加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的對策

王培

南京醫(yī)科大學(xué)附屬口腔醫(yī)院院辦 江蘇 南京 210029

加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的對策

王培

南京醫(yī)科大學(xué)附屬口腔醫(yī)院院辦 江蘇 南京 210029

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國社會主義現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)不斷完善，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也在不斷發(fā)展之中。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理重要組成部分受到越來越多的關(guān)注。醫(yī)院辦公室不僅僅關(guān)系到醫(yī)院的有效運(yùn)行，也是衡量醫(yī)院管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，是提高醫(yī)院信譽(yù)度、建立和諧醫(yī)患關(guān)系的重要部分。為了能夠有效提高醫(yī)院辦公室工作效率，使其能夠更好地進(jìn)行發(fā)展，各大醫(yī)院就要不斷的加強(qiáng)管理。本文就如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室的工作效率進(jìn)行了一些研究討論，并針對其中存在的一些問題，提出了一些解決對策，希望能夠有所幫助。

醫(yī)院辦公室;工作效率;對策;加強(qiáng)管理

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院內(nèi)部重要的綜合性工作部門，做好辦公室管理工作，提高管理效率，保障醫(yī)院政令暢通是非常重要的。醫(yī)院辦公室辦公效率主要取決于管理工作的效率。醫(yī)院辦公室只有做好相應(yīng)的管理工作，才能有效地保障各項(xiàng)工作能夠真正落到實(shí)處，才能有效地提高醫(yī)院辦公室的工作效率，真正體現(xiàn)管理工作的必要性。醫(yī)院辦公室在進(jìn)行日常管理工作的時(shí)候，一定要認(rèn)真領(lǐng)悟各項(xiàng)工作的深刻含義、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并將這些指令及時(shí)的進(jìn)行傳達(dá)，然后實(shí)施，還必須要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并及時(shí)將這些問題進(jìn)行反饋，只有這樣，才能夠有效提高醫(yī)院辦公室的工作效率，使其更好的為醫(yī)院服務(wù)。

1.醫(yī)院辦公室工作職能的概述

1.1 醫(yī)院辦公室行政職能

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院內(nèi)部行政管理的綜合性職能部門，其行政職能一方面指的是醫(yī)院往來的行政文件的收發(fā)、登記、辦理、傳閱以及保密工作等等，并且要檢查醫(yī)院各個(gè)部門管理文件的利用、保管方面的情況;另一個(gè)方面指的是依據(jù)醫(yī)院管理部門命令，擬定好醫(yī)院規(guī)章管理辦法，發(fā)布行政指令;最后，要做好會議通知、會場準(zhǔn)備以及記錄工作，進(jìn)行一些應(yīng)急管理。

1.2 醫(yī)院辦公室服務(wù)職能

醫(yī)院辦公室的服務(wù)職能，首先，做好醫(yī)院內(nèi)部通訊管理工作以及在職員工虛擬網(wǎng)絡(luò)管理的工作;其次，接受醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門的報(bào)告、命令并將其及時(shí)反映給相應(yīng)的管理部門;最后，負(fù)責(zé)來訪的接待工作、醫(yī)院內(nèi)部意見以及外部群眾意見等。

1.3 醫(yī)院辦公室管理職能

醫(yī)院辦公室在日常工作過程中，協(xié)助相應(yīng)的管理部門做好綜合性管理工作，并在潛移默化中提高醫(yī)院的執(zhí)行力以及管理方面的水平，嚴(yán)格執(zhí)行上一級領(lǐng)導(dǎo)的命令以及各項(xiàng)政策的決議，對其進(jìn)行檢查執(zhí)行，協(xié)助醫(yī)院各級管理層了解醫(yī)院的運(yùn)行情況，并針對運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，提出一些解決的方案。

2.加強(qiáng)管理制度、方法以及要求

2.1 建立完善工作管理制度

建立完善醫(yī)院辦公室管理工作制度是非常重要的，明確職責(zé)范圍，設(shè)有專人負(fù)責(zé)相應(yīng)管理制度的實(shí)行［1］。在進(jìn)行管理工作的時(shí)候，將這些工作進(jìn)行落實(shí)，針對其中存在的不足及時(shí)進(jìn)行反饋;對有關(guān)部門的工作內(nèi)容落實(shí)情況進(jìn)行抽查，還可以利用各種不同的工作會議，對各部門醫(yī)院決策執(zhí)行、重要工作部署等等進(jìn)行通報(bào)，對其中落實(shí)完成的進(jìn)行表揚(yáng)，并將其進(jìn)行推廣，對于沒有完成好的部門，要嚴(yán)格進(jìn)行批評，并將其記錄在醫(yī)院職員績效考核表格之中。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行管理工作的要求

醫(yī)院工作人員必須要秉著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好醫(yī)院辦公室管理工作，相應(yīng)管理工作的執(zhí)行一定嚴(yán)格按照管理規(guī)程［2］，并抱著一絲不茍的態(tài)度執(zhí)行，并且要深入的調(diào)查研究，將情況及時(shí)、全面地向有關(guān)部門反饋，要加強(qiáng)與管理部門之間的溝通交流，在一些特殊情況下，要對一些事項(xiàng)進(jìn)行保密。對于一些管理工作中存在的矛盾，并且意見得不到統(tǒng)一時(shí)，要做好協(xié)調(diào)管理工作。

2.3 建立完善相應(yīng)的管理辦法

醫(yī)院工作人員可以依據(jù)實(shí)際的管理事項(xiàng)內(nèi)容采用調(diào)研、督促的形式，對其進(jìn)行管理監(jiān)督［3］。醫(yī)院辦公室在開展工作的時(shí)候，一定要將研究落實(shí)到醫(yī)院管理工作之中，實(shí)行邊研究邊管理的方式，不斷完善相應(yīng)的管理方式，更好地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理做好依據(jù)。在一些重要的決策或者是工作部署出臺之后，要在規(guī)定的上報(bào)結(jié)辦期之內(nèi)完成，醫(yī)院辦公室要定期或者不定期對相關(guān)的承辦部門工作開展情況進(jìn)行催辦。

3.加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的對策

3.1 不斷提高辦公室工作人員的管理水平

從根本上說，醫(yī)院辦公室相應(yīng)的管理人員是有效加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，保障工作效率最有效的一種辦法。要不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，使他們能夠明確自身與醫(yī)院管理之間的聯(lián)系，使管理工作能夠更加規(guī)范的進(jìn)行。所以，醫(yī)院要首先做好管理人員的選擇工作，選擇一些專業(yè)素質(zhì)高、能力強(qiáng)的員工進(jìn)入醫(yī)院辦公室之中，并且，在他們上崗之前要做好培訓(xùn)工作。另外，定期或者不定期組織相應(yīng)的管理人員集中學(xué)習(xí)，對其加大宣傳，使他們的思想保持先進(jìn)性。同時(shí)，醫(yī)院在發(fā)展過程中，一定要實(shí)行"引進(jìn)來走出去"發(fā)展戰(zhàn)略。"引進(jìn)來走出去"中，將醫(yī)院中有潛力的一些員工派出去交流學(xué)習(xí)，拓展他們的視野，只有這樣才能夠有效提升他們的管理能力，進(jìn)一步拓展他們的視野，不斷提高工作效率。

3.2 實(shí)施三級管理制度

想要有效提高醫(yī)院辦公室的工作效率，就必須要在日常管理的過程中，實(shí)行三級管理制度［4］:第一，要采取措施不斷強(qiáng)化醫(yī)院的醫(yī)務(wù)管理，明確每一部門所要承受的責(zé)任，并嚴(yán)格遵守相應(yīng)的管理制度，將醫(yī)務(wù)管理工作的實(shí)際情況納入績效考核之中，從而有效提高醫(yī)院辦公室的工作效率;第二，要強(qiáng)化醫(yī)院行政例會的管理工作，在醫(yī)院舉辦例行會議的時(shí)候，醫(yī)院辦公室的管理人員要做好相應(yīng)的會議記錄工作，并針對其中出現(xiàn)的問題及時(shí)的進(jìn)行歸納總結(jié)，并尋求相應(yīng)的解決方法，對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)及時(shí)傳達(dá)給下級部門執(zhí)行，有效完成這些工作，并且在執(zhí)行工作的過程中，實(shí)行定期或者不定期的檢查，對于完成工作質(zhì)量高的部門進(jìn)行表揚(yáng)，對于達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的部門要提出整改意見;第三，要重視醫(yī)院值班管理制度，在日常工作過程中，要傾聽醫(yī)院職工的建議要求，并將其進(jìn)行整理，然后將其中有效地的建議向上級匯報(bào)，進(jìn)行一些整改工作。

4.結(jié)束語

隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對于如何提升服務(wù)質(zhì)量與醫(yī)療水平關(guān)注度越來越高。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院的重要組成部分，能夠有效推動醫(yī)院行政管理水平提升以及改善醫(yī)院內(nèi)部的工作氛圍。為了能夠更好地完善醫(yī)院辦公室管理能力，使他們能夠更好的人民群眾服務(wù)，各個(gè)醫(yī)院不斷提升內(nèi)部工作人員的專業(yè)水平，完善建立相應(yīng)的管理制度，規(guī)范管理程序。面對新的發(fā)展形勢，只有不斷加強(qiáng)醫(yī)院的管理，才能夠有效提升醫(yī)院辦公室的工作效率，這也是醫(yī)院管理工作中必須要做到的。

［1］張際，李廷玉，王素珍等.規(guī)范管理表格提高醫(yī)院質(zhì)量目標(biāo)管理工作效率［J］.重慶醫(yī)學(xué)，2014，(6):756－757.

［2］沈文禮.用精細(xì)化管理思想提高醫(yī)院辦公室工作效率［J］.知識經(jīng)濟(jì)，2014，(2):44，46.

［3］左友玲.淺談加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的途徑［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，(7):24.

［4］吳繼勝.淺談如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率［J］.中國醫(yī)藥指南，2013，(7):369－370.

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