會計憑證的多視角解讀

石河子大學經濟與管理學院 邵 露 王偉國 徐曉鵬

一是從會計核算角度看會計憑證。會計核算是對已經發生的經濟業務采用一定的載體和方法，根據信息使用者的要求進行反映的過程。在整個會計核算過程中，會計憑證是第一個關口，是會計核算的出發點，并貫穿始終。會計核算中一般將會計憑證分為原始憑證和記賬憑證，它們具有不同的特點，對會計核算起著不同的作用。原始憑證又稱單據，它是用來記錄經濟業務發生或完成情況，明確經濟責任，并作為記賬原始依據的書面證明，按其來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證。記賬憑證由會計人員根據審核后的原始憑證，按照經濟業務事項的內容和性質加以歸類，并確定會計分錄，作為登記會計賬簿依據的憑證。記賬憑證是記賬的直接依據，原始憑證是它的附件和原始依據。憑證提供的數據存儲在會計系統之內，其他的會計事項都是由會計人員經過審核、分析、篩選和處理的結果。原始憑證是原始的客觀的經濟業務活動內容的載體，會計人員依據審核無誤的原始憑證，按照內容進行整理歸類，據此確定會計分錄并編制記賬憑證。憑證是主觀的會計行為與客觀的原始憑證相互協調、相互作用的結果，如果說原始憑證是原始的、感性的起點，則記賬憑證就是經加工的、理性的產物。憑證在會計核算中具有重要作用：原始憑證記錄經濟業務發生或者完成情況，明確各自的經濟責任，是會計核算活動的重要依據和原始資料；它是會計工作的起點，是會計核算的第一手材料，將經濟業務活動信息轉變為會計信息，實現了信息的交換與傳遞；原始憑證的不同種類在一定程度上實現了對經濟業務活動的初步分類。記賬憑證是最基本的會計核算形式，它是登記賬簿的依據，是業務記錄報告的憑證；通過會計憑證的及時傳遞，對經濟業務適時地進行記錄，實現原始經濟業務信息到會計信息的銜接，在賬務處理中傳遞會計信息；記賬憑證按會計要素實現了對原始經濟業務活動信息的進一步分類。

二是從法律角度看會計憑證。經濟契約的產生與法律制度的產生具有共同的歷史淵源，這一點不僅使契約立法一開始便成為法律制度中的重要部分，而且一開始便使簿記憑證具有明確的法定性。憑證是法學中所講“契約”內容之中重要的一種，《現代漢語詞典》對憑證的解釋是：證據。《辭海》對會計憑證的解釋是：會計中的證據，而這個證據是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，類似于證據中的“書證”。原始憑證是企業發生經濟業務時取得的與該項經濟相關的原始憑據，如：各類發票、稅單、銀行票據、入庫單、工資表等，這些憑證都具有共同的法律作用，即證明當事人之間建立的一種經濟關系。任何企業在處理經濟業務時，憑證都必須由執行和完成該項經濟業務的有關人員填制，以書面形式記錄和證明所發生的經濟業務，并在憑證上簽名或蓋章，以示對經濟業務的正確性、真實性負責。會計記賬憑證是對經濟業務活動的確認與計量過程，每一筆經濟業務發生時都需要填制記賬憑證，并由有關制單、審核人員簽字蓋章，明確業務責任人。記賬憑證是現行會計體系的核心，無論是企業從原始憑證到賬簿、報告，還是注冊會計師審計業務，都以記賬憑證為核心。法律角度下的原始憑證就是證據、憑據。首先，原始憑證是經濟交易原始信息的載體，它能證明經濟業務的具體內容和完成情況，為會計核算提供原始資料和主要依據；其次，各職能部門在填制原始憑證時相關業務人員的簽字、蓋章能夠明確經濟責任，為落實崗位責任制提供重要文件；最后，原始憑證記載的信息可以反映相關經濟利益關系，為維護合法保護權益提供法律證據。記賬憑證是登記賬簿的書面證明。一方面，它對大量分散的原始憑證進行整理、分類、歸集并確認為會計信息，作為登記賬簿及后續會計處理的依據；另一方面，記賬憑證是日后查賬的重要憑證，一旦經濟業務出現問題，通過追查記賬憑證進而追查到原始憑證就能查實清楚。

三是從信息系統角度看會計憑證。信息系統是能夠接收輸入數據和指令，按照指令要求對數據進行收集、傳遞、存儲、加工，并輸出有用信息的獨立完整的系統。會計的各項活動都與信息有關：原始憑證收集原始數據，獲取原始信息，是會計信息的源頭；記賬憑證是業務數據處理起始點，是對原始憑證信息的分類與加工，把會計數據轉換成會計信息并進行信息的傳遞和存儲；提供賬簿和報表是會計信息的輸出和使用。原始憑證是經濟業務的直接記錄，記賬憑證錄入相當于原始憑證業務處理是二次錄入。根據不同的業務類型，憑證分單項、集成和系統會計憑證三類。單項會計憑證是進行會計核算時，手工錄入或導入系統中形成的會計憑證；集成會計憑證主要是信息系統中進行庫存管理，業務部門收發貨自動生成會計憑證；系統會計憑證是系統自動生成的管理信息憑證。單項會計憑證是財會人員錄入的憑證數據，集成會計憑證和系統會計憑證是計算機自動收集來自生產、銷售、采購、存貨、工資、固定資產子系統傳來的機制憑證數據。計算機能夠收集各種憑證，產生機制憑證，大大提高了憑證編制的速度和質量。信息系統中，會計憑證是會計主體經濟活動的載體，對會計主體持續經營、穩定發展起到鏈條、紐帶、銜接的作用。會計信息是經濟信息的重要組成部分，它一般通過數據以憑證、賬簿、報表等形式輸出。會計憑證是記錄經濟活動的最原始資料，是經濟信息的載體。通過對會計憑證的加工、處理和傳遞，可以直接取得和傳導經濟信息，協調會計主體各部門、各單位之間的經濟活動，保證生產經營的正常運轉，也為會計分析和會計檢查提供了基礎資料。會計憑證的主要功能就是實現了經濟信息的傳遞、加工與分類，為會計核算與監督提供依據。

四是從事項會計角度看會計憑證。事項會計的核心思想是：提供各種可能與決策模型相關的原始事項信息，會計人員把與事件有關的經濟事項信息輸入信息數據庫中，由使用者自己對這些信息進行加工，以生成其決策模型所需的輸入價值。事項會計信息系統也是采用事項憑證收集信息，首先按照企業可能發生的經濟業務類型和業務事項的處理規則設計出所有類型的事項憑證模板，要求各部門按此模板收集不同項目的原始事項信息。不同的經濟業務類型對應于不同的事項憑證，根據企業經濟業務的不同分類，事項憑證可分為采購商品、其他采購、生產產品、銷售商品、人事管理、期間費用和稅收相關事項憑證七類，代替傳統會計中各種各樣的原始憑證對業務數據進行記錄。在基于事項憑證的賬務處理流程中，事項憑證既是經濟業務中各項原始信息的記錄載體，也是數據處理的起點及信息存儲的核心。通過記賬憑證和事項憑證的對應關系，記賬憑證只反映總賬科目，而明細類科目和具體的業務事件及分類，則通過事項憑證來反映。傳統意義上的記賬憑證只是在財務部門的內部進行傳遞，而事項憑證則在多個部門之間進行傳遞，事項憑證本身作為多個部門相互聯系的紐帶，它實現了財務與業務的協同，信息處理效率增強。事項憑證作為各個部門分工協作完成收集信息的紐帶，它的引入不僅加強了各子系統之間的聯系、明確了分工，也規范了原始信息的收集，使其不斷全面并趨于標準化。從上面的分析中可以清楚地看到，事項憑證作為經濟活動中原始信息的記錄，經過對事項憑證的設計、分類、儲存與管理等一系列過程，使得經濟業務活動完整地記錄下來。在事項會計信息系統中，事項憑證的主要作用有簡化了會計系統收集原始經濟事項信息的工作，實現不同子系統在收集事項信息時的分工協作，并且規范了原始信息的收集使之趨于標準化。

五是從Web環境看會計憑證。現代信息技術在會計領域的應用，使得會計系統成為一個全新的利用信息處理技術對會計數據進行收集、加工、處理和存儲的會計信息系統。XML是一種允許自定義標記的通用、結構化描述語言，可以使數據通過網絡無障礙地進行傳輸，并顯示在用戶的瀏覽器上，已成為描述Web文檔和數據的標準化語言。XBRL是XML在財務報告信息交換中一種應用，保證信息在交換過程中的可理解和一致性，實現信息在計算機系統間高度交換，通過網絡就能提取特定財務信息。財務報告是會計信息的最終輸出方式，而憑證是會計信息的源頭，網絡環境下的會計憑證也是以XML網頁形式展現的財務數據。以XML構造的電子憑證，其內容與表現形式是相互分離的，對于相同的XML文件，用戶可以根據自己的需要編寫不同的XSL樣式表來顯示其中的數據。結構化的XML文檔發送至Web的數據能夠被加密，并且很容易附加上數字簽名，為憑證的法律效力提供保障。XML是規范化的“會計語言”的有效載體，其豐富的標注完全可以描述不同類型的原始單據憑證，如各種發票、運輸單據、訂購單、銷售單等，很好的解決了原始單據的標準化問題。并且以XML構造電子憑證，其文檔中的每項數據都有清晰的語義，即使原來使用的軟件淘汰，該類文檔仍然很容易打開和閱讀及轉換成其他格式的文檔，憑證數據可以長期保存。XML構造的會計憑證能準確的表達原始經濟信息的真實內容，XML遵循特定規則的文本，它以一組標記語言來定義憑證內容，同時通過“憑證結構類型”的定義使憑證格式成為一種“智能”數據格式。基于XML的標準的財務信息，便于不同系統之間信息的傳輸，各種不同系統之間可以采用XML作為交流媒介，來源不同的結構化會計數據很容易地結合在一起，各種文本信息、圖像信息、數據庫查詢出的信息都可以很好的處理成XML文件格式，作為各種語言和系統數據交換的平臺。基于XML的原始憑證上的各項數據通過網絡從稅務系統、海關系統、工商部門系統等數據庫中自動獲取與交換，經濟交易數據自動導入會計系統，這極大地改變了會計信息傳輸方式，也為不同系統與財務核算系統的銜接提供可能，促進會計自動化、智能化的實現。