做好檔案管理工作之我見

秦艷艷

（天津市河北區殘疾人聯合會，天津 300142）

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有明晰、確定的原始記錄作用的固化信息。包括日常工作、學習中作為歷史記錄保存起來以備查考的文字文件、各種圖像、圖表、錄制拷貝的聲音及保存于其它各種方式和載體之中具有一定參考價值的實體文件。國家的每一項建設都離不開檔案管理工作，無論是在國防領域、科技領域、經濟領域、教育領域還是民生領域，檔案管理工作的作用都是舉足輕重、無可替代的。檔案管理工作在當前以及今后都將會在國家的建設和發展中起到越來越重要的作用，是國家各項建設的重要信息支持和保障。

一、新時代檔案管理工作目前的發展狀況和不足之處

（一）目前檔案管理人員專業素質和專業水平有待提升

檔案管理工作關鍵的一環在于人員的素質高低，人員的素質決定著檔案管理工作的質量，素質包括個人素質和業務素質。目前我國各個地方和基層的檔案管理工作人員基本都有老齡化的趨勢，有些地方的檔案管理人員甚至還是兼職或是其他崗位轉崗的，對新業務不熟；有些人很少做過或者根本沒有接觸過檔案管理工作；還有一些單位檔案管理工作人員是單位指派臨時接手檔案管理工作的，再加上一些工作人員對檔案工作認識不夠、責任心不強，很容易疏忽大意出現檔案文件和檔案數據丟失及泄密的情況，檔案的真實性大打折扣，使后續的檔案整理歸檔工作處于十分不利的局面，更嚴重的是可能直接影響到某些重要工作或重大工程的進度，造成不可估量的后果。

（二）部分單位對檔案管理工作不重視及制度不完善

檔案管理工作的另一個重要因素是重視程度，有些單位領導對檔案工作的重要性認識不足、不重視、對檔案工作投入不夠，這是目前檔案管理工作中存在的主要問題，也直接影響到檔案管理工作人員工作態度，領導都不重視，管理人員更不在意，工作不細心、責任感不強，從而導致檔案管理工作中的檔案利用效率低下，檔案服務工作跟不上社會發展和單位需要的步伐。有些單位還認識不到如今檔案管理工作的重要性和重要價值，檔案管理工作資金相對投入較少，對檔案管理人員不進行相關業務培訓，沒有完善的管理制度，從而人為地阻滯了檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理工作技術水平和辦公設備檔次落后

新時代隨著科學技術的不斷發展與進步，檔案管理工作也應緊跟時代的步伐將計算機技術普遍應用于其中，但還是有一些單位和地方的檔案管理工作不到位，跟不上時代的步伐，有些單位缺少檔案專用電腦、打印機、掃描儀等現代化辦公設備，檔案技術支持不夠，設備缺乏落后，有的的單位雖然購買了電腦等現代化設備，還只是停留于表面粗淺的使用，對現代化設備不能完全應用自如。這些都極大的限制了檔案管理的工作的進行，嚴重地阻滯了檔案管理工作的發展和提升。

二、加強和完善檔案管理工作實現全面升級

（一）提升檔案管理工作人員綜合素質和業務能力

檔案管理人員的優良素質在檔案管理工作中起著決定性的重要作用，培養優秀專業知識和管理能力的檔案管理工作人員是提升檔案管理工作現代化水平和檔案工作科學化管理的首要環節。首先要對檔案管理工作人員有較高學歷的要求，而且必須是專職的管理工作人員；其次，要對檔案管理工作人員進行檔案業務管理工作方面的理論知識和技術的常態化培訓，使他們能夠熟練的掌握計算機操作以及應用技術，緊跟信息技術高速發展的步伐。同時要不斷培養提升檔案管理工作人員職業素養，提升他們對檔案工作的事業心和責任感，從而樹立愛崗敬業的精神。

（二）做好制定和落實檔案管理制度標準化

檔案工作能否順利開展需要依靠完善的各項制度，首先單位領導要對本單位的檔案管理工作給予高度重視，充分認識到檔案工作的重要性，在檔案管理工作上舍得投入資金，能夠時常關注檔案管理工作，同時制定比較完備的標準化檔案管理制度，并逐步形成完善的檔案管理工作系統優化體系。在檔案管理工作人員薪資待遇方面給予相對優厚的條件，使他們能夠安心地做好本職工作。

（三）加快檔案管理工作實現現代化

新時代檔案管理工作實現現代化是必然趨勢，為盡快實現檔案管理工作的現代化和信息化建設，就要加大檔案管理工作資金的投入力度，開設檔案信息化管理所必須的網絡、購買電腦、升級檔案室設施硬件檔次等，還要建立技術支持的必要軟件信息系統和檔案信息數據庫，做好日常相應的維護和管理工作，逐步提升檔案管理工作現代化水平。

（四）利用互聯網技術實現云數據的有效途徑

現如今由于互聯網技術的廣泛應用，使得我們檔案管理工作者不僅可以如上面所述的那樣可以隨時更新檔案文件數據，而且在調整文件數據方面也顯得非常方便。在以往，我們這方面的工作得需要耗費大量的人力和時間來傳輸紙質文件數據。然而如今，隨著互聯網技術的不斷升級，現通過服務器技術、云技術等創新技術的應用，我們檔案管理工作者可以在任何與文件管理系統連接的終端上調用和存儲在云上的文件數據。通過這種創新技術與方法，我們就可以更加便捷地實現檔案數據在存儲方面的應用，進而可以方便用戶在需要調用檔案數據時能夠有效地并最大限店滿足用戶的需求，因而大大提高了我們存儲的檔案數據的應用效率。不單如此，同時我們也可以更加方便地詳細查詢文件數據調用的全過程，最終得以更好地保證了文件數據存儲過程的安全性。

三、立足本職做好檔案管理服務工作

檔案管理工作中最重要的流程就是檔案查考利用服務工作，檔案管理工作人員要堅持照章辦事，一切按規則制度進行，工作態度端正，注重工作質量和效率，工作中要做到積極熱情、認真準確、及時高效。并不斷強化和發掘單位檔案室的其它服務功能，著重開發其宣傳教育方面的功能，使檔案室由過去簡單的以藏為主轉化為以服務利用為主、教育宣傳為輔，使管理工作更加科學化、現代化、多元化。在穩固提供信息支持的基礎上，不斷發展和完善檔案室的全面服務功能，讓檔案信息資源能夠更好地為國家、為社會服務。

四、結束語

總之，科學地改進檔案管理工作、合理地優化檔案整體布局、精細地做好檔案基礎工作是新時代檔案管理工作的精髓所在，是檔案事業發展的關鍵。檔案管理工作者要時刻保持清醒頭腦，認清歷史發展規律，與時俱進、奮發進取，立足本職、無私奉獻，努力探索和不斷創新，為國家的現代化發展建設做出更多更大的貢獻。