高校檔案管理信息化問題及其解決路徑探討

趙 俊

(廣東女子職業技術學院檔案室，廣東 廣州 511450)

一直以來，國家高度注重我國的信息化建設，2010年教育部制定《國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010—2020年)》中提出要加快教育信息化進程。具體要求是：“到2020年，基本建成覆蓋城鄉各級各類學校的教育信息化體系，充分利用優質資源和先進技術，創新運行機制和管理模式，整合現有資源，構建先進、高效、實用的數字化教育基礎設施。同時，要構建國家教育管理信息系統，制定學校基礎信息管理要求，加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規范化”[1]。2011年第十一屆全國人大第四次會議通過了《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要》，綱要中明確提出了2012年財政性教育經費支出占國內生產總值比例達到4%，在教育發展的重點工程中也強調了教育信息化建設[2]。

隨著國家信息化建設的推進，檔案信息化建設的進程也不斷加快，各高校檔案管理的網絡化、數字化管理已成為檔案管理的主要手段，利用網絡系統可以高效地實現檔案材料的收集、整理、保管、傳遞、查閱等日常工作，并且可以通過網絡系統實現學校內部網絡的在線瀏覽、授權閱讀等協同化辦公需要。因此，檔案網絡信息化對高校檔案管理工作提供了極大的便利，也帶來了新的挑戰。本研究結合筆者歷年來的檔案管理工作，列舉網絡信息化對檔案管理帶來的新問題，并提出實證應對策略。

一 高校檔案管理信息化分析

(一)檔案管理信息化研究成果

高校檔案管理的發展狀況及信息化水平一直成為高校檔案工作者及學者研究的課題，為全面了解近幾年我國對檔案管理信息化研究現狀，以2009年1月至2013年1月中國期刊數據庫的47篇研究成果為基礎，發現檔案研究的主要方向包括檔案信息化建設的優勢、存在的問題、建設措施等，有部分是從宏觀上探討高校檔案管理的現狀與未來信息化建設的展望，例如：沈靜認為高校檔案管理信息化是一次飛躍的大變革[3]。李濤則提出了高校檔案信息化建設的原則[4]。也有從微觀上闡述信息化建設的具體措施及途徑，例如：高力認為要對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數字化，加強各類數據庫建設[5]。胡瑞華提出確保數字檔案安全等措施[6]。陳玉英從民生檔案視角出發，提出加強監管力度，規范民生檔案管理體系的具體實施辦法[7]。

(二)檔案管理信息化現狀

各高校檔案管理部門的檔案按類別大致可以分為：學生檔案、基建檔案、財務檔案、校史檔案、教學檔案、黨群行政檔案等類別。歸檔的材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體檔案[8]。現階段，我國高等學校的檔案管理工作主要由學校成立獨立的檔案室(館)來負責，學校各個行政單位、教學部門按該檔案部門的歸檔要求，定期做好本部門的檔案移交工作，檔案室(館)專門負責人員按照各部門移交的檔案分門別類，依據不同的標準與規范整理檔案，例如文書檔案的整理要符合《歸檔文件整理規則》的要求，會計檔案的整理要符合《會計檔案管理辦法》的要求，照片檔案的整理要符合《照片檔案整理規范》的要求，電子文件的整理要符合《電子文件歸檔與管理規范》的要求等[9]。最后歸編分類，并將紙質檔案轉成電子檔案，逐一建立檔案信息網絡索引、分權限網絡查詢的檔案信息管理系統。

因此，為了實現檔案的網絡信息化，高校檔案工作的管理需要依據學校辦學規模投入足夠的人力、物力和財力。事實上，一些高校對檔案管理工作缺乏必要的投入，滿足網絡信息化所需的專職人員、現代化設備的配置不足，目前檔案管理現狀存在三個層次：第一層，部分高校仍然停滯在以手工作業為主的傳統低效的檔案管理。一旦有調閱查詢檔案需求時，必須借助人力去翻閱，查找紙質索引目錄，因此檔案檢索工作相當麻煩而且工作量極大。第二層，以手工作業為主信息管理為輔的檔案管理手段。這種方式利用計算機建立檔案網絡索引目錄，有調閱查詢檔案需求時，檔案管理人員可以通過計算機的檢索工具，查詢檔案是否存在，存放具體位置、借閱狀態等信息，并指引借閱人按照檔案借閱管理流程辦理借閱手續。這種方式的優點是方便省事，投入成本低，一勞永逸。缺點是增加了檔案管理人員的工作量，一旦遭遇信息索引目錄被破壞、停電等原因，就會無法正常工作，目前大部分高校仍然采取這類檔案管理手段。第三層，以計算機網絡信息化為管理手段的檔案協同信息共享平臺(以下簡稱檔案平臺)為主，手工作業為輔助的管理手段。檔案管理人員建檔時需將全部檔案電子化處理，存入到檔案管理服務器內，并逐一設置瀏覽權限和檔案保密級別，分配各部門人員的權限屬性，發生查詢、調閱請求時，無需檔案管理人員協助，借閱人可在檔案平臺中把客戶端請求通過網絡傳輸傳遞給檔案管理服務器，服務器自動判斷返回查詢結果，自動判斷根據借閱人的權限屬性和檔案保密級別是否相匹配，如果條件符合，電子檔案會下載到借閱人客戶端電腦內，實現網絡化自出查詢借閱。這種方式最大優點是便利快捷，可以全天候滿足單位內部員工或異地工作人員遠程查詢、閱檔需要。提高對檔案保管、整理、傳遞、統計的信息化管理水平。缺點是購置電子檔案采集、存儲所需的軟硬件、開發檔案信息共享系統平臺的投入大，電子化處理的工作量龐大，對檔案管理人員的要求較高，檔案面臨的系統安全風險高。

國家的信息化建設為檔案事業的網絡信息化的發展提出了明確的方向，未來各個高校檔案管理勢必會向上文歸納的第三層次邁進，筆者所在單位已經引入了一套協同辦公系統，實現了部分檔案電子化閱讀、傳輸的功能，目前尚處在探索完善階段。如何更好地利用檔案網絡信息化手段，迎接檔案管理帶來的新問題，是擺在檔案管理人員面前的新挑戰。

二 檔案管理信息化面臨的問題

(一)重要性認識不足

高校檔案的最終目的是收集積累學校教學科研、黨群行政、財會基建等檔案類別，不僅可以積累學校的知名度，且可以反映高校的教學水平、科研實力，高校應該認清數字化檔案發展的重要性和緊迫性，從制度上把檔案的網絡信息化建設納入到學校發展規劃中和預算中，加快檔案網絡信息化發展的步伐。從現階段發展來看，在檔案管理過程中依然存在一些低效率的官僚主義作風，由于缺乏必要的約束和監督機制，不少部門將檔案提交視為額外的工作，未能及時、按要求、按規定提交檔案的現象極其普遍。究其原因，是重視程度的問題，只有至上而下地實行檔案監督管理機制，建立完善順暢的檔案收集渠道，才能確保檔案建設的質量和效率。

(二)安全性和穩定性問題

檔案的網絡信息化管理需要建立方便、節約物理空間、節約成本的電子檔案。但是電子檔案自身也存在一些缺陷，如易丟失損壞、易泄露復制等等[10]，安全性和真實性不遜于傳統方式，同時也存在穩定性的問題。比如存放電子檔案的服務器硬件出現故障會造成電子檔案數據的丟失，文件被篡改等嚴重后果，一旦檔案管理人員將內部訪問權限、檔案保密級別設定錯誤，或者檔案平臺程序錯亂等原因也會造成檔案數據的安全性風險。業界不少學者也提出了網絡傳播過程中的隱私權方面的擔憂，王雅萍認為，檔案信息的網絡發布已經成為新的趨勢，但是檔案信息網絡發布與公民隱私權保護之間卻存在著沖突，應從健全檔案法律法規、加強宣傳教育和開發新技術等方面提出解決之道[11]。

(三)資金投入不足

按照檔案類別的緊迫性來講，像科研檔案、財會基建、學生檔案等一旦錯過了最佳的收集編研時間，后期追加檔案資料的難度極大。不同類型的檔案完全靠檔案管理部門人員分門別類按歸檔工作量巨大，時間緊，任務重。工欲善其事必先利其器，為了高效迅速收集檔案資料，完成網絡信息化建設，必要的資金投入是必不可少的。從基礎硬件設施上來說，高速掃描儀、高性能檔案服務器、DV、錄音筆等影音采集設備、數字化檔案管理軟件等設備和后期維護都需要資金的支持。

(四)檔案管理人員亟待培訓進修

隨著我國信息化水平的不斷提高，要求檔案管理人員具備“五會”。第一，精通檔案管理專業知識，會按照檔案管理規范流程收集整理、編目利用、編研校對、保管保護檔案。第二，精通計算機基本操作技能，達到全國計算機二級水平，要會相關必備的辦公軟件(Office2003)、圖形圖像處理(Photoshop)、音視頻處理轉換(繪聲繪影、Adobe Premiere Pro)。第三，具備一定的信息管理技術，會計算機信息管理應用基礎知識、管理信息系統、辦公自動化系統項目開發、維護的基本技能。第四，熟悉網絡平臺應用技能，會利用電子檔案管理平臺、OA辦公系統、公文傳輸系統等應用平臺實現對電子檔案的平臺運行狀態及簡單操作等。第五，會相關硬件的操作，如高速掃描儀、DV錄像機、監控防盜及保密設備、高分辨率數碼相機、電子簽章系統等。

因此，迅猛發展的信息化時代，高素質復合型的檔案管理人才隊伍建設是檔案管理電子化的基礎，各高校只有高度重視對檔案室及各部門專兼職檔案管理人員的不斷培訓，不斷擴充，才能適應網絡信息化檔案管理的需要。

三 檔案信息化管理路徑

(一)齊抓共管安全防范

檔案的網絡信息化會存在一定的技術風險，部門間應該通力合作，并從觀念上、技術上、制度上齊抓共管防范安全隱患。對于檔案管理人員來說，觀念上，要高度重視數據的安全、保密工作；從技術上，要確保服務器專機專用，定期建立數據備份系統，建立防火墻，確保好身份驗證的權限及屬性、文件的保密級別準確無誤，提升服務器及檔案平臺的密碼等級。對于高校的網絡中心等部門，要協同檔案館(室)監控服務器的運營狀態，定期進行計算機維護，做好安全防范工作。

(二)整合平臺服務、教學及科研檔案的共享服務功能

通過網絡化技術手段，可以在檔案信息共享平臺上實現收發文登記及處理等功能，目前許多高校已經開展此項業務，檔案管理人員收到往來急件或密件時，先掃描至平臺中，然后設置文件屬性，通過OA短信通知擁有相應權限的人員盡快登陸平臺閱覽，利用平臺后臺查看功能，跟蹤文件閱覽記錄等。這樣可以實現各高校與教育主管部門、其他行政單位之間文件傳輸需求，節約檔案管理人員頻繁通知提醒。不少高校已將檔案服務的這一功能與OA辦公系統整合在一起了。

通過網絡化技術手段，可以實現客戶端自主查詢、遠程閱讀的功能。從技術角度來看一般的檔案需求人員可以登錄平臺根據需要實現模糊查詢、分類查詢等功能，然而，一些現代化的檔案館、圖書館才開放這樣的服務，高校開放的很少。一個主要的原因就是功能整合程度不高，如果能將科研檔案、教學檔案、學生檔案與校園辦公系統整合統一，屬于允許公開范疇的可以通過檔案平臺自主查詢、共享瀏覽，屬于私密性的個人檔案可以登陸個人門戶本人共享查看，屬于報名性的檔案內容按照檔案閱覽流程可在線申請，獲得權限后在規定時間及時查看并自動刪除，只有這樣才能真正提高遠程服務、查詢等多種檔案服務功能的利用率。

(三)重構檔案收集流程，提高效率

按照一般高校的檔案管理用人機制，各高校檔案館(室)配備專職檔案管理人員，其他部門設1-2名兼職檔案管理人員，按照歷年傳統檔案收集管理流程，由各個行政部門、教學部門兼職檔案管理人員按照檔案征集文件，將本部門應該建檔的資料收集齊備，移交給檔案管理部門專職管理人員即可。但網絡信息化的檔案管理需要將所有紙質檔案按照統一的格式要求轉成電子文檔，一年下來的各部門匯集而來的檔案加起來有幾萬至幾十萬份，全部交由專職檔案館(室)的1-2名人員來收集整理并上傳到檔案平臺中，可想而知其工作量是超乎尋常的。

因此，為了保障檔案網絡信息化的要求，按時保質完成各種檔案的收集整理、檔案平臺錄入工作，可以充分利用網絡化便捷優勢。比如，歷年的人事檔案、學生檔案等反應個人背景信息內容的基本情況，可以由教師、學生本人填寫，人事部門審核通過直接將電子文檔上傳到檔案平臺，如個人需要紙質檔案，可以通過檔案平臺查詢調閱后再打印輸出，加蓋部門公章。一些反映校史、重要會議等視頻、音頻檔案，也可以由采集檔案部門按照檔案管理規定，上傳到檔案平臺中。剩下的紙質類檔案，需要掃描后才能錄入檔案平臺，可以由各部門檔案兼職管理人員和檔案專職管理人員共同參與，分工協作，統一完成。從制度上，各高校要把學校檔案網絡化建設作為一件大事來抓，確保檔案管理工作的正常、高效、有序運行，制定相應的獎懲辦法、分配機制等，以滿足信息時代檔案管理的要求。

(四)檔案管理人員的繼續教育機制

為了適應網絡信息化時代的要求，要不斷提升檔案管理人員的業務能力和知識結構，開展有針對性的，解決實際工作實際問題的培訓和同行間交流活動，讓檔案培訓發揮實際作用，真正成為一種制度化、規范化的管理手段。總之，在網絡技術日益完善、信息高速發展的今天，傳統的檔案管理必將逐漸走向電子化時代，只有建立完善、齊全、高效、便捷的檔案平臺，整合科研、教務、人事、學籍、基建財會等多用途檔案，提供檔案資源共享的平臺，才能更好地為高校的教學科研保駕護航。

[1] 國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)[EB/OL].中華人民共和國中央人民政府門戶網站，2010-07-29.

[2] 國務院.中華人民共和國國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要[N].人民日報，2011-03-17.

[3] 沈靜.高校檔案管理信息化的優勢及安全風險評估研究[J].四川教育學院學報，2011，(4).

[4] 李濤.高校檔案管理信息化工作初探[J].合肥工業大學學報(社會科學版)，2010，(3).

[5] 高力.如何加快高校檔案管理信息化建設[J].城建檔案，2011，(9).

[6] 胡瑞華.西部高校檔案管理信息化的現狀、困境及出路[J].延安大學學報(自然科學版)，2012，(2).

[7] 陳玉英.試論高等學校民生檔案的體系建設[J].長沙大學學報，2010，(3).

[8] 胡映君.我國高校檔案工作的標準——評新頒布的《高等學校檔案管理辦法》[J].廣東檔案，2009，(2).

[9] 李銀銀.《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案工作的影響研究[D].合肥：安徽大學碩士學位論文，2011.

[10] 趙俊.高校電子檔案管理現狀及問題芻議[J].長春理工大學學報，2013，(1).

[11] 王雅萍.網絡環境下檔案信息傳播中的隱私權保護[J].長沙大學學報，2011，(6).