ERP對會計業務流程的影響及其對策

○趙潔

（依工天博（曲阜）汽車冷卻系統有限公司 山東 曲阜 273100）

ERP對會計業務流程的影響及其對策

○趙潔

（依工天博（曲阜）汽車冷卻系統有限公司 山東 曲阜 273100）

如今，隨著企業經營管理水平的提高和全球科學技術的發展，企業資源計劃系統（ERP）已經被廣泛應用于我國大多數企業。ERP有業務集成性的特點，企業也需要充分發揮ERP能夠實時高效信息處理的優勢，但傳統會計業務流程已不適應現在的企業環境，會計業務流程再造的任務日漸被提上日程。對此首先在ERP的介紹中分析了其對會計業務流程的影響，隨后進行分析并提出相應的再造方案和改革手段。

企業資源計劃系統 業務流程再造 會計

一、引言

ERP（Enterprise Resource Planning）又被稱為企業資源計劃，是美國GartnerGroup公司在1990年率先提出的。這是一種突破傳統理念的供應鏈管理思想，它建立在現代化高科技信息技術基礎上，整合計劃、采購、制造、銷售、財務等業務板塊，憑借系統化的管理思想，提供給企業管理層和員工決策運行手段的管理應用平臺。為了闡述ERP對會計業務流程的影響，讓讀者更加明晰概念，下面將簡述會計流程：根據原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證；根據收付記賬憑證登記現金日記賬和銀行存款日記賬；根據記賬憑證登記明細分類賬；根據記賬憑證匯總、編制科目匯總表；根據科目匯總表登記總賬；期末，根據總賬和明細分類賬編制資產負債表和利潤表。前面摘要已經說到，ERP信息集成性的特點會導致企業財務板塊與制造板塊、銷售板塊等密切聯系，后兩個板塊的數據都可以直接傳遞給財務板塊，這樣，很多原本需要財務部門的人員完成的工作都可以交由其他業務部門完成，會計業務的工作內容發生了變化，會計部門需要的人員數量也有所減少，會計業務流程也應該同時做出相應的調整，若不進行調整，ERP就只是簡單的信息傳遞工具，“過程管理”的目標無法實現，ERP系統能夠實施動態管理物流、資金流的優勢無法體現出來。所以，企業在ERP應用前需要進行會計業務流程的改造重組。

二、ERP對會計業務流程的影響分析

傳統會計業務流程的產生要追溯至盧卡·帕喬利的會計理論的誕生，該理論的核心思想是要對會計要素進行分類，再利用會計科目表將資產、負債、所有者權益等要素分類匯總，之后再以財務報表的方式呈獻給客戶，供客戶使用。但如今隨著企業技術的逐漸進步、經營管理要求的不斷提高，尤其是ERP的廣泛應用，傳統的會計業務流程已然暴露出越來越多的問題，ERP對會計業務流程的影響不言而喻，筆者分析主要有以下幾點。

1、管理層要求變高，會計信息須更加透明、更加全面

傳統的會計業務流程往往只能夠收集并反映對企業財務報表有用的數據，而更多有利于

企業管理與業務發展的信息卻被忽視了，這會導致企業財務數據與企業業務數據的脫節。處于如今的信息化時代中，企業越來越需要更全面、更及時的管理經營信息，傳統的會計業務流程卻無法滿足這一要求。若沿襲原有的會計業務流程，ERP的資金流、物流等無法合流，若運行ERP的費用較高，便會產生資不抵債、入不敷出的惡性影響。

2、傳統會計業務流程繁復、效率低下，ERP下有望整合

傳統會計業務流程是順序化的業務記錄流程，企業部門間與員工間分工明確。會計核算

也被分為若干個小部分，例如汽車制造業企業分為原材料核算、固定資產核算、工資核算等等板塊，財務信息往往被重復傳遞，難以形成一個完整的傳遞流程線路，這就無形中提高了企業的營運費用。如果能夠在ERP的環境下再造會計業務流程，以實現多向無縫的信息傳遞，公司的管理效果就可能會有顯著提升。

3、會計核算亟需革新，實現實時監控

ERP涉及到銷售領域，能對市場的各種現象做出快速反應。若能整合企業業務流程的過

程中，企業資金流、信息流和物流能夠有機有效地結合，才能大大縮短周轉時間，同時實現管理層對全面信息的實時在線查詢，有利于加強企業的內部控制，實現企業資源的量化管理。以日本豐田公司為例，早在1991年豐田公司就采用ERP這一管理系統。具體來說，該公司利用ERP系統作為基礎形成了PDM產品數據管理系統，改善了公司與供應商之間的關系，公司管理逐漸滲透到供應商的產品研發、生產和質量等經營環節，縮短了生產汽車的周期，同時又能保證不降低產成品的質量。未進行改造的企業在新業務開展前，會進行預算控制方面的工作，然而在傳統的會計業務流程中，企業業務在進行中難以進行財務管理，只能在后期業務發生后采集會計信息，了解業務進展情況，進行事后控制。如今的經濟全球化時代，實時準確的信息對企業管理者至關重要，決策導向型的企業更是對有效及時的信息需求量極大。傳統會計業務流程無法提供實時信息，無法順應時代的潮流，亟需革新。

三、ERP環節下會計業務流程優化的考慮

1、摒棄原有會計理念，樹立全局觀念

業務流程再造是對企業原有業務流程的徹底革新，財務部門的人員需要做到的就是對會計工作的再認識。只有管理層和員工摒棄舊有的理念，即會計只負責核算，認識到會計的職能已由核算職能逐步向監督職能、預測職能、決策職能轉變，才能形成適合ERP環境下的新型會計理念。企業必須樹立價值創造的觀念，會計業務在某種視角上也能形成價值增值，這就要依靠ERP系統中強大的網絡技術以及信息的及時有效性，實現企業部門間、業務間信息交流的雙向性。

2、重組業務流程，解決信息不對稱問題

在不入時的觀念進行了糾正的前提下，流程重組作為一個必不可缺少的環節，是企業實施會計業務流程重組的中心事項。企業進行會計業務流程重組，需要對企業固有的會計業務流程實地考察、調研分析，對于某些不合理的、冗雜的流程，采取削減策略，在ERP系統的實行下，應采用單一信息渠道的方案，解決信息不對稱的問題，設計一套全新的流程。例如，在ERP環境下，信息是由計算機智能采集、傳輸和處理，原有的會計基層職工，需要提高自己的會計水平，更多地去分析、挖掘數據里包含的管理信息，完成更高層次的會計工作。

以制造業企業為例，采購與付款流程如下。

（1）業務部門請購。請購是整個業務流程的初始環節。對企業生產所需的原材料進行購買，許多公司均作一般授權。一般情況下由倉庫負責購買存貨清單上的物品，其它部門則負責購買未列入存貨清單物品。但在ERP環境下，各部門在請購物品時，需要在ERP系統中填寫請購單，通過填制人員簽字及授權人員審批后傳遞至采購部門。

（2）采購部門訂購。采購部門收到請購單后，需要進行歸納與整理，再進行原料采購安排并在ERP系統中填制訂購單。訂購單需編上編號，被授權的采購人員需在上面簽名。ERP系統中訂購單的填寫可復制請購單上的內容。訂購單一式三份，一份送至供應商，一份送至企業管理層，最后一份送至會計部門。有效的訂購單代表企業已授權庫存部門驗收及接收供應商的貨物。

（3）庫存部門入庫。庫存部門驗收貨物應當比對貨物是否與訂購單內容一致，如商品名稱、商品數量及到貨時間等，隨后應檢查貨物的質量好壞。驗收后，庫存部門應將已收的貨物信息輸入ERP系統，并根據訂購單編制相對應的一式多聯的入庫單作為驗收和入庫的依據。驗收人員和保管人員在入庫單上簽字后，傳遞至會計部門和存貨核算系統，同時向采購部門反饋到貨信息。

（4）進行存貨核算。負責存貨核算工作的會計員工，在存貨核算系統中，根據已收到的入庫信息，編制計賬憑證并傳遞到總賬。

（5）會計部門審核單據。會計部門接收全部訂購單、入庫單、采購部的電子發票和供應商開具的發票后，要在ERP系統內進一步確認供應商發票內容與相關的訂購單、入庫單與電子發票是否一致。核查無誤后，被授權人員在發票上簽字并按發票要求進行付款。

（6）付款處理。會計部門審核單據無誤之后，根據慣例或業務發生時的具體情況，決定應付或現付處理，并編制相應憑證傳遞到總賬。

（7）系統自動生成總賬。從以上七個步驟可看出，該制造型企業從業務部門、采購部門、倉庫、會計部門這四個部門已然形成了一個小型的業務流程線，在ERP的環境下，每個部門都進行了嚴格的內部控制，在高效完成企業規定的業務的前提下，自行生成各種財務管理信息，為利益相關者隨時提供報表。

3、會計部門重組

在傳統會計業務流程的環境中，企業多數會采用直線職能制的結構。但轉變到ERP的環境下，企業應該同時轉變成面向業務流程的扁平化組織結構，以業務性質為載體，實現一對一的責任制，就類似于“零基預算”，徹底打破舊有的、傳統的管理程序，回歸原點、從零開始，進行企業整理業務分析，逐一考核并篩選，最終會形成企業全新的會計管理運行系統。

四、結論

我國改革開放后，市場經濟模式逐漸深入并日趨完善，ERP適時從西方發達國家引入我國。雖然ERP滿足了市場規范的要求和企業管理的需求，但國內多數企業經營管理的手段和方法都比較落后，而且ERP在大部分情況下的實施效果差強人意，實施成功率不高。導致這一現象發生的最重要原因就是ERP是一個完整的企業業務流程，而作為這一業務流程中最重要的一環——會計業務流程——必須跳出原有傳統會計業務流程的思維方式，進行會計業務流程的再造、再優化。在ERP環境下對會計業務流程進行再造，可以保持數據的一致性，實現企業員工間的協同一致，從而提高企業作業效率，信息的采集也更加及時準確，能夠滿足不同權益人的需求并提高了企業會計信息的質量。業務信息能夠被及時采集、及時傳輸，不同于以往傳統會計信息定期報告的形式，實時報告能夠實現企業內部實時控制的需求。

[1]蔡曉恒：ERP系統中會計流程再造的必要性[J].現代商貿工業，2014（8）.

[2]王建明：ERP環境下會計流程的優化問題探討[J].知識經濟，2013（15）.