銷售合同管理視角下企業銷售業務內部控制研究

河南工程學院 姚水安

分析企業界成功的管理案例，不難發現，這些企業都具有一個顯著的共性，那就是內部控制都實施得非常到位。因此，學術界以及實務界對于企業內控的研究一直以來都在進行，科學的內控不但可以提升企業自身的管理效率，還能確保財務信息的真實性與有效性，進而提升企業整體的運營效率。對于企業來說，銷售是其重要的收入來源，而銷售業務則可以分拆為銷售以及回款兩部分，是企業利潤的源頭，所以，企業進行內控的過程中必須重視對銷售業務的內控。本文以企業內控機制的規范為基礎，詳細拆解了TX公司的具體銷售業務，并以TX公司當前管理還相對不太完善的銷售合同為切入點，進行了深入分析，并在此基礎上給出了改善TX公司銷售業務內控的建議。

一、TX公司簡介

2010年8月正式注冊的TX公司，注冊資本額是1.8億元人民幣，根據業內的世界通行最高標準T4建造，是我國目前唯一一間獲得T4認證的信息服務商。TX公司的經營業務非常多樣化，具體包括銷售電腦硬件以及軟件、提供專業的網絡技術服務、提供系統集成與對接服務等。TX公司的結構設置非常簡單，具體有：營銷部、資源部、客戶部以及財務部，各個部門的主要職能分別為：銷售公司的產品以及服務、管理系統集成以及軟件對接服務、處理客戶的咨詢與投訴等客戶服務、真實記錄會計信息與數據。

圖1 TX公司結構設置圖

TX公司具體的銷售業務整個過程為：營銷部負責與客戶接洽，并和客戶磋商合同細節，最終敲定產品的銷售價格，然后簽訂銷售合同，并將客戶的資料單獨建立檔案，上傳到管理系統之中；客戶部按照營銷部上傳的銷售合同向資源部發送訂單，并要求其根據訂單要求配置相應的產品；資源部按照訂單信息完成相應的資源配置；與此同時，財務部按照具體的合同信息開具發票并催繳銷售款。經過筆者的實地調研，發現TX公司當前對銷售業務的內控管理完全滿足內控機制的要求，只不過對于應收賬款以及銷售合同的管理方面還存在一定的疏漏。下面，就以銷售合同的管理疏漏為出發點，探究應該如何做好內控關鍵點的管理，進而提升內控機制的有效性。

二、TX公司銷售合同管理現狀

合同是交易雙方關于產品交易所有約定的法律表現形式，是規范企業交易行為的重要保證，而且一旦交易雙方發生了糾紛，那么合同就是解決糾紛的最佳法律依據。若企業沒能管理好銷售合同，那么不但會造成企業內部管理的低效盲目，經營活動風險的提高；還會令企業的應有權益得不到相應的保證。當前，TX公司在銷售部業務人員和客戶經過平等協商之后，會仔細列明合同的交易條款，并簽訂正式的銷售合同，公司有統一的合同格式，一式六份，雙方各執三份；其中，財務部保存一份、銷售部保存一份、客戶部保存一份。合同正式生效之后，交易雙方會根據具體的條款開展合同管理工作。下面是筆者對TX公司銷售合同管理情況進行的隨機調查結果：

（一）銷售合同管理現狀 有一個這樣的真實案例：TX公司將一處空置的機房出租給Y公司，雙方經過磋商之后簽訂了租賃合同，合同約定：Y公司第1年承租TX公司空置機房的40%；第2年承租TX公司空置機房的80%；第3年承租TX公司空置機房的100%。合同約定的執行日期是2011年6月1日。可是，實際上Y公司比合同約定的時間早了兩個月進駐，2011年4月1日就已經將服務器挪到了TX公司的空置機房中。于是，TX公司要求Y公司進行合同條款修改，把合同時間改為2011年4月1日開始，之后兩年的順延時點都是4月1日。之后的合同修改工作，TX公司覺得既然Y公司已經承認了提早入駐的事實，那么在修改的合同上蓋章是遲早的事，就沒有繼續跟蹤之后兩年的順延時點變化的修訂。于是，在結算租賃費用的時候，交易雙方就2012年以及2013年的順延時點存在分歧。但是因為TX公司并沒有Y公司蓋章的修改條款補充件，所以無法追討應有的權益，只能按照初始的合同，損失了兩個月的租金收入。

通過上面的案例不難看出，因為沒有管理好銷售合同，為企業造成了意外的經濟損失。筆者對TX公司當前的合同管理情況進行了如下表的調查，并對調查結果進行了評估：

表1 銷售合同管理調查表

在筆者的調查過程中，發現抽查到的合同都進行了規范的審批程序，而且相關部門也進行了備份存檔，但是，還是有下列問題：有1份合同沒有客戶的蓋章；還有時長超出1年的銷售合同；另外，TX公司并沒有建立起合同執行控制機制。

（二）導致銷售合同管理問題的原因分析 筆者在梳理TX公司整個銷售合同管理流程之后，發現導致管理問題的原因主要有：

（1）TX公司剛剛成立不久，因此還處在起步初期，為了擴大業務規模與占領市場份額，公司關注的是市場與銷售行為，公司上上下下都無形中秉承著“所有工作都是為了實現更好的銷售目標”這一經營理念，相比起靜態的合同管理，公司更加重視的是銷售額的增長速度與幅度。

（2）公司將重要資源都集中投放到了營銷部，令其在公司中屬于很“大”的部門，全權負責銷售合同的全過程，因為需要注意與管理的環節太多，而且整個合同的簽訂過程有時需要很長時間，所以管理中難免存在疏漏。另外，營銷部具體進行銷售合同的管理時，不但是合同的簽訂人，還是合同的審核人，因此監督機制完全處于空白狀態，導致了管理中的盲區。

（3）TX公司暫時還沒有完善的信息管理系統。當前，TX資源部是基于OSS系統配置各項產品與服務資源的；財務部則基于用友財務管理系統做賬；營銷部則基于CIM系統進行客戶以及合同的管理。很明顯，各個部門的系統之間缺乏有效的銜接機制，導致數據在部門之間的傳輸非常低效，從而缺乏相應的監督管理輔助。

三、TX公司銷售合同管理改善建議

（一）理順銷售合同管理流程 通過筆者的調查分析，認為銷售合同并不是靜態的管理對象，應該將合同管理貫穿于產品銷售的全過程，具體流程如下：

（1）準備環節。具體可以拆解為：初步洽談交易事項→達成銷售意向→針對具體的交易價格、交貨方式、回款方式等磋商→按照公司的統一合同模板，填充合同的詳細內容→合同進入審核階段。

（2）簽訂環節。按照上環節的磋商結果，交易雙方簽訂正式的銷售合同。

（3）履行環節。雙方蓋章合同即生效，生效以后交易雙方就需要按照合同的約定履行自己的義務。另外，公司還應該做好合同執行的管理工作，并對合同執行情況進行科學的評估。

圖2 動態銷售合同管理過程

（二）明確銷售合同管理過程中的風險 具體有：

（1）文本風險。如果公司設定的合同模板中有重要約定事項的疏漏或者措詞方面存在歧義，就很容易導致TX公司的正當權益受到損害；另外，如果TX公司未與交易對象簽訂銷售合同，同樣也有可能造成公司資產的損失；如果合同約定的事項違背了國家的法律，那么不但會導致TX公司受到主管部門的嚴厲處罰，造成經濟損失，還會嚴重影響企業的聲譽，進而打擊企業的競爭力。

（2）審批風險。如果TX公司審批合同的過程不規范，存在越權審批的情況；或者公司未嚴格管理好合同印章，導致那些不符合公司管理要求的合同也同樣蓋上了印章；或者合同簽訂之后，隨意改動其中的條款；或者合同保管不善，導致信息外泄或者合同遺失等。

（3）執行風險。合同的執行過程中，同樣也有可能產生各種風險。不論是合同的履行還是合同的變更以及終止，都有可能導致公司蒙受一定的經濟損失，因此，一旦發生上述的情況，公司必須積極采取應對措施，力爭將自身的損失降至最低。

（三）設計合理的銷售合同內控機制 具體如下：

（1）TX公司應該在管理理念中加入“誠”“信”二字，具體怎樣做到，當前最需要做的就是設定合理的管理目標。企業的治理結構中，最高級別的就是董事會，董事會掌控著企業整體的發展方向與戰略，因此，關注的是長期發展，自然設定的管理目標也應該系統化、合理化、務實化，不能只看重眼前利益，聚焦于短期的經營數據。公司的管理層受到董事會的直接領導，并向董事會匯報管理工作，管理層具體的工作職責就是將董事會制定的公司發展目標分解為更加細致、更加具有針對性的分目標，讓這些目標不但能夠推動公司經營業務的發展，還能把信用風險穩定在可控水平之內。另外，管理層需要謹慎做出承諾，一旦做出了承諾就必須盡量遵守，從而讓客戶對公司產生信任感；在公司內部也要積極培養誠信為本的人文氛圍，借助常規的管理工作，向員工灌輸誠信經營的企業經營理念，并將風險防范意識牢牢植根于員工的腦海中。

（2）基于TX公司當前內控體系，可以在管理銷售合同的過程中，重點關注以下方面：首先，TX公司提供的產品和服務與普通企業有很大區別，而且客戶群都是企業個體，銷售過程中必須明確約定服務的起始時點與時長，以及所需提供的相應資源，銷售合同必須雙方蓋章。合同簽訂好了之后，TX公司會按照合同的約定向客戶提供相應的服務，而且已經提供的服務客戶必須簽字確認收到，并蓋上合同章，以表示TX公司已經完成了合同約定的部分事項。其次，完善合同印章的管理。TX公司應該安排專門的部門負責管理印章，并將已經得到審批蓋章的合同，歸檔分類管理；如果是金額巨大或者對公司發展影響深遠的合同，必須請交易對方的授權人到場當面簽訂蓋章，若是需要TX公司先蓋好章之后寄給交易的另一方，那么除了在合同指定的蓋章位置蓋章之外，還必須在合同的每頁之間蓋上騎縫章，以免出現對方私自修改條款的情況；如果雙方在談判之后，書面合同未能及時準備好，無法立刻簽訂的，必須在合同準備好的第一時間進行補簽；合同簽訂以后，公司應該安排客戶部管理好交易對方的資質以及合同副本；財務部留存一份進行收款備案，合同的正本則交由營銷部存檔；TX公司需要對合同高度保密，嚴禁公司人員泄露任何合同中的信息，違者將追究其責任，必要時還應采取法律手段。再次，必須保證銷售合同文本的嚴謹性。TX公司應該安排專業人員進行合同文本的審閱，確認其中的價格、數量等信息不存在歧義，而且意思表述清楚。當前，TX公司暫時還沒有專門的法律人員，因此，需要聘請專業的律師到公司進行合同中約定的權利以及義務的確認；財務部則負責審閱付款相關的合同約定事項；客戶部則審閱售后服務條款。第四，明確不同級別管理人員的審批權限。因為TX公司的銷售行為都是發生在簽訂合同以后，所以其會按照客戶具體的訂單信息進行資源與服務的配置，因此在明確不同級別管理人員的審批權限時很難按照金額給定權限。這時候，筆者建議其可以把審批權限劃分為兩部分：即授信金額以及銷售實價。具體說明的話，如果合同約定的銷售實價低于公司報價的60%，或者授信金額高于50萬元人民幣，那么就需要營銷總監親自進行審批；如果合同約定的銷售實價高于公司報價的60%，但低于公司報價的80%，或者授信金額在10萬元至50萬元人民幣之間，那么營銷經理有權進行審批；如果合同約定的銷售實價高于公司報價的80%，或者授信金額低于10萬元人民幣，那么營銷人員有權進行審批。不過，這里需要注意的是，上面探討的審批權限完全是針對營銷部內部來說的，合同必須還要經過其它部門以及公司總經理的最終審批。如果公司因為經營的需要，要改變合同模板，那么一定要聘請專業法律人士進行審閱，確定沒有法律漏洞的情況下才可以正式使用。合同的審批過程涉及的部門很多，而且每個部門的審批都需要一段時間，因此，若是每個部門都拖拉一點的話，那么合同的履行肯定會受到嚴重的影響。筆者建議TX公司設定合同的審批責任時間，針對當前的業務特點，合同在每個部門的審批時間不可以超過3天，一旦超出了時間上限，營銷部可以進行提示，如果該部門仍然繼續拖延，那么就需要直接進入下面的審批環節，當然，未會簽部門在合同中的責任不會獲得豁免，公司默認其審批通過了合同的各項條款，若是將來合同的履行過程中出現了問題，那么未會簽部門同樣需要承擔相應的責任。第五，分離銷售合同管理中不同權限人員的崗位。為了提升銷售合同的管理效率，TX公司應該將審批、執行、監督的崗位分離開來，絕對不可以一人兼多職，這樣可以有效避免權力交叉而產生的瀆職以及舞弊行為，降低公司銷售合同管理過程中的風險。第六，完善合同違約處理機制。合同在履行的過程中，由于受到很多因素的綜合影響，因此，未必都能順利執行到最后，出現變更或者違約的情況，有時也是正常現象。針對這種情況，筆者認為，TX公司需要做好與當事人的協商工作，盡量爭取達成一致，從而將損失降至最低。至于具體的合同糾紛處理，則需要根據糾紛情況，進行相應的處理；如果雙方在履行合同的過程中有糾紛，那么可以按照合同的約定進行調節處理，若雙方能夠達成一致意見，則需要簽署糾紛調節備忘錄；若雙方沒能達成一致意見，則需要提交仲裁機構仲裁或者提出訴訟。

（3）雖然TX公司各個部門都應用了信息化系統，但是由于系統之間沒有有效的銜接機制，導致銷售合同的審批以及管理工作變得更加繁瑣復雜，管理效率也非常低下。筆者認為，TX公司應該開發出高度集成的系統，或者實現不同系統間的數據對接，從而提升公司內部信息流通的速度。

［1］ 高寶山、李樹剛：《論企業合同管理的主要控制措施》，《當代經濟》2010年第17期。