淺談電力工程檔案的重要性

毛蕊

項目檔案工作的基本任務是按照一定的原則和要求，完整地保存和科學地管理項目檔案，進一步做好檔案利用工作。只有完整、系統、準確的檔案，才能滿足工程建設管理對檔案利用的要求；實現檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢，引進計算機技術對檔案進行自動化管理，并積極主動開發檔案信息資源，使檔案管理由傳統的紙質文件轉向現代化的電子信息化管理，更好地為檔案利用工作，為水電工程建設和投產后生產運行、維護和管理服務。

項目檔案工作主要體現責任重、難度大和要求高三大特點，圍繞這些特點分析研究，從項目檔案的價值和作用方面，項目檔案為建設管理、竣工驗收、生產運行、維修改造服務，肩負著實現和歷史的雙重責任；從工作方面，項目檔案是工程建設管理的重要組成部分和必不可少的環節。一是收集難：項目法人與參建各方之間的接口關系多，人員變動大，文件材料來源多不易控制；時間緊，伴隨項目建設周期，各階段都有相應的任務，檔案工作必須及時跟進同步管理，不能脫節。二是整理難：形成的檔案門類多、載體復雜、數量大、參建單位水平不一。項目檔案是工程竣工驗收、項目稽查、審計、評價的重要依據，是維護資產和權益的憑證，是運行管理、維修改造的保障，是領導決策的依據，因此要求完整、系統、準確。

項目檔案實行“集中統一管理”，集中統一管理工程項目檔案是維護其完整、準確、系統、安全保管和有效利用的基本原則。集中統一管理，不僅有利于改善檔案的保管與保護條件，最大限度地延長檔案壽命、避免檔案資料受自然或人為的破壞，同時還可以有效防止檔案資料的散失，確保檔案資料的完整與安全。堅持集中統一管理，還可以有效保證檔案材料內容的安全，因為檔案部門又借閱制度的約束，可以減少或防止失密、泄密事件的發生。

檔案工作的基本內容包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等八個方面，也稱為檔案管理的八個環節。“收集、整理、鑒定、保管”統稱為項目檔案工作的基礎業務，其目的是維護項目檔案的完整、準確、系統、安全，為檔案的開發利用創造條件；“利用”是檔案工作的根本目的，它依賴于基礎業務工作，并檢驗其工作質量；“統計”工作是一種監督手段，對其他各環節工作進行信息反饋。

建設項目具有規模大、周期長、點多線長，并且施工隊伍流動性強的特點，這就給工程資料的收集和歸檔帶來一定的困難，因此建立檔案管理組織網絡是很必要的。建立由項目法人負責，各參建單位組成的檔案管理組織網絡，明確相關的責任人，并有管理網絡和落實相關人員責任制的文件或依據。按照建設項目布網建點設置參建各方檔案工作責任人和檔案人員，以點接線，以線聯網。組建由建設單位檔案分管領導、工程技術部門、檔案部門、參建單位組成的檔案管理組織，同時明確其檔案工作職責。檔案分管領導的職責是加強領導，保障檔案工作的正常開展，工程專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，檔案人員是檔案工作的實施者，檔案人員的基本職責是依法建章立制，確定參建各方的歸檔范圍和歸檔時間，集中統一管理項目檔案，定期接收工程檔案，并對參建單位進行業務監督、檢查、指導。勘察設計、施工、監理單位應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內工程檔案的收集、整理、驗收、審核和移交工作。

我在這里用一個例子來簡要論述幾個觀點。220kV黎明輸變電工程PC項目榮獲云南電網公司2012年度工程質量評比220kV工程組第一名、南方電網公司“基建優質工程獎”第一名。工程建設過程中充分發揮總承包管理優勢，統一協調管理設計、采購、施工全過程，把握全局、把握工程建設難點、關鍵點，在縮短工程建設周期、控制工程造價、提高工程質量、減少業主項目管理機構、節省項目管理費用開支等方面獲得了業主的認可和好評。工程竣工驗收完畢以后，由建設單位負責，在15天內向備案部門辦理竣工驗收備案。

工程技術資料是給用戶看的，也是給后人看的，是供今后工程管理、維修、改建、擴建時查閱的。我們將施工過程用文子記錄下來，等施工完了，要能從技術資料上反映出當時的施工過程。資料的整理要系統，裝訂要整齊，保管也要加強。要求我們從事業內資料的相關人員，有強烈的責任感和優良的職業道德，能夠為后人留下一筆財富。工程竣工驗收備案應提交下列文件：

1.工程竣工驗收備案表。工程竣工驗收備案表一式兩份，一份由建設單位保存，一份留備案機關存檔。

2.工程竣工驗收報告。工程竣工驗收報告應當包括工程報建日期，施工許可證號，施工圖設計文件審查意見，勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件的驗收人員簽署的竣工原始文件，市政基礎設施的有關質量檢測的功能性能試驗材料及備案機關認為需要提供的有關資料。

3.法律、行政法規規定的應當由規劃、公安、消防、環保等部門出具的認可文件或者準許使用文件。

4.施工單位簽署的工程質量保修書。

5.法規、規章規定必須提供的其他文件。

項目文件遵循“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，收集工作是檔案管理的基礎和前提，依據項目文件的形成特點，區別不同情況，制定相應的收集方法，以保證檔案的完整性。工程檔案按“工程項目”接收歸檔，即按單位工程、分部工程接收。歸檔文件的收集要注意做好幾個結合：接收歸檔與現場收集相結合、隨時收集與集中收集相結合、內部收集和外部收集相結合、收集工作同工程計劃管理相結合、對集體收集和對個人收集相結合。項目文件的收集工作是按照國家檔案管理相關法律、法規的規定，遵循國家重大建設項目歸檔范圍的前提下進行“集中統一管理”的原則。根據項目文件的形成規律，制定適當的收集歸檔制度。項目文件的收集要及時，確保檔案的完整、系統、準確。收集注意事項：首先，檔案文件應以激光打印機和合格書寫材料，以保證字跡的耐久性。易褪色材料（如復印紙、熱敏紙等）形成的、并需要永久或長期保存文件材料，應附一份復印件。其次，主送和抄送本單位的文件均以紅頭文件歸檔；各類合同、協議，試運行各種簽證、機組啟動驗收交接書、機組移交生產證書等以正本歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔。再次，各類施工記錄、安裝記錄、驗評單、驗收單、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程聯系單）的數據填寫內容應真事可靠，數據齊全，格式符合國家標準規范規定，并按要求進行統一編號，以原件歸檔的各類驗收簽證單必須親筆簽名，不能以蓋章或打印代替簽名。最后，設備廠家提供的產品合格證、說明書、試驗報告、檢測報告、商檢記錄等文件必須為原則，且用標準規格紙張，有些尺寸過小的證件（如產品合格證）應進行托裱。引進技術工程的設備訂貨合同及其附件，中譯文應同外文原文用歸檔。

南方五省區能源分布與經濟發展不平衡是推動南方電網西電東送快速、持續發展的主要動力。國家重點建設項目實施，標志著我國西部大開發和西電東送工程建設已拉開大序幕，這批電力建設骨干工程是國家重點建設項目，項目檔案是電力建設工程的重要組成部分，是工程建設的重要財富，是電力建設勞動者和智慧的結晶，是工程竣工驗收、項目稽查和審計的重要依據，是維護資產和權益的憑證，是運行管理、維修改造的保障，同時也是工程達標投產、創優質工程的重要考核內容。