及社會各界的聯(lián)系，對推進高校校園的和諧、民主、科學(xué)發(fā)展起到重要的推動作用。

（三）校長信箱是交流展示學(xué)校形象和發(fā)展成果的窗口

學(xué)校管理部門通過信箱答復(fù)，把學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科布局、科學(xué)研究和教育教學(xué)成果等傳達給關(guān)心學(xué)校發(fā)展的來信者，同時，瀏覽校長信箱的其他人員也可通過瀏覽各類信件，閱讀和了解學(xué)校在科研管理、人才招聘和服務(wù)社會、招生就業(yè)等方面的新動向、新舉措，不僅有利于宣傳學(xué)校的優(yōu)勢和特色，增進社會對學(xué)校的全面了解，更有利于學(xué)校吸引優(yōu)秀生源和優(yōu)秀人才，有利于加快產(chǎn)學(xué)研一體化進程，提升學(xué)校服務(wù)社會的能力。

三、高校校長信箱發(fā)揮的作用詮釋

校長信箱作為師生日常學(xué)習(xí)工作生活中最直接、最便利的表達意見、尋求幫助的平臺，是廣大師生員工可以依賴和信任的渠道；同時，校長信箱也是學(xué)校傾聽廣大師生對學(xué)校改革發(fā)展的寶貴建議和意見、發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的重要途徑，是推動學(xué)校民主建設(shè)和促進學(xué)校發(fā)展的重要手段。

（一）校長信箱是高校改進工作作風(fēng)密切聯(lián)系群眾的良好途徑

中共中央關(guān)于改進工作作風(fēng)密切聯(lián)系群眾的規(guī)定》要求領(lǐng)導(dǎo)干部要到基層調(diào)研，要深入了解真實情況，總結(jié)經(jīng)驗、研究問題、解決困難，多到困難和矛盾集中、群眾意見多的地方去。校長信箱無疑是高校中群眾反映問題最直接、也是最多的地方。認真處理好校長信箱中的各類來信，切實解決來信反映的各類問題，不僅是落實中央規(guī)定改進工作作風(fēng)的具體表現(xiàn)，也是高校領(lǐng)導(dǎo)密切干群關(guān)系、師生關(guān)系和提升管理工作的現(xiàn)實需要。

（二）校長信箱是高校民主辦學(xué)，體現(xiàn)公平、公正的重要形式

校長信箱通過公開的意見反映渠道，人人都可以把自己關(guān)心的問題反映上來，而學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門也本著公平、公正、公開的原則，對每一封來信有針對性的給予回復(fù)，對于反映比較集中的問題，則有主管校領(lǐng)導(dǎo)督辦并給與答復(fù)。這樣廣開言路、加強溝通的形式不但增強了師生間的信任感，也調(diào)動了師生參與學(xué)校管理的積極性。

（三）校長信箱是促進高校管理自律、提高辦學(xué)水平的有益實踐

隨著高等教育的快速發(fā)展，進一步提高管理水平成為高校亟需解決的問題，而管理的提升需要管理者自覺的做到以師生為本，并依靠師生員工的自律達到服務(wù)的提升。校長信箱正是依靠師生員工來為師生員工服務(wù)的有效方式，參與者以主人翁的姿態(tài)建言獻策、答復(fù)者以解決問題、服務(wù)師生為出發(fā)點，本著提升服務(wù)、提高管理的目的，不流于形式，共同創(chuàng)造出和諧文明的校園文化。

四、高校校長信箱建設(shè)的方向探析

高校校長信箱是高校依法辦學(xué)、民主治校的重要形式，對建設(shè)和諧校園發(fā)揮著重要作用，與時俱進的建設(shè)好高校校長信箱，使其在新形勢下發(fā)揮更大的作用是提升高校管理的重要內(nèi)涵，不僅需要堅持不懈的強化管理、督辦落實，更需要加強對校長信箱的探索研究，拓展功能、提升服務(wù)。

（一）加強對校長信箱來信處理情況的監(jiān)督，進一步提升校長信箱在廣大師生中的公信力。給校長信箱寫信的人是基于對校長信箱的信任，希望所反映的問題或建議能盡快得到管理部門的重視和答復(fù)。因而，對每一封來信的及時答復(fù)和處理，不僅關(guān)系到來信人對學(xué)校當前管理能力的信任與否，也影響其群體對學(xué)校未來管理水平的看法。因此，校長信箱的管理部門要盡可能地加快對來信的流轉(zhuǎn)批示，要積極和相關(guān)部門協(xié)商處理問題，要加大對來信的督辦力度，不斷提升校長信箱在師生中公信力。

（二）加強對校長信箱系統(tǒng)的升級維護，落實相關(guān)責(zé)任人員以保證校長信箱的正常運行。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的更新發(fā)展，許多便捷的交互方式出現(xiàn)在人們的工作中，不斷地改變著人們的工作模式。依存于網(wǎng)路信息平臺的校長信箱也要與時俱進，在模塊設(shè)計、界面友好、功能改進等方面不斷改進適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的要求做出調(diào)整，使校長信箱充滿生機和活力。同時，要有專人來維護系統(tǒng)的穩(wěn)定，確保校長信箱每日的正常運行。

（三）加強對覆蓋面廣、反映比較集中的熱點問題的歸納，會同相關(guān)部門召開專題會等形式予以徹底解決。對校長信箱中涉及多個部門處理的問題，不能簡單地由分管領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)完事，必要的時候要由一方牽頭，召開相關(guān)部門的座談會、協(xié)調(diào)會、工作會等形式來分工解決。對一時難以解決的問題，要與來信者當面溝通并說明情況；對于處理需要較長時限的問題，要給出解決問題的具體進度表等，讓提問者感覺受到重視和尊重，也能在師生中起到共鳴的效果和作用。

（四）加強對校長信箱來信的分析總結(jié)，對反映比較集中的問題和建議等可作為學(xué)校今后發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)。校長信箱的管理人員對每個月的來信要做認真的統(tǒng)計分析，并與對上月來信對比，找到師生關(guān)心的熱點問題進行分析和總結(jié)；學(xué)期結(jié)束時可對本學(xué)期的來信總結(jié)，把建議、意見和問題歸類處理，作出詳細的分析報告，提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦公會或是黨委中心組學(xué)習(xí)及教代會等討論，為領(lǐng)導(dǎo)謀劃學(xué)校發(fā)展決策提供參考和依據(jù)。

［1］李永華，發(fā)揮校長信箱對大學(xué)生思政教育的促進作用［J］．中國高等教育，2012（15）．

［2］王曉玲，范仁慶．加強“校長信箱”工作，努力建設(shè)和諧校園［J］．合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2006（6）．

［3］李平，借助網(wǎng)絡(luò)平臺拓展校長信箱的使用價值［J］．石油教育，2007（3）．

［4］陳金蘭，淺論校長信箱在師生互動中的地位和作用［J］．讀與寫，2008（8）．

［5］李婷婷，王天兵．以主頁“信箱”建設(shè)為抓手促進校園和諧發(fā)展——以北京大學(xué)為例［J］．思想教育研究，2012（10）．