集中報(bào)銷平臺(tái)在華北油田公司的應(yīng)用

熊芬

摘要：集中報(bào)銷是共享服務(wù)中心建設(shè)的一項(xiàng)內(nèi)容，共享服務(wù)中心作為一種商業(yè)模式，自誕生以來，迅速在全球擴(kuò)展，已在國(guó)際大公司普遍應(yīng)用，啟動(dòng)集中報(bào)銷平臺(tái)建設(shè)是集團(tuán)公司開展共享服務(wù)工作的初步嘗試。華北油田公司作為首批試點(diǎn)單位，集中報(bào)銷平臺(tái)試用已初見成效。

關(guān)鍵詞：集中報(bào)銷 試點(diǎn)推廣 共享服務(wù)

為進(jìn)一步探索建立和完善“國(guó)際一流”的財(cái)務(wù)管理體系，適應(yīng)建設(shè)綜合性國(guó)際能源公司的目標(biāo)要求，集團(tuán)公司在2012年年初在集中報(bào)銷業(yè)務(wù)上開展共享服務(wù)模式的初步嘗試，升級(jí)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，發(fā)行公司卡，形成集團(tuán)公司集中報(bào)銷平臺(tái)，優(yōu)化、規(guī)范、統(tǒng)一相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程，強(qiáng)化對(duì)非生產(chǎn)性支出的全面管控，降低運(yùn)營(yíng)成本，加強(qiáng)財(cái)務(wù)職能管理，同時(shí)為以后的集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)積累經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造條件，統(tǒng)一思想。

一、集中報(bào)銷平臺(tái)的概念

集中報(bào)銷平臺(tái)是按照集中、共享理念研究開發(fā)的，由專門管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)，集公司國(guó)內(nèi)外非生產(chǎn)性支出報(bào)銷管理的總和。集中報(bào)銷平臺(tái)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)集中報(bào)銷業(yè)務(wù)的政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)的管理及修訂，以及所屬企事業(yè)單位集中報(bào)銷業(yè)務(wù)計(jì)劃安排、推進(jìn)與落實(shí)。

二、集中報(bào)銷平臺(tái)指導(dǎo)思想、建設(shè)目標(biāo)和工作原則

（一）指導(dǎo)思想

堅(jiān)持集約化、專業(yè)化、一體化方向，按照結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)、管理扁平、流程縮短和共享服務(wù)的管理思路。通過信息系統(tǒng)固化集團(tuán)公司非生產(chǎn)性支出管理規(guī)范，強(qiáng)化源頭控制、減少人為干預(yù)、提高集團(tuán)公司對(duì)非生產(chǎn)性支出的管控能力。實(shí)現(xiàn)報(bào)銷服務(wù)的專業(yè)化和資源共享，為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)和運(yùn)行提供基礎(chǔ)條件，促進(jìn)集團(tuán)公司管理理念、管理方法、管理手段持續(xù)創(chuàng)新，更加有力推動(dòng)集團(tuán)公司整體管理水平的提升。

（二）建設(shè)目標(biāo)

總體目標(biāo)是建立兼顧集團(tuán)公司海外和國(guó)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)集中管理、開放共享、統(tǒng)一使用的涵蓋所有非生產(chǎn)性支出的完整報(bào)銷信息管理平臺(tái)。在服務(wù)范圍上覆蓋從集團(tuán)公司總部到所屬企事業(yè)單位基層的管理和生產(chǎn)單元；在管理手段上通過流程標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、審批的集中、公司卡的使用和預(yù)算的額度控制，實(shí)現(xiàn)有效管控。

具體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司報(bào)銷業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、自動(dòng)化、制度化，以及在線審批和決策支持，即：

一是實(shí)現(xiàn)費(fèi)用項(xiàng)目、管控流程、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一。

二是通過身份識(shí)別、報(bào)銷審批、付款和會(huì)計(jì)處理的程序化，最大限度地將人工操作通過系統(tǒng)程序來實(shí)現(xiàn)。

三是通過以ERP為核心的應(yīng)用集成，充分利用ERP系統(tǒng)資源，與FMIS、預(yù)算、資金平臺(tái)、大司庫(kù)、HR、合同、影像掃描、出國(guó)人員管理、機(jī)票訂購(gòu)、郵件、短信等系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)同步人員、組織機(jī)構(gòu)等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)端發(fā)起、自動(dòng)識(shí)別和自動(dòng)提醒，提高處理效率。

四是通過貫徹執(zhí)行相應(yīng)制度和操作手冊(cè)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)的制度化、統(tǒng)一化和規(guī)范化。

五是通過技術(shù)手段，固化業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制和在線審批。

六是通過對(duì)數(shù)據(jù)的集中分析，完成標(biāo)準(zhǔn)化和個(gè)性化報(bào)告，為所屬企事業(yè)單位、集團(tuán)公司總部的相關(guān)決策提供有效支持。

（三）工作原則

一是立足企業(yè)實(shí)際，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)。針對(duì)集團(tuán)公司的實(shí)際情況與戰(zhàn)略發(fā)展，按照國(guó)際化的共享服務(wù)理念和管理模式，開展集中報(bào)銷平臺(tái)的研發(fā)和實(shí)施方案規(guī)劃，更加有效地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二是注重系統(tǒng)融合，便于推廣應(yīng)用。集中報(bào)銷平臺(tái)的開發(fā)和應(yīng)用注重統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)與各類財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成整合、相互共享，便于集中管理和人員使用，切實(shí)減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)荷，為財(cái)務(wù)人員工作職能轉(zhuǎn)變創(chuàng)造條件，有效地發(fā)揮對(duì)集中報(bào)銷工作的支撐作用。

三是堅(jiān)持探索實(shí)踐，不斷管理創(chuàng)新。以推進(jìn)實(shí)施集中報(bào)銷工作為先導(dǎo)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)開展財(cái)務(wù)共享的頂層設(shè)計(jì)和方案研究，進(jìn)一步深化研究財(cái)務(wù)共享的范圍、功能、技術(shù)方法。

四是依法合規(guī)推進(jìn)，保障規(guī)范實(shí)施。設(shè)計(jì)科學(xué)合理的集中報(bào)銷開發(fā)、測(cè)試、推廣階段的時(shí)間表和階段目標(biāo)要求，先易后難、穩(wěn)步推進(jìn)，確保實(shí)施工作規(guī)范、有序進(jìn)行。

三、華北油田公司集中報(bào)銷平臺(tái)實(shí)施情況及問題

華北油田公司為確保集中報(bào)銷平臺(tái)順利上線，2012年9月項(xiàng)目組先以公司機(jī)關(guān)、采油一廠兩家做為試點(diǎn)單位，克服困難、積極探索，精心組織、統(tǒng)籌安排，做了大量卓有成效的工作、積累了一定工作經(jīng)驗(yàn)，取得了階段性進(jìn)展和成果，為華北油田公司集中報(bào)銷平臺(tái)的全面啟動(dòng)實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2012年11月1日，公司所屬上市、未上市、礦區(qū)40家二級(jí)單位已全部上線，上報(bào)銷系統(tǒng)與集中報(bào)銷平臺(tái)完成整體切換。年底，集中報(bào)銷系統(tǒng)與資金平臺(tái)、大司庫(kù)系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)并進(jìn)一步完善。上市CMIS集中報(bào)銷接口系統(tǒng)經(jīng)過各單位測(cè)試，基本滿足成本核算要求，集中報(bào)銷成本單據(jù)均通過該系統(tǒng)生成。未上市單位資金平臺(tái)升級(jí)后運(yùn)行平穩(wěn)，能夠生成憑證，完成業(yè)務(wù)流程。

自集中報(bào)銷上線運(yùn)行以來，集中報(bào)銷系統(tǒng)也在不斷的完善、改進(jìn)，現(xiàn)已基本能夠滿足我公司各級(jí)單位核算的要求，2013年集中報(bào)銷平臺(tái)基本運(yùn)行平穩(wěn)，但在實(shí)際應(yīng)用中仍然存在較多的問題需要改進(jìn)。

（一）在生成對(duì)外付款單時(shí)，多個(gè)業(yè)務(wù)不能進(jìn)行合并

2013年5月17日股份公司資金平臺(tái)系統(tǒng)升級(jí)后，報(bào)銷單合并生成付款單與合并生成會(huì)計(jì)憑證規(guī)則有所變化，各單位普遍反映存在無法將多個(gè)付款業(yè)務(wù)合并生成一張付款單，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程繁瑣，不能生成一張憑證。如對(duì)公與對(duì)私付款如提交到一張付款單據(jù)中，必須對(duì)付款單據(jù)進(jìn)行復(fù)印，先進(jìn)行對(duì)公業(yè)務(wù)的付款，待付款業(yè)務(wù)生成憑證單號(hào)后，才能依據(jù)復(fù)印的付款單據(jù)進(jìn)行對(duì)私業(yè)務(wù)的個(gè)人付款。如程序顛倒，對(duì)公業(yè)務(wù)的付款將無法進(jìn)行。

（二）單據(jù)推送較慢，影響業(yè)務(wù)處理

各單位在實(shí)際操作過程中，普遍認(rèn)為單據(jù)推送較慢，導(dǎo)致憑證生成不及時(shí)，影響到結(jié)算效率。按照集團(tuán)公司總部對(duì)集中報(bào)銷業(yè)務(wù)操作的要求，需要地區(qū)公司財(cái)務(wù)審核人員對(duì)本地區(qū)的業(yè)務(wù)單據(jù)按照一定的比例進(jìn)行抽查，對(duì)系統(tǒng)單據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)、隨機(jī)抽查，因此，單據(jù)推送不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)推送。為保證我公司各單位報(bào)銷業(yè)務(wù)的正確性，減少各單位單據(jù)的退回頻率，避免不必要的重復(fù)操作，我公司財(cái)務(wù)審核人員每日分上、下午分兩次對(duì)單據(jù)進(jìn)行抽查后將報(bào)銷單據(jù)推送到資金系統(tǒng)中，為不影響各單位業(yè)務(wù)核算，單據(jù)推送不限于上述時(shí)段。endprint

（三）公司卡發(fā)放、使用不符合要求

為規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)管理，完善財(cái)務(wù)監(jiān)督，降低現(xiàn)金管理風(fēng)險(xiǎn)，提高報(bào)銷效率和資金支付透明度，規(guī)范報(bào)銷行為減少備用金的使用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，制定了《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司公司卡管理暫行辦法》。根據(jù)各單位上報(bào)資料顯示，部分單位仍以職工持有工行、建行等銀行卡，透支額度大，還款期長(zhǎng)，便于業(yè)務(wù)核算為由，沒有發(fā)放公司卡，在較大程度上影響公司卡業(yè)務(wù)的推行進(jìn)度。

公司卡主要用于員工公務(wù)消費(fèi)和小額采購(gòu)業(yè)務(wù)支出，不能用于個(gè)人消費(fèi)。但在實(shí)際操作中，員工個(gè)人消費(fèi)時(shí)經(jīng)常誤刷公司卡，造成透支公款占用，此行為屢禁不止。另一方面，有些員工不習(xí)慣使用公司卡，或大筆舉借備用金，或報(bào)銷時(shí)造成大額的現(xiàn)金支付。對(duì)于不規(guī)范使用公司卡核銷的行為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加大考核監(jiān)督機(jī)制，對(duì)現(xiàn)金交易的業(yè)務(wù)不予報(bào)銷，減少備用金支取，才能在根本上發(fā)揮公司卡的管理職能。

（四）同一報(bào)銷人同一報(bào)銷單的多筆報(bào)銷業(yè)務(wù)不能按照資金計(jì)劃進(jìn)行付款

部分單位反映如下問題：一條集中報(bào)銷單據(jù)不能同時(shí)勾選多條資金計(jì)劃，有時(shí)業(yè)務(wù)部門在填寫集中報(bào)銷單據(jù)時(shí)，習(xí)慣同一個(gè)人的報(bào)銷填寫在一起，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)不同費(fèi)用要素存在于同一張表的問題，面對(duì)這種情況，會(huì)計(jì)人員只能做退回，否則會(huì)出現(xiàn)竄用預(yù)算的情況，無形之中增加了工作量，建議集中報(bào)銷單據(jù)可以同時(shí)勾選多條資金計(jì)劃，方便業(yè)務(wù)處理，提高處理效率。

集中報(bào)銷系統(tǒng)是按照實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，業(yè)務(wù)人員在報(bào)銷時(shí)應(yīng)以客觀事實(shí)為依據(jù)，及時(shí)逐條逐筆核銷相關(guān)費(fèi)用，而不是將多筆業(yè)務(wù)合并報(bào)銷，會(huì)計(jì)人員在結(jié)算時(shí)也應(yīng)重點(diǎn)檢查此類問題，進(jìn)行正確處理，防止不必要的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

四、集中報(bào)銷工作的重要意義

自集團(tuán)公司重組上市以來，財(cái)務(wù)管理緊緊圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，借鑒國(guó)際同行先進(jìn)管理理念和方法，不斷推進(jìn)財(cái)務(wù)管理體制、機(jī)制和技術(shù)創(chuàng)新，積極探索建立以“一個(gè)全面，三個(gè)集中”為核心的財(cái)務(wù)管理體系，有力地促進(jìn)了公司的戰(zhàn)略發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

集團(tuán)公司已確定建設(shè)綜合性國(guó)際能源公司的目標(biāo)，圍繞這一目標(biāo)，“十二五”期間，集團(tuán)公司財(cái)務(wù)工作要加快構(gòu)建與之相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理體系，步入國(guó)際大石油公司財(cái)務(wù)管理先進(jìn)行列。目前，與管理水平較先進(jìn)的國(guó)際公司相比，集團(tuán)公司在管理上還存在較大差距，特別是在財(cái)務(wù)職能管理上，仍較多的受固有體制和傳統(tǒng)習(xí)慣的影響和制約，存在著組織層級(jí)多、用工總量大、職能重復(fù)、操作流程缺乏統(tǒng)一規(guī)范等問題，不能滿足集團(tuán)公司未來長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的要求。

為進(jìn)一步探索建立和完善“國(guó)際一流”的財(cái)務(wù)管理體系，適應(yīng)建設(shè)綜合性國(guó)際能源公司的目標(biāo)要求，集團(tuán)公司決定借鑒國(guó)際公司經(jīng)驗(yàn)，在集中報(bào)銷業(yè)務(wù)上開展共享服務(wù)模式的初步嘗試，升級(jí)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，發(fā)行公司卡，形成集團(tuán)公司集中報(bào)銷平臺(tái)，優(yōu)化、規(guī)范、統(tǒng)一相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程，強(qiáng)化對(duì)非生產(chǎn)性支出的全面管控，降低運(yùn)營(yíng)成本，加強(qiáng)財(cái)務(wù)職能管理，同時(shí)為以后的集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)積累經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造條件，統(tǒng)一思想。

華北油田公司作為集中報(bào)銷平臺(tái)的首批試點(diǎn)單位，在試點(diǎn)階段成績(jī)已初見成效。集中報(bào)銷平臺(tái)后期推進(jìn)工作仍任重而道遠(yuǎn)，我們要齊心協(xié)力、克服困難，及時(shí)解決問題，提出意見，持續(xù)改進(jìn)不斷完善，簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，扎實(shí)有效地推進(jìn)集中報(bào)銷平臺(tái)的各項(xiàng)工作，為集團(tuán)公司建設(shè)具有中國(guó)石油特色的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心打牢基礎(chǔ)做出貢獻(xiàn)。endprint