業務流程視角下制藥企業內部控制優化建議

洛陽理工學院 盧 燕

XH制藥公司是頗具規模的知名制藥企業，不僅在我國，即使在亞洲地區也享有盛譽。其主打產品為解熱鎮痛類藥物，不但生產成藥制品還生產原料藥；其它產品則跨度很大，神經類藥品、免疫類藥品、消炎類藥品等都有生產。作為制藥行業的龍頭企業，XH制藥一直都是地方政府甚至國家重點打造的明星企業。2012年3月23日，XH制藥委托的YX會計師事務所，在分析了其提供的內部控制審計報告之后給出了否定意見。YX會計師事務所出具的報告中清晰列明了XH制藥內部控制管理中的兩大問題：首先，公司進行的總體內部控制管理存在很多機制與原則方面的問題；其次，公司的具體業務流程也有非常嚴重的內部控制問題。筆者在下文中主要探討業務流程方面的內部控制問題，并針對這些問題給出了優化內部控制機制的建議，在很大程度上提升了XH制藥的內部控制效率。

一、XH制藥公司業務流程內部控制存在的問題

（一）信用管理 信用管理是非常具有系統性的過程，筆者在調研了XH制藥當前的信用管理之后，發現存在以下問題：

（1）XH制藥暫時還沒有專門負責信用管理的獨立部門或者機構，整個公司的應收賬款雖然有專人負責跟進，但是這些負責人有營銷部的也有財務部的，具體工作的時候經常會出現工作內容不明確、工作效率不高的現象，而且一旦出現了問題，就會互相推諉。財務部的工作重點就是保證公司資產的安全，減少壞賬損失，因此，會采取相對謹慎的信用管理手段；營銷部的工作重點就是開拓市場、打開銷路，因此，會采取相對寬松的信用管理手段。這種職能上的差別，必然導致兩個部門在處理應收賬款的時候態度完全不同，自然也會令相應的管理工作難以開展。盡管為了客觀科學的進行信用管理，公司設置有信用風險專員這一崗位，其工作職責就是跟蹤客戶的資信情況，科學設定客戶的授信額度，不過，這個崗位的實際作用很難得到有效發揮，在企業中幾乎就是一種擺設，就算設定了授信額度，但是額度往往超過正常限度很多倍，沒有任何約束意義。

（2）對于信用政策的實行，XH制藥沒有嚴格控制多頭授信的情況，公司暫時也還沒有制定規范的指引。這就導致了在操作過程中，原料銷售部、成藥銷售部以及外地分公司都向公司的某個客戶提供了信用額度，加總結果自然已經遠遠超出了公司規定的上限。

（3）XH制藥往往只對客戶信用進行一次初始評估之后，就一直沿用評估結果，不再進行任何形式的重新評估。XKQ醫藥是XH制藥合作多年的老客戶，但是，XKQ醫藥本身的運營模式并未受到業界的一致看好，雖然短期內其確實收獲了很高的經濟收益，但是也面臨著很高的經營風險。遺憾的是，XH制藥并沒有考慮到這些風險，而只關注XKQ醫藥的盈利能力，也從來沒有考慮過要降低對其的授信額度，等到XKQ醫藥倒閉之后，才后知后覺地認識到其現金流早就出現了問題，周轉問題也非常嚴重。所以，XH制藥對客戶資信評估的滯后性，使其經常要承受著和客戶同樣高的經營風險，但是卻完全不能獲得任何風險帶來的收益，只有產生損失的可能。

（二）應收賬款管理 XH制藥當前對應收賬款的管理工作從程序方面分析的話，還是非常齊備的，而且也形成了相對科學的流程。XH制藥采用了ERP信息系統進行相應的管理，筆者總結之后，認為整個流程可以表示為圖1的形式。

圖1 應收賬款管理過程簡圖

通過圖1不難發現，制藥在流程的制定上還是基本遵循了科學性與實操性的原則，不過，也能看出整個管理過程中的重要依據就是各項單據，管理的本質就是將單據轉換為電子形式的報表，整個過程中的管理工作幾乎無跡可尋。

為了深入分析制藥的應收賬款管理情況，筆者整理了其5年的會計信息，并對這些會計數據進行了對比，在此基礎上總結了制藥當前的應收賬款管理現狀。具體數據見表1。

表1 應收賬款與壞賬準備數據統計表 單位：萬元

圖2 壞賬準備與應收賬款的比率變動圖

表2 應收賬款周轉數據統計表

通過表1，發現XH制藥壞賬準備與應收賬款的比率幾乎每年都在提高，特別是2011年發生了XKQ倒閉事件之后，XH制藥的這個比率一下跳升至28.55%；另外其應收賬款的周轉時長的確在4年之中呈現出了縮短的趨勢，但2011年卻突然出現了回彈。上述現象顯示：XH制藥應用的ERP信息系統對于公司的應收賬款管理還是有一定積極推動作用的，不過，公司的壞賬比率逐年增高，則說明了應收賬款的管理工作中仍然存在很大問題。筆者在綜合分析之后，認為主要問題有：一是不重視和客戶的溝通工作，也沒有安排定期對賬，更加很少會上門拜訪客戶、了解客戶的運營情況，導致公司對客戶的資信情況了解幾乎一片空白。二是未科學評估應收賬款轉為壞賬的風險，而且也沒有相應的風險防控機制，導致直至賬款屢催不還的時候，才匆忙計提壞賬準備。XKQ醫藥倒閉事件就是一個非常明顯的例子，XH制藥直到確認其已經再無支付能力的時候，才計提壞賬準備，打亂了原本的財務管理計劃。三是未建立嚴謹的收款制度。當前，XH制藥的ERP信息管理系統中只會針對應收賬款進行相應的催收預警，至于應該采用何種方法、應用哪些政策、根據何種規范等都沒有明確的指引。XKQ醫藥的負責人潛逃以后，XH制藥完全沒有應對這種情況的措施，因此，只能訴諸法律，可是即使借助了法律手段也于事無補，公司的損失已經再無挽回的可能了。

二、XH制藥公司業務流程內部控制優化建議

（一）加強信用管理 結合該企業的實際情況，提出了基于其業務特點的信用管理改善建議：

（1）XH制藥必須設置專門的信用管理機構，借助提升公司最高管理層領導的信用管理意識，建立相應的管理制度，并保持信用管理機構在工作中的絕對獨立性與權威性，從而確保其能夠發揮出內部控制管理的核心作用。另外，XH制藥需要定期組織關于信用管理的培訓，由公司的高層領導對員工進行相關知識的培訓，從而提升他們對信用風險進行管理與防控的意識，并將其融入企業文化之中，貫穿公司管理工作的始終。

（2）按照客戶的具體運營情況與發展階段，建立具有針對性的資信調查機制，科學選擇評估指標以及方法，計算出客戶的最高授信額度，并在實際的工作中將這一結果乘以80%作為對客戶授信額度的上限。之所以進行這樣的操作，是為了避免模型計算偏差導致的數值過大情況，保證XH制藥自身資產的安全性。

（二）加強應收賬款管理 具體如下：

（1）結合該企業的實際情況，提出基于其業務特點的應收賬款管理改善建議：首先，嚴格控制好信用銷售的全過程，負責具體信用銷售的業務人員必須定期和客戶核對賬款情況，并每月至少上門拜訪客戶一次，從而了解客戶的實際經營情況，進而對客戶的還款能力有個大體上的評估，如果存在問題則需要及時向公司反映。另外，還應定期做好客戶資信的重新評估工作，并根據最新的評估結果，調整對客戶的授信額度。其次，如果是授信額度很大的客戶，則需要對其進行實時的資信監控與管理，密切跟蹤賬款的回收情況，必要時安排專人負責以上工作。再次，規范到期未還的應收贓款應該如何處理，并形成科學嚴謹的流程，在平時的工作中嚴格按照規范的要求開展工作，決不允許任何形式的變通或者酌情處理。

（2）通過上面的分析，筆者認為XH制藥需要提高各部門之間的聯動程度，并建立起科學嚴謹的信用管理制度，借助數學模型的模擬計算，確定公司可以承受的應收賬款總額，并在實際經營中將其作為授信的最高上限。具體措施的實施如下：

一是成立信用管理部。XH制藥成立專門的信用管理部，其作為獨立的部門存在，并下設不同科室，具體見圖3。下面簡單介紹一下各個科室的具體工作職能：

圖3 信用管理部組織架構圖

客戶調查科，該科室的主要工作就是調查客戶的資信以及經營情況，并將調查得到的信息匯總為報告，方便其它部門或者領導隨時查閱。如果客戶已經和公司合作了很長時間，關系非常穩定，而且各項資質材料都非常完整，暫時還不需要更新的話，就可以把其提交至信用分析科；如果客戶的檔案并不完整，那么就需要將所需資料的清單列出來傳真或者快遞給客戶，讓其以最快的速度提供相關資料。

圖4 客戶調查科主要工作職責

信用分析科，該科室接收到客戶調查科提供的資料以后，詳細審閱客戶的基本資料以及資信報告，并在此基礎上綜合分析客戶當前的盈利與還賬能力，從而制定新交易的賒銷額度，并把這一結果提交到公司的相關部門。

圖5 信用分析科主要工作職責

賬款管理科，該科室的主要工作是把交易商品的發票以及出庫單提交到客戶處，同時，做好和客戶的溝通工作，并交流還款情況，從而掌握客戶的還款動向。如果客戶未能在限定期限之前還款，那么就要立刻停止發貨，同時采取賬款追收的相應措施。

圖6 賬款管理科主要工作職責

賬款追收科，該科室的主要工作是追收賬款，首先，內勤人員會與客戶通電話，溝通賬款逾期的情況，并進行催收；如果客戶還是沒有還款的話，那么外勤人員就需要上門追討。

圖7 賬款追收科主要工作職責

二是設定部門職能。作為公司專門的信用管理機構，信用管理部的主要職能除了編制信用管理制度之外，還要做好信用管理相關政策的宣傳工作，并定期組織公司員工進行信用管理的培訓；嚴格按照信用制度的要求，監控客戶的資信情況，保護公司資產的安全。

三是安排工作人員。由于是新建的部門，因此，人員可以少一些，太多反而會讓簡單的工作變得很復雜。筆者建議XH制藥在部門剛成立的時候，可以外聘專業顧問幫助信用管理部快速走上正軌。既然是一個獨立的部門，那么就必須有合資格的部門負責人。基于當前XH制藥的信用管理情況，筆者認為其在選擇該部門負責人的時候，需要考察人員的下列條件：是否具有熟練運用不同信用政策的能力；是否熟悉當前信用管理領域的新動態；是否具有醫藥行業信用管理的經驗；能否妥善處理客戶的各類訴求等。至于下面各個科室的工作人員任用方面，前文已經詳細列明了各個科室的工作職責，XH制藥在招聘的過程中針對這些工作職責選擇能夠勝任的人員即可。

四是確定信用制度。首先，信用管理部要結合公司的運營情況設定每個會計年度的各項信用指標。筆者建議XH制藥應該先進行相關的市場調研，之后再選擇信用指標，并設定具體的指標額度。確定的指標額度不但是公司信用管理工作的指引，也是衡量信用管理工作有效性的標準之一，如果有哪些指標明顯低于公司設定的標準，則代表公司在該指標對應的工作方面還需要進一步加強。其次，在確定獲得的客戶信息真實可信的基礎上，科學分析這些資料，從而提煉出客戶的資信情況，匯總為資信報告；然后，根據上面的結果把客戶分為不同等級，采取不同的信用管理針對性政策。這里需要注意的是，即使是老客戶也要每隔一段時間重復這樣的分析過程，并重新評級，確定新的授信額度。第三，考核信用管理部的工作績效，XH制藥應該定期考核該部門的工作績效，并將其和部門員工的薪資水平對接，這樣不但能夠提升部門員工的工作積極性，還能大幅提升部門的工作績效，可謂一舉兩得。第四，制定信用額度。筆者分析XH制藥信用額度制定工作存在的問題之后，認為其最亟待解決的問題就是重新評估老客戶的資信級別，所以，筆者認為XH制藥制定信用額度的時候，不能只針對新客戶，對老客戶也需要進行動態的評估。為了提升客戶還款的積極性，XH制藥可以對提前還款的客戶給予一定比例的折讓，這樣不但能夠提升公司的現金流，還能降低發生壞賬的可能性，而且還可以在一定程度上提升銷售業績。

五是管理應收賬款。XH制藥進行賒銷的初衷就是要打開銷路，提升市場份額。因此，在賒銷之后，就必須密切跟蹤應收賬款的管理。公司在發貨之后，就要及時到信用管理部進行應收賬款備案，信用管理部負責接下來的客戶收貨確認工作。如果是每月結賬的客戶，那么XH制藥可以設定幾天的豁免期，客戶在豁免期內還款即視為正常還款；但是如果客戶在逾期之后，還一直拖延，就必須采取一定的催款措施。筆者建議XH制藥可以采取下面方式催款：

逾期7天未還款時，向客戶發第一份催款信；逾期15天仍未還款時，向客戶發第二份催款信，信用管理部負責人要和客戶方的授權人溝通；逾期30天仍未還款時，向客戶發第三份催款信，信用管理部負責人與銷售人員一起到客戶處了解具體情況；逾期60天仍未還款時，就需要把這筆應收賬款標記為警戒賬款，同時要求客戶必須在限期內還款；逾期90天仍未還款時，就需要把這筆賬款處理為壞賬。過了90天之后，則需要上報總經理，并按照總經理的指示訴諸法律或者委托第三方收賬。

［1］ 李剛：《淺談民營零售企業管理》，《中國商貿》2010年第15期。

［2］ 謝曉燕、程富：《內部控制評價標準：比較與改進——基于外部審計的視角》，《財會通訊》2010年第9期。

［3］ 董美霞：《增強企業內部控制評價效果的思考——基于〈企業內部控制評價指引（征求意見稿）〉》，《審計與經濟研究》2010年第1期。