對電子文件檔案管理的幾點認識和體會

劉青　于菲　宋轉(zhuǎn)玲　姚菁

摘 要：在我們?nèi)粘９ぷ髦杏写罅康碾娮游募纬桑o文件的檔案管理工作提出了新的目標和要求。電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分，做好電子文件的檔案管理工作，有助于從源頭上規(guī)范電子文件的形成、管理、歸檔；有利于國家記憶的長久傳承；應為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。在進行電子文件檔案整理時，首先將電子文件收集好，然后建立數(shù)據(jù)庫，最后將電子文件按確定范圍、明確時間、制定規(guī)范及選擇載體四個環(huán)節(jié)歸檔。

關鍵詞：電子文件 歸檔 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（a）-0238-01

隨著辦公自動化應用進程的加快，在日常工作中高效、準確地處理各種信息的工作方式會形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應認真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規(guī)律，結合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術規(guī)范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。

1 電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發(fā)展。近二十年來，電子信息技術取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分。

其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應由檔案部門進行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的有關要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。

最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶需求，也可及時發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點與不足，調(diào)整和改進工作方法或技術措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。

2 電子文件的整理

電子文件整理時應根據(jù)文件整理目標和規(guī)律，借鑒已相當成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。

2.1 電子文件的組織

在電子文件形成后要及時進行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號、密級等電子文件的著錄標引應由檔案部門的歸檔人員來完成。

2.2 建立數(shù)據(jù)庫

電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬方式存在的，應建立“虛擬文件庫”。經(jīng)過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)字數(shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個電子文件索引數(shù)據(jù)庫，這樣更利于以后進行查找。

2.3 電子文件的存取

電子文件的整理是一個完整的生命周期，涉及多個部門。堅持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計算機輔助管理系統(tǒng)對電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進行自動跟蹤管理，專人專機負責，再進行拷貝或刻錄到可以移動的磁盤、光盤介質(zhì)上，以便長期保存其原始性和完整性。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標識。然后由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔。

3.1 確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案管理的關鍵。凡是依據(jù)國家規(guī)定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。

3.2 明確時間

按規(guī)定每年度的電子文件應在次年的6月底前進行歸檔，因涉及到電子文件的技術環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個月為宜。

3.3 制定規(guī)范

及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。

3.4 選擇載體

紙質(zhì)文件檔案管理的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式上極其容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，利用網(wǎng)絡移交較為安全。一是借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。現(xiàn)在大多數(shù)單位都已建立了計算機局域網(wǎng)，可以借助本單位的網(wǎng)絡與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此線傳輸?shù)綑n案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，由單位指定一個管理部門（如信息中心）負責本單位的數(shù)據(jù)傳輸、資料鑒定、內(nèi)容審核、編目整理后，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門進行保存。以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的原始性、準備性、真實性負責。通過計算機或網(wǎng)絡收集與管理電子文件，是實施前端控制的有效手段。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，電子文件管理系統(tǒng)就自動進行跟蹤管理，檔案部門可通過網(wǎng)絡對其進行檔案管理和控制，對電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個階段設置完善的功能管理，對各個環(huán)節(jié)實施邏輯管理。

參考文獻

[1] 高峰，趙密霞.高校電子文檔管理的現(xiàn)狀及特點研究[J].蘭臺世界，2013（14）：59-60.

[2] 周文泓.地方電子文件歸檔管理制度分析——《電子文件的檔與管理規(guī)范》本地化研究[J].電子政務，2012（1）：78.