淺談電力工程檔案的重要性

毛蕊

項目檔案工作的基本任務(wù)是按照一定的原則和要求，完整地保存和科學(xué)地管理項目檔案，進(jìn)一步做好檔案利用工作。只有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案，才能滿足工程建設(shè)管理對檔案利用的要求；實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，引進(jìn)計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行自動化管理，并積極主動開發(fā)檔案信息資源，使檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的電子信息化管理，更好地為檔案利用工作，為水電工程建設(shè)和投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、維護(hù)和管理服務(wù)。

項目檔案工作主要體現(xiàn)責(zé)任重、難度大和要求高三大特點，圍繞這些特點分析研究，從項目檔案的價值和作用方面，項目檔案為建設(shè)管理、竣工驗收、生產(chǎn)運行、維修改造服務(wù)，肩負(fù)著實現(xiàn)和歷史的雙重責(zé)任；從工作方面，項目檔案是工程建設(shè)管理的重要組成部分和必不可少的環(huán)節(jié)。一是收集難：項目法人與參建各方之間的接口關(guān)系多，人員變動大，文件材料來源多不易控制；時間緊，伴隨項目建設(shè)周期，各階段都有相應(yīng)的任務(wù)，檔案工作必須及時跟進(jìn)同步管理，不能脫節(jié)。二是整理難：形成的檔案門類多、載體復(fù)雜、數(shù)量大、參建單位水平不一。項目檔案是工程竣工驗收、項目稽查、審計、評價的重要依據(jù)，是維護(hù)資產(chǎn)和權(quán)益的憑證，是運行管理、維修改造的保障，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，因此要求完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

項目檔案實行“集中統(tǒng)一管理”，集中統(tǒng)一管理工程項目檔案是維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全保管和有效利用的基本原則。集中統(tǒng)一管理，不僅有利于改善檔案的保管與保護(hù)條件，最大限度地延長檔案壽命、避免檔案資料受自然或人為的破壞，同時還可以有效防止檔案資料的散失，確保檔案資料的完整與安全。堅持集中統(tǒng)一管理，還可以有效保證檔案材料內(nèi)容的安全，因為檔案部門又借閱制度的約束，可以減少或防止失密、泄密事件的發(fā)生。

檔案工作的基本內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等八個方面，也稱為檔案管理的八個環(huán)節(jié)。“收集、整理、鑒定、保管”統(tǒng)稱為項目檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，其目的是維護(hù)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件；“利用”是檔案工作的根本目的，它依賴于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，并檢驗其工作質(zhì)量；“統(tǒng)計”工作是一種監(jiān)督手段，對其他各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行信息反饋。

建設(shè)項目具有規(guī)模大、周期長、點多線長，并且施工隊伍流動性強的特點，這就給工程資料的收集和歸檔帶來一定的困難，因此建立檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)是很必要的。建立由項目法人負(fù)責(zé)，各參建單位組成的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，明確相關(guān)的責(zé)任人，并有管理網(wǎng)絡(luò)和落實相關(guān)人員責(zé)任制的文件或依據(jù)。按照建設(shè)項目布網(wǎng)建點設(shè)置參建各方檔案工作責(zé)任人和檔案人員，以點接線，以線聯(lián)網(wǎng)。組建由建設(shè)單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)部門、檔案部門、參建單位組成的檔案管理組織，同時明確其檔案工作職責(zé)。檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)是加強領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作的正常開展，工程專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，檔案人員是檔案工作的實施者，檔案人員的基本職責(zé)是依法建章立制，確定參建各方的歸檔范圍和歸檔時間，集中統(tǒng)一管理項目檔案，定期接收工程檔案，并對參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理單位應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實做好職責(zé)范圍內(nèi)工程檔案的收集、整理、驗收、審核和移交工作。

我在這里用一個例子來簡要論述幾個觀點。220kV黎明輸變電工程PC項目榮獲云南電網(wǎng)公司2012年度工程質(zhì)量評比220kV工程組第一名、南方電網(wǎng)公司“基建優(yōu)質(zhì)工程獎”第一名。工程建設(shè)過程中充分發(fā)揮總承包管理優(yōu)勢，統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理設(shè)計、采購、施工全過程，把握全局、把握工程建設(shè)難點、關(guān)鍵點，在縮短工程建設(shè)周期、控制工程造價、提高工程質(zhì)量、減少業(yè)主項目管理機構(gòu)、節(jié)省項目管理費用開支等方面獲得了業(yè)主的認(rèn)可和好評。工程竣工驗收完畢以后，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，在15天內(nèi)向備案部門辦理竣工驗收備案。

工程技術(shù)資料是給用戶看的，也是給后人看的，是供今后工程管理、維修、改建、擴(kuò)建時查閱的。我們將施工過程用文子記錄下來，等施工完了，要能從技術(shù)資料上反映出當(dāng)時的施工過程。資料的整理要系統(tǒng)，裝訂要整齊，保管也要加強。要求我們從事業(yè)內(nèi)資料的相關(guān)人員，有強烈的責(zé)任感和優(yōu)良的職業(yè)道德，能夠為后人留下一筆財富。工程竣工驗收備案應(yīng)提交下列文件：

1.工程竣工驗收備案表。工程竣工驗收備案表一式兩份，一份由建設(shè)單位保存，一份留備案機關(guān)存檔。

2.工程竣工驗收報告。工程竣工驗收報告應(yīng)當(dāng)包括工程報建日期，施工許可證號，施工圖設(shè)計文件審查意見，勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件的驗收人員簽署的竣工原始文件，市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測的功能性能試驗材料及備案機關(guān)認(rèn)為需要提供的有關(guān)資料。

3.法律、行政法規(guī)規(guī)定的應(yīng)當(dāng)由規(guī)劃、公安、消防、環(huán)保等部門出具的認(rèn)可文件或者準(zhǔn)許使用文件。

4.施工單位簽署的工程質(zhì)量保修書。

5.法規(guī)、規(guī)章規(guī)定必須提供的其他文件。

項目文件遵循“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提，依據(jù)項目文件的形成特點，區(qū)別不同情況，制定相應(yīng)的收集方法，以保證檔案的完整性。工程檔案按“工程項目”接收歸檔，即按單位工程、分部工程接收。歸檔文件的收集要注意做好幾個結(jié)合：接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合、隨時收集與集中收集相結(jié)合、內(nèi)部收集和外部收集相結(jié)合、收集工作同工程計劃管理相結(jié)合、對集體收集和對個人收集相結(jié)合。項目文件的收集工作是按照國家檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，遵循國家重大建設(shè)項目歸檔范圍的前提下進(jìn)行“集中統(tǒng)一管理”的原則。根據(jù)項目文件的形成規(guī)律，制定適當(dāng)?shù)氖占瘹w檔制度。項目文件的收集要及時，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。收集注意事項：首先，檔案文件應(yīng)以激光打印機和合格書寫材料，以保證字跡的耐久性。易褪色材料（如復(fù)印紙、熱敏紙等）形成的、并需要永久或長期保存文件材料，應(yīng)附一份復(fù)印件。其次，主送和抄送本單位的文件均以紅頭文件歸檔；各類合同、協(xié)議，試運行各種簽證、機組啟動驗收交接書、機組移交生產(chǎn)證書等以正本歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔。再次，各類施工記錄、安裝記錄、驗評單、驗收單、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設(shè)計修改通知單（含工程聯(lián)系單）的數(shù)據(jù)填寫內(nèi)容應(yīng)真事可靠，數(shù)據(jù)齊全，格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范規(guī)定，并按要求進(jìn)行統(tǒng)一編號，以原件歸檔的各類驗收簽證單必須親筆簽名，不能以蓋章或打印代替簽名。最后，設(shè)備廠家提供的產(chǎn)品合格證、說明書、試驗報告、檢測報告、商檢記錄等文件必須為原則，且用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格紙張，有些尺寸過小的證件（如產(chǎn)品合格證）應(yīng)進(jìn)行托裱。引進(jìn)技術(shù)工程的設(shè)備訂貨合同及其附件，中譯文應(yīng)同外文原文用歸檔。

南方五省區(qū)能源分布與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡是推動南方電網(wǎng)西電東送快速、持續(xù)發(fā)展的主要動力。國家重點建設(shè)項目實施，標(biāo)志著我國西部大開發(fā)和西電東送工程建設(shè)已拉開大序幕，這批電力建設(shè)骨干工程是國家重點建設(shè)項目，項目檔案是電力建設(shè)工程的重要組成部分，是工程建設(shè)的重要財富，是電力建設(shè)勞動者和智慧的結(jié)晶，是工程竣工驗收、項目稽查和審計的重要依據(jù)，是維護(hù)資產(chǎn)和權(quán)益的憑證，是運行管理、維修改造的保障，同時也是工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的重要考核內(nèi)容。